Brukerstøtte - en arkivar er nærmere enn du tror!

Av Ola Langnes-Øyen

En av de største endringene i arkivhverdagen de siste ti-årene er innføringen av ulike elektroniske arkivsystemer der man jobber side om side med saksbehandler. Likevel er det ennå slik at arkivarene kjenner systemene best - vi bruker dem daglig, og alle offentlige godkjente arkiv- og saksbehandlingssystemer er basert på NOARK-standarden som alltid har hatt fokus på arkivering og ikke nødvendigvis smidig saksbehandling. For å hjelpe frustrerte saksbehandlere som sliter med utsjekkete dokumenter, manglende tilgang, restanser, fordeling og godkjenning har vi i Arkiv SA opprettet vår egen brukerstøtte (eller support som det heter på nynorsk). Nå finnes det en rekke dyktige superbrukere rundt om, men de er i møter, på seminarer eller har nok med egne arbeidsoppgaver, slik at det er nødvendig å ha en brukerstøtte som alltid er tilgjengelig i arbeidstiden. Slik jeg ser det er høy kvalitet på brukerstøtte en pris man må betale for manglende brukervennlighet i de systemene man har anskaffet.  En dedikert mobiltelefon som går på ukesturnus oss medarbeidere imellom, gjør at saksbehandlere kan ringe oss når de står fast, og ofte tropper vi opp på kontoret for å hjelpe. Selvsagt kan mye forklares over telefon, men vi har erfart at personlig oppmøte som regel er det beste.  Dette er en ny arbeidsoppgave (de fleste) setter pris på. Kontakten med andre ansatte øker betraktelig og vi får vist frem arkivet og vår kompetanse rundt om i sentraladministrasjonen. I tillegg kommer det nesten både to og tre oppfølgingsspørsmål når vi først kommer - brukerstøtten blir derfor ofte opplæring i arkivfag - om enn i små drypp. Og ikke sjeldent kommer vi inn på dokumentasjon som ikke er arkivet, det vil si at resultatet av oppsøkende brukerstøtte ofte er økt dokumentfangst. Og slikt varmer en arkivsjel!
(Og blir saksbehandlerne for dyktige og slutter å ringe løser som regel systemleverandørene den biten og leverer oss en ny versjon å oppdatere til - og straks begynner telefonen å ringe)
Og med det ønsker Arkiv SA alle lesere av arkivbloggen en riktig god jul!

En arkivar blant lønningsarbeidere

Elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystemer gir nye muligheter, men ofte ser man at kun få funksjoner - ofte bare arkivfunksjonen - tas i bruk. Ved UiO har man kommet ganske langt med et omfattende prosjekt som med utgangspunkt i arkivenes rutiner for personalmapper, har vokst til å involvere både personalmedarbeidere, ledere, arkivarer og lønningsseksjonen. Å se at arbeidsverktøyet vårt også blir brukt til saksbehandling og dokumentflyt i stor stil, er en fornøyelse for oss arkivarer, men det å lønne alle ansatte på Universitetet i Oslo er en stor oppgave og få ting skaper mer irritasjon enn lønninger som uteblir. Som en del av denne nye virkeligheten der så mange involverte skulle arbeide om hverandre i ePhorte, ble derfor en fra Arkiv SA, Thomas Aulin, med på lasset da lønningsseksjonen flyttet til nye lokaler. Og fra vår utsendte har vi bestilt en, for anledningen, litterær rapport:

Midlertidighet i utlendighet                       

Om Sogn Arenas diskré sjarm og midlertidighetens uutholdelige letthet.

Av Thomas Aulin

Da lønningsseksjonen ble flyttet og tok med seg personalmappene til de ansatte, fikk de med seg en arkivar på lasset. (Fritt etter norske folkeeventyr.) Eller arkivar og arkivar fru Blom (Aabel, improvisert i Brinchmanns Karusell.) Jeg er jo egentlig en bibliotekar i forkledning, en såkalt ulv i fåreklær (Ukjent: Bibelen, Matteus 7.), derav alle  de litterære henvisningene. Men jeg er ikke helt ferdig med ordet arkivar ennå. For det første så er jeg kun en vikar, og vikar og arkiv deler jo som kjent de samme bokstavene. Jeg  skulle gjerne sett at arkivvikar var et palinodrom fordi jeg setter ekstra stor pris på slike ord, men enn så lenge må jeg ta til takke med et enkelt anagram. Jeg tror dessverre det vil bli som å vente på Godot, (Beckett) eller i beste fall en kamp mot vindmøller (Cervantes) å håpe på at et av ordene på magisk vis skal få stokket om på bokstavrekkefølgen. Men for å sitere Monty Python: ”Stranger things happens at sea.” Hvilket bringer meg over til Burgess’ eminente ”Den mekaniske appelsin”, filmatisert av Kubrick og som baserer seg på et godt engelsk uttrykk for å aldri si aldri, nemlig at noe er like sannsynlig som å finne et urverk inni en appelsin (når man skreller den.) Altså, ikke spesielt sannsynlig, men ikke helt til å utelukke.

Så da befant jeg meg plutselig i utlendighet som  om jeg var protagonist hos henholdsvis Camus (Den fremmende) eller  Obstfelder (Jeg ser), dog ikke i like absurde omgivelser som hos Carroll (Alice i eventyrland). Min interne arbeidstittel ble ganske fort ”Vår mann  på Sogn Arena”, etter modell av Greenes spionroman. Men jeg vil legge til at jeg arkiverer atskillig mer her enn det spioneres i Havana. Selve bygningen Sogn Arena fremheves som et arkitektonisk unikt bygg i norsk sammenheng. Det hvite bygget buer seg som et bøyd elfenbenstårn (Sainte-Beuve)  i horisontal stilling her det ligger i ensom majestet mellom Ring 3, Mac Donalds, en bensinstasjon og Sogn vgs. Nei, det er ikke akkurat praktbygg som omgir Sogn Arena, jeg vil til og med trå til med et lite ordspill og kalle det en arkitektonisk perle blant svin. Men det er ikke bare eksteriøret som gjør at Sogn Arena skiller seg ut og bejubles i enkelte kretser. Her er det så få vegger innendørs at jeg mistenker arkitekten for å ha hatt Bjørn Afzelius (Öppna landskap) på repeat når han tegnet bygningen.  Men det kunne jo vært verre hvis hanhadde hørt på den sørlandske countryartisten Bjøro Håland som ”trives jo best når jeg er på min hest”. Selv om det kunne vært spennende å jobbe inne i en trojaner (først utført av Odysseus), så vet jeg ikke om datasikkerheten hadde vært stor nok. Men Sun Tzu sa jo allerede for 2500 år siden ”Kjenn din fiende og du vil ikke bli beseiret” (Kunsten å krige). Noe å tenke på for IT-ansvarlige?

Det fine med åpent kontorlandskap er at man ikke ser skogen for bare trær, man blir en av massen der vi sitter på rad og rekke som i et Pushwagnermaleri. Tankene mine faller rett som det er i retning scince fiction – og det er noe jeg liker. Bygget er unektelig litt futuristisk anlagt, men det er mest på overflaten. Vi har riktignok talende heiser og kan få sprudlevann fra kran, og dessuten et høymoderne klimanlegg med selvkontroll  over temperaturen som en dame i overgangsalderen. Men alt dette kan ikke måle seg med dører som faktisk kan kunsten å konversere (Adams, Haikerens guide til galaksen) eller andre tekniske nyvinninger fra science fiction-litteraturen.  Om ikke annet så kunne man jo tatt hensyn til universitetets egen scince fiction-forfatter Jon Bing. Han burde jeg ha nevnt allerede i forrige avsnitt, mens jeg  var inne på landskap.” Det myke landskapet” egner seg riktignok ikke som interiørkonsept, men noen av  de tekniske nyvinningene kunne man jo tatt til seg fra denne pop-art romanen. Men det er jo ikke UiO som eier bygget, de er bare leietakere, og de eneste popreferansene her er møterommene som er oppkalt etter kjente gitarister som George Harrison og Jimi Hendrix.  Samtidig må vi som jobber her, kanskje sette pris på at bygget oppfører seg mer normalt enn det ser ut. Jeg kan nevne skrekkeksempler fra Bings parhest, Bringsværd, som i Bazar beskriver bygninger som gjør opprør ; leiligheter som rømmer fra boligblokken de tilhører og gjenger av garasjer som gjør opprør i gatene. Nei, slik vil vi jo ikke ha det. Mitt personlige skrekkeksempel  er allikevel HAL 9000 (Carke, 2001 – en romodyssé, også filmet av Kubrick).  Så jeg tror kanskje vi skal være fornøyd med talende heiser som ikke kan si så mye mer enn hvilken etasje man befinner seg i.

Så inntil videre får jeg fortrenge at de som tilsynelatende er størst fan av åpne kontorlandskap har en tendens til å sitte på egne kontor, og heller kose meg med at min midlertidighet i utlendighet akkurat har blitt forlenget. Blogg er jo et fint medium å kommunisere med kolleger fra mitt lille eksil. Og for dem som har lest Maria Pessl; ja jeg er påvirket av referansene i ”Utvalgte emner i katastrofefysikk”.

Langsiktig perspektiv og arkivdanning i nået - om microfiberklut og pdf

Av Ola Langnes-Øyen

Når mennesker som ikke er arkivarer hører ordet “arkiv” ser de straks for seg bunker med støvete papirer. Nå har ikke papirene forsvunnet fra de fleste arbeidsplasser, folk skriver ut som aldri før, men for oss som jobber med daglig arkivdanning er det mindre interessant. Vi er opptatt av autentiske, originale dokumenter, og de lages og lagres i dag elektronisk. Derfor er en arkivars arbeidsdag i stor grad foran en PC-skjerm der vi styrer “bits og bytes” og hekter på metadata slik at alt kan gjenfinnes og gjenbrukes på en god måte av de som trenger det, samtidig som vi passer på at det som ikke skal ut til offentligheten forblir unntatt offentlighet. Det er derfor heller unntaket når vi ved Arkiv SA tar heisen ned i kjelleren og gir oss i kast med støvete papirer med snirklete skrift, blekkflekker og eselører. Men med sitt 200-års jubileum til neste år har tross alt UiO en god del eldre papirer liggende (den eldste datertingen jeg har funnet er 1826) og en del av vår jobb er å veilede forskere og studenter i dette materialet. Nå har ikke vi noen egne plasser til publikum, så vi jobber med å klargjøre så mye som mulig for avlevering til Riksarkivet, men også dette er en jobb som tar litt tid. I tilegg til å ordne og beskrive innholdet, må det ofte også rengjøres, standard arkivutstyr blir da munnbind mot støv og eventuelle soppsporer, hvite hansker og tørr microfiberklut (det er ålreit en stund,men man savner fort pdf-formatet). Og selv om det er en god følelse å se at god arkivdanning på 1820-tallet har gjort disse papirene tilgjengelig for oss i dag, så blir det også tydelig at historiske arkiver i liten grad er noe vi som arkivarer tenker på til daglig. Vårt daglige virke handler om å få dokumenter raskt og i fullstendig form til rett saksbehandler, om å dokumentere de beslutninger vår virksomhet tar og hjelpe saksbehandlere til å orientere seg i UiOs løpende dokumentproduksjon. Historien, den får komme når den kommer...

Arkiv SA - hvem, hva, hvor

Av Ola Langnes-Øyen

Universitetet i Oslo fyller 200 år til neste år, og vårt arkiv er bare ett av atten ved UiO, så når man skal si noe om hvem vi er og hva vi gjør, vel, så må man begrense seg:

Arkiv SA, Delarkiv SA,  Hovedarkivet, Sentralarkivet, eller bare Arkivet - kjært (?) barn har mange navn, men selv foretrekker vi Arkiv SA, som er enklere enn “Arkivet ved Sentraladministrasjonen ved Universitet i Oslo”. Men det er det vi altså er, et arkiv for UiOs styre, rektor, universitetsdirektør og tilhørende fagenheter.  Som arkivarer setter vi pris på de daglige rutiner: Hver morgen leverer budsentralen oss en tralle med post som skal sorteres og arkivverdig materiale siles ut. Resten av dagen går til skanning, administrasjon av e-postmottaket, registrering og kvalitetskontroll i arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte, kontroll av offentlig journal, innsynsbegjæringer og alt som hører til i den daglig arkivdanningen.


Vi er godt fornøyd med plasseringen der vi sitter oppe i syvende etasje i nydøpte Lucy Smiths hus. For tiden er vi syv ansatte, noe som inkluderer en person utstasjonert hos Lønningsseksjonen (Vi kommer tilbake til ham i egen post!). Nå er det ikke helt rett å si at vi sitter i 7.etasje, for rett som det er løper vi rundt i husets alle 10 etasjer. Vi har en egen mobiltelefon dedikert til brukerstøtte som går på rundgang mellom oss og ofte løper vi rundt til saksbehandlere på huset for å hjelpe dem med dette litt skumle NOARK 4-systemet vi bruker. Og sentraladministrasjonen dekker faglig alt fra forsknings- og utdanningsstrategi til innkjøp, HMS og drift av bygg og grøntarealer og mye,mye mer, så da kommer det godt med at vi på Arkiv SA, i tillegg til å ha arkivfaglig utdannelse, selvsagt, dekker språk som islandsk, fransk, berbisk og arabisk - og mens en har mange års erfaring som lærer, har noen skrevet hovedfag om demoner mens andre er bibliotekarer. Vi føler oss med andre ord godt rustet til de fleste utfordringer, og hvordan vi jobber med dokumentfangst, brukerstøtte, eller hva man gjør med støvete dokumenter fra 1820-tallet og om vår mann på Sogn Arena, vel det blir tema i de neste innleggene. Følg med!

Arkivets mangfold - Juleforberedelser

Av Ola Langnes-Øyen

 

 

Første bloggpost skulle egentlig handle litt om hvem vi er og hva vi gjør, alle vi som jobber på Arkivet ved Sentraladministrasjonen ved Universitetet i Oslo. Men som alltid dukker det opp andre presserende oppgaver som må gjøres først - vi fikk levert årets juletre!  Og da var det jo bare å hive seg rundt.

Som ryddige arkivarer har vi selvfølgelig julepynten pakket ned i esker i bortsettingsarkivet - og selv om julepynten ikke inngår i noen bestandsoversikt, var det enkelt å finne frem - men treet trengte beskjæring og sag manglet vi. Her kom fordelen med å være arkivar til sin rett; alle gode arkivarer kjenner virksomheten bedre enn de fleste, derfor var en kort telefonsamtale alt vi trengte før sag var bestilt og én time senere stod treet pent beskåret og pyntet ved inngangen vår.

Så, med et bilde av ivrige arkivarer som pynter vårt vakre tre, proklameres det herved at det er Arkiv SA fra Universitetet i Oslo som skal være verter i advendtstiden her på Arkivbloggen!