En glad gris – en historie om arkivenes endelikt!

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Hittil har det bare vært pene og pyntelige historier her på Arkivbloggen. Er vi arkivarer virkelig så ordentlige?  Det er på høy tid med en skikkelig grisehistorie!

Et av våre ryddeprosjekter her ved UMB, er å kvalitetssikre de innskannede dokumentene, for deretter å makulere dem etter en ”hvileperiode” hvor vi oppbevarer dokumentene for sikkerhets skyld.

De innskannede dokumentene har hopet seg opp her hos oss. Første skritt vi tok, var derfor å gå til anskaffelse av en skikkelig slugger av en makuleringsmaskin. Når man går til anskaffelse av en makuleringsmaskin er det viktig å tenke på både hvor mye og hva som skal makuleres.

Det siste er selvfølgelig det viktigste. Vi har mange sensitive dokumenter, vi kan derfor ikke ha en makuleringsmaskin som ”tygger for grøft”. Vi har støttet oss på den internasjonale standarden DIN 32757-1, som opererer med 5 ulike sikkerhetsnivåer for makulering av dokumenter:

·         Sikkerhetsnivå 1 – Vanlig korrespondanse

·         Sikkerhetsnivå 2 – Intern korrespondanse

·         Sikkerhetsnivå 3 – Konfidensielle dokumenter

·         Sikkerhetsnivå 4 – Hemmelige dokumenter

·         Sikkerhetsnivå 5 – Strengt hemmelige dokumenter

Jeg har ikke klart å finne noe offisiell side med informasjon om denne internasjonale standarden med sikkerhetsnivåer for makulering, men de er omtalt på nettsidene til en leverandør: http://www.postrom.no/sikkerhetsnivaa.

Siden vi håndterer forsvinnende lite dokumenter som er gradert hemmelig eller strengt hemmelig, har vi lagt oss midt på treet og gått til anskaffelse av en makuleringsmaskin som tilfredsstiller kravene i sikkerhetsnivå 3. Makuleringsmaskinen vår krysskutter ned i størrelsen 4x40mm. Skulle det dukke opp behov for makulering av hemmelige dokumenter, får vi brenne dem. Denne rutinen er nå ført i pennen i arkivplanen vår.

Vi valgte også en maskin som rommer litt, for å slippe å skulle tømme den hele tiden. Når vi først startet med makuleringsprosjektet vårt, ble det nemlig fort mye ”fjon” fra makuleringsmaskinen. Dette fjonet har vi funnet en svært så miljøvennlig måte å resirkulere på, vi er jo tross alt et miljø-universitet!

En glad gris. Foto: UMB/Janne Brodin

Vi har gått i kompaniskap med grisefjøset her på universitetet, og leverer sekkene med makuleringsfjonet dit, og fjonet helles utover i grisebingene. Grisene elsker å base rundt og leke med det, og blir rett slett mer fornøyde og harmoniske griser. Vi har fått tilbakemelding på at det blir mindre slåssing blant grisene (de er visst de reneste kamphanene når de først setter i gang). Så dette er rett og slett en vinn-vinn-situasjon. Det er nå allikevel ganske fornøyelig å tenke på at her hos oss er det grisebingen som er ”arkivenes endelikt”.

Helt avslutningsvis i mitt aller sist blogginnlegg vil jeg komme med et par utfordringer:

Arkivarer uten grenser Norge

Under Det 5. norske arkivmøtet som ble avholdt i Tromsø nylig, ble ”Arkivarer uten grenser Norge” stiftet. Organisasjonen har sluttet seg til den internasjonale organisasjonen Archivists without Borders International.

Arkivarer uten grenser Norge skal jobbe for internasjonal solidaritet på arkivfeltet. Målsettingen er å bidra til økt forståelse for arkiv som en kilde til demokratibygging og kunnskap om et samfunn. Organisasjonen vil jobbe for rettigheter til og bevaring av arkiv og dokumentasjon under krig og naturkatastrofer.

Jeg oppfordrer alle arkivarer til å melde seg inn i organisasjonen. Du kan melde deg inn ved å sende mail til: arkivarerutengrenser@gmail.com

Nærmere informasjon finner du på denne nettsiden: http://arkivarerutengrenser.wordpress.com/.

Arkivarer blogg i vei!

Programarkivene i NRK overtar stafettpinnen her på Arkivbloggen i juni. Jeg oppfordrer alle arkivarer til å melde seg til bloggetjeneste, og gi oss en måned med store og små historier fra arkivhverdagen deres. Spesielt går oppfordringen min til de andre arkivene i universitets- og høgskolesektoren.

Jeg har en morsom måned bak meg med å klekke ut gode innlegg til bloggen. Samtidig har det vært koselig å kunne vise bilder og på den måten kunne ta dere med på en liten omvisning her på Campus i Ås med de vakre, verneverdige bygningene vi er omgitt av.

Takk for meg!

Tivoli. Den første undervisningsbygningen fra 1859. Ble senere brukt til hybelhus for studenter. Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer.

Tilbakelån fra Riksarkivet

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Det gode med å avlevere sitt arkivmateriale til Riksarkivet, er at man ved at det oppbevares under betryggende former i svært så arkivvennlige omgivelser. Samtidig med at det får en betryggende oppbevaring, blir materialet også tilgjengelig for allmennheten på en måte som den enkelte arkivskaper ikke evner selv.

Riksarkivets arkivmagasiner ligger ved Sognsvann i Oslo, kloss opp av inngangen til Nordmarka. Riksarkivbygningen ligger i realiteten oven på en uthult kolle, og inne i denne kollen er det plassert en betongkloss som altså inneholder arkivmagasinene, eller fjellmagasinene som de ofte kalles. Magasinene har blitt utvidet i flere omganger, senest for et par år siden, og utvidelsesmulighetene er nærmest ubegrenset uten at man behøver å ta hensyn til verken omgivelsene eller markagrensa som Oslo-folk hegner om for å bevare sine turområder. Alt ligger ”nede i fjellet”, og er ikke til sjenanse.

Riksarkivbygningen. Foto: Riksarkivet

For en tid tilbake ba en saksbehandler om bistand til å finne et vedtak fra 1960-tallet som ble fattet i Professorutvalget, det høyeste organet i UMBs forløper Norges landbrukshøgskole på den tiden. Protokoller fra Professorutvalgets møter på 1960-tallet er for lengst avlevert til Riksarkivet, og saksbehandleren ble noe betuttet når han fikk høre det. – Ikke noe problem, vi kan låne det tilbake fra Riksarkivet. Vi ba om å få låne tre protokoller for en sikkerhets skyld, siden vi ikke var helt sikre på verken årstall eller dato for vedtaket.

En uke senere mottok vi protokollene fra Riksarkivet, og en ivrig saksbehandler ble sittende og bla i flere timer. Vi fant vedtaket vi lette etter, og mye, mye mer. Det var et lite dykk tilbake i tiden.

Protokoller fra professorutvalget 1964-1967. Foto: UMB/Laila Ebbesen Smed

Det som umiddelbart slo oss, var at disse protokollene var mye mer detaljerte. Saker som i dag behandles administrativt som rene rutinesaker, var oppe ”på høyeste hold” på den tiden. På den måten forteller protokollene mer om den daglige driften, og om små og store gjøremål ved landbrukshøgskolen enn hva dagens protokoller evner. Dagens universitetsstyre får ha meg unnskyldt, men datidens protokoller var mye mer spennende og innholdsrike enn protokollene i dag.

Det neste blogginnlegget blir det siste fra min hånd, og da er det jo ganske passende å snakke om arkivenes endelikt!





Kinderegg-effekten - 3 overraskelser i ett

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Som tidligere nevnt så byr flytting av arkiver på mange overraskelser. Man kan nesten snakke om den berømte kinderegg-effekten, du får tre overraskelser i ett:

Du finner bortgjemt arkivmateriale du trodde var tapt (næmen, er det der dere er?). Fjorårets flytteprosjekt åpenbarte adskillige hyllemeter med arkivserier vi trodde var gått tapt, og som sto oppført på vår liste over tapt arkivmateriale.

Du finner arkiver etter nedlagte statlige virksomheter, som du aldri har hørt om. Det er jo selvfølgelig den største overraskelsen av dem alle. Opp gjennom årene har det vært en rekke statlige virksomheter i sving her på Ås, som enten ble nedlagt i sin tid eller fusjonert med UMBs forløper Norges Landbrukshøgskole. Arkivene ble aldri avlevert når virksomheten opphørte, og har bare blitt stående. Det er i hvert fall positivt at ingen ”fikk ånden over seg”, og kastet hele sulamitten. Vi sitter derfor med arkiver etter hele seks virksomheter vi ikke vet så mye om.

Gjenfunnet arkivmateriale. Foto/fotomontasje: UMB/Laila Ebbesen Smed.

Det blir en del detektivarbeid, for man var like angrepet av forkortelsessyken i forgangne tider som i dag (KFL, SFFL, LTI osv. osv. – aldri hørt om det). Etter hvert åpenbarer KFL seg som Kontoret for landbruksforskning, SFFL er Statens fagtjeneste for landbruket og LTI er Landbruksteknisk institutt. Heldigvis har vi dyktige kollegaer som vet det som er verdt å vite om det som har foregått opp gjennom tidene, og de er til uvurdering hjelp. Det skal vi nok klare å løse, og etter hvert kunne si noe meningsfullt om hva disse virksomhetene drev med. Dette krever imidlertid en ressursbruk vi bokstavelig talt ikke har planlagt med.

Den siste overraskelsen du får når du flytter arkivmateriale er at du oppdager at en del av det er skadet etter års oppbevaring i fuktige lokaler. Det er dessverre ikke alle overraskelser som er like positive. Vi oppdaget i fjor at en del innbundne kopibøker hadde muggskader. Blant de fortapte arkivene som ble gjenfunnet i år, er det også muggskader. Vi har vært i kontakt med Riksarkivet og fått gode råd om håndteringen av denne type materiale. De har gitt gode råd både med tanke på en helsemessig sikker måte å håndtere det på for våre ansatte, her er det på’n igjen med ”månedrakt” og maske. De har samtidig gitt oss råd om hva man rent faktisk gjør med det. Når det gjelder de aller verste eksemplarene må vi nok ha bistand. Vi har ikke tilstrekkelig utstyr til å håndtere skadene selv.

Skadet arkivmateriale i "livlige" omgivelser. Foto/fotomontasje: UMB/Laila Ebbesen Smed.

En av de gode tingene med å flytte arkivmaterialet over i vårt nye arkivmagasin, er at det er en gylden anledning til å skaffe seg bedre oversikt over materialet og å få skrevet gode, oversiktlige lister over arkivmaterialet. Her har vi fremdeles MYE arbeid som gjenstår. Samtidig er det jo spennende arbeid, som bryter med de daglige driftsoppgavene. Hver eneste listeføring er et skritt i riktig retning av en avlevering til Riksarkivet, som er lyset i den andre enden av tunnelen for oss.

Operasjon arkivlokaler - Zoolog og innbruddstyv

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

En frist på 12 år for å få orden på arkivlokaler i offentlig sektor er i ferd med å gå ut. 31.12.2011 er deadline for ”arkivlokaler på stell”. Kravene til arkivlokaler er satt for å verne arkivmaterialet mot brann, vannskader, skadelig påvirkning fra klima og miljø, samt innbrudd og ulovlig innsyn i arkivmateriale som ikke er offentlig tilgjengelig. Krav til arkivlokaler er hjemlet i arkivforskriftens kapittel IV. 

Riksarkivaren har utarbeidet en veiledning til offentlige organer om krav til arkivlokaler. http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/3321/42597/version/1/file/Krav+til+arkivlokaler.+Veiledning+for+offentlige+organer..pdf

Arkivlokaler var nylig tema på et frokostmøte Norsk Arkivråd arrangerte i Oslo. Avdelingsdirektør Anne Mette Dørum i Riksarkivet var en av innlederne, og sa at nå når fristen er i ferd med å gå ut, er det tre ting å gjøre for statlige organer:

1.       Få på plass bevarings- og kassasjonsregler for fagsakene. Som jeg nevnte i forrige blogginnlegg, står bevarings- og kassasjonsprosjektet vårt litt på stedet hvil. Dette har vi ikke fått til ennå.

2.       Avlevere bevaringsverdige eldre og avsluttede arkiver. Uten bevarings- og kassasjonsregler for fagsakene stopper veldig mye opp av seg selv her også. Vi får ikke kassasjonsvurdert store deler av arkivmaterialet vårt, og avleveringsprosjektet blir begrenset til det som er virkelig gammelt og bevaringsverdig og avsluttede arkiver etter nedlagte virksomheter.

3.       Sette de øvrige lokalene i forskriftsmessig stand eller flytt ut av dem.

Det siste punktet står derfor igjen som det mest realistiske for oss å gjennomføre tidsnok, selv om manglende midler stort sett er det som stopper for denne typen prosjekter. I fjor sommer startet UMB arbeidet med å få på plass gode arkivmagasiner til erstatning for et overfylt bortsettingsarkiv og de mest ”lugubre” av våre arkivlokaler. Universitetets dyktige håndverkere var i sving hele våren i fjor, og i sommerukene kunne vi innvie de nye arkiv- og bokmagasinene som vi har sammen med Universitetsbiblioteket. For Dokumenttjenesten har det betydd en kraftig utvidelse av kapasiteten i forhold til bortsettingsarkivet vi hadde tidligere. Vi har derfor også kunne flytte arkivmateriale som har vært stuet bort både her og der, i mangel av en bedre oppbevaringsmulighet.

Fraflyttet "arkivlokale" av den zoologiske sorten. Foto: UMB/Laila Ebbesen Smed

Flyttingen av arkivmaterialet startet i de rolige sommerukene vi har hvert år (et universitet uten studenter er i sannhet en fredelig plett på jorden J). Sterke karer fra et innleid flyttebyrå sto for den tyngste jobben, godt assistert av Dokumenttjenestens ansatte som sto for organiseringen. Det fortonet seg til tider som et feltkurs i zoologi i vårt møte med padder (!), edderkopper og sølvkre i fuktige kjellerrom.  Anskaffelse av hansker, maske og ”månedrakt” er å anbefale før man setter i gang med en flytting av arkiver, for det er en skikkelig møkkajobb!

Nye, flotte arkivmagasiner. Foto: UMB/Laila Ebbesen Smed

Det at arkiv ”kommer opp i dagen” (bokstavelig talt) på denne måten gir positive ringvirkninger. Øvrige ansatte blir plutselig bevisst på arkiv. Ganske nylig nevnte en ansatt i Sentraladministrasjonen to arkivlokaler i en kjeller. Hvilke arkivlokaler? spurte jeg. Dette var arkivlokaler jeg aldri har hørt om! Siden ingen lenger hadde nøkler til de to rommene, måtte det igjen muskelkraft til. To sterke vaktmestre og ett brekkjern åpenbarte mange hyllemetre med bevaringsverdig arkivmateriale. Dermed hadde vi enda mer å fylle våre nye arkivmagasiner enn det vi trodde på forhånd.

Mer om ”fangsten” i neste blogginnlegg!

Felles prosjekt for bevaring og kassasjon i universitets- og høgskolesektoren

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Jeg nevnte i forrige blogginnlegg at vi ikke har noen bevarings- og kassasjonsplan, og det har ingen av de andre universitetene og de vitenskapelige høgskolene. Det har opp gjennom årene vært flere forsøk på å dra i gang et prosjekt i samarbeid med Riksarkivet for å lage en felles bevarings- og kassasjonsplan for universitetssektoren, uten at man har lykkes.

Felles prosjekter som munner ut i en felles plan for en hel sektor eller en stor landsomfattende virksomhet er nettopp i Riksarkivarens ånd. Meg bekjent er det bare gjennomført et slikt prosjekt i statlig sektor, da Riksarkivet for noen år siden tok initiativ til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan for Statens vegvesen. I 2006 tok Riksarkivet initiativ til et begrenset prosjekt for utarbeidelse av nye bevaringsregler for eksamensbesvarelser m.m. for vår sektor. Etter det har det ikke skjedd så mye.

I den nye utgaven av Arkivhåndboken som utkom i 2009 tar vår nye riksarkivar Ivar Fonnes opp nettopp dette temaet. I tydelig ordelag omtaler han den velviljen forslag om felles bevarings- og kassasjonsprosjekter har blitt møtt med fra politisk hold, og den mangelen på ressurser som har fulgt i kjølvannet.

Det kan være fristende å si at det er der vi står i dag. I fjor tok UMB på vegne av universitetene og de vitenskapelige høgskolene initiativ overfor Riksarkivet til å starte et prosjekt for å utarbeide en felles bevarings- og kassasjonsplan for sektoren. Foreløpig har vi ikke fått helt napp. Vi har fått tilbakemelding på at vi må drive, lede og finansiere prosjektet selv, i motsetning til tidligere prosjekter hvor Riksarkivet var initiativtaker og den drivende kraften. Vi har også fått en foreløpig beskjed om at Riksarkivet heller ikke har ressurser til å stille med kompetansepersoner til forprosjektgruppe, styringsgruppe og prosjektgruppe. Årsaken er oppfølging av Riksrevisjonens rapport om å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunene, en rapport enkelte ynder å kalle ”havarikommisjonens rapport”. I kjølvannet av den har Riksarkivaren startet en omfattende revisjon av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i Riksarkivarens forskrift. Dette arbeidet vil pågå i hele 2011 med et høringsutkast for nye statlige fellesbestemmelser som skal være ferdig 1. juli 2011, og et høringsutkast til nye generelle bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner som skal være ferdig 1. desember 2011.



Cirkus. Tidligere studentbolig. Huser i dag sentraladministrasjonen.
Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer

Vårt håp er derfor at statsarkivene kan ha ressurser til å delta i vårt prosjekt.  Foreløpig har vi ikke fått noen tilbakemelding om det. Arkivlederne i sektoren har nedsatt en forprosjektgruppe som jobber med denne saken. Vi er i startgropa, og håper å komme opp av den.

Her på UMB har vi et stort etterslep på avlevering av gammelt arkivmateriale til Riksarkivet. En forutsetning for avlevering er at det på forhånd er gjennomført kassasjon etter regler som er godkjent av Riksarkivaren, og det har vi jo som kjent ikke. Dermed stopper mye av vårt avleveringsprosjekt opp av seg selv.

En del av vårt avleveringsmodne arkivmateriale oppbevares i uegnede lokaler. Vi er derfor begynt i motsatt ende, og har startet et arbeid med å ”rømme” de mest lugubre arkivlokalene våre og få arkivene over i litt mer arkivvennlige omgivelser.

Arkivlokaler er jo nærmest et kapittel for seg, nå som en frist på 12 år for å få orden på arkivlokalene nærmer seg med stormskritt. 31.12.2011 går fristen ut. Mer om det i neste blogginnlegg!

Dokumentbasert tilsyn fra Riksarkivet

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Riksarkivet gjennomførte i fjor et dokumentbasert tilsyn i hele universitets- og høgskolesektoren.

Dokumentbasert tilsyn, hva er nå det? Det er ganske enkelt et riksarkiv som ikke ”driver feltarbeid” og er på tilsynsbesøk, som Mattilsynet fortalte om i forrige måned. Det kan høres ut som et ”tilsynsbesøk light”, men innebar en ganske grundig gjennomgang av arkivarbeidet vårt allikevel.

Vi fikk tilsendt et skjema med en rekke spørsmål med hovedvekt på den elektroniske arkivdanningen, men det var også en kartlegging av selve organiseringen av arkivarbeidet. Vi fikk spørsmål om instrukser, regler og planer for arkivarbeidet var på plass (les: arkivplan). Hvilke ulike fagsystemer vi benytter oss av ble også kartlagt.

Det var ikke minst spørsmål om bevaring og kassasjon, og i hvilken grad vi har en bevarings- og kassasjonsplan. Nå var det for så vidt fort gjort å svare på, for det har vi ikke. Det finns i dag en felles bevarings- og kassasjonsplan for de statlige høgskolene, men ikke for universitetene og de vitenskapelige høgskolene.

Riksarkivet hadde også et konkret spørsmål om oppfølging av Riksarkivarens bevaringsvedtak fra 2007 om bevaring av eksamensbesvarelser m.m. Et vedtak som er en modernisert utgave av et tilsvarende vedtak fra 1984, og som universitets- og høgskolesektoren i varierende grad har tatt inn over seg.

At Riksarkivet tar en slik grundig gjennomgang av arkivtjenesten er på godt og vondt. Det gode er at arkivarbeid ”blir løftet fram i lyset”, og kommer på dagsorden både i ledergrupper og i universitetsstyret. Vår universitetsdirektør fikk erfare at ”ja, det finns et tilsyn for dette også”, og hadde plutselig enda et tilsyn å forholde seg til i tillegg til Riksrevisjonen, Arbeidstilsynet, Mattilsynet og andre ”rikstilsyn”. Riksarkivet har ikke akkurat flydd ned dørene hos oss, så man kan lett bli forledet til å tro at de ikke driver med tilsyn.

Den mindre lystige siden av en gjennomgang er selvfølgelig at hvis du ikke visste om hvilke svin du har på skogen, så får du vite det nå. Det var heldigvis ingen ubehagelige overraskelser som dukket opp. Vi har god oversikt over våre synder.

Riksarkivet utarbeidet en felles rapport for hele universitets- og høgskolesektoren supplert med et individuelt brev til hver enkelt virksomhet, hvor de varslet pålegg om utbedringer.

Tårnbygningen og Speildammen. Foto: UMB/Knut Werner Alsen.

 I ”arkivplan-modus”

Vi fikk blant annet pålegg om å ferdigstille en arkivplan med rutinebeskrivelser. Vi har derfor en periode bak oss hvor vi har vært i ”arkivplan-modus”. Det er et omfattende arbeid, men samtidig spennende. Man får god oversikt over hvilke områder man har gode nok rutiner og hvor ting er på stell, og hvilke områder hvor det kreves en innsats. Så selv om arkivplanen nå er ferdigstilt og godkjent av Riksarkivet, så fortsetter arbeidet videre. Det er jo også hele ideen med en arkivplan. Det skal være et levende dokument som fortløpende redigeres og suppleres. Det er nå allikevel godt å ha den store grunnstammen i arkivplanen på plass.

I arbeidet med en arkivplan finner man fort ut av at det er ikke mangel på utarbeidede rutiner som gjør at man ikke har en arkivplan. Det store arbeidet er faktisk å få oversikt over de rutinene man allerede har og samle dem på en oversiktlig måte i arkivplanen. Arbeidet medfører en gjennomgang av hele organisasjonen, og samarbeid med ledere og saksbehandlere når deres område gjennomgås.

Gjennomgangen medfører også endringer av en del eksisterende rutiner, som man opplever som tungvinte. Ved overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling har man lett for å ta med seg en del rutiner fra den papirbaserte saksbehandlingen. Når dette kartlegges, blir arkivplanen et godt redskap og planleggingsverktøy.

I forbindelse med arbeidet med arkivplanen, fikk vi også utarbeidet nye rutiner for arkivering av eksamensbesvarelser m.m., et av de andre påleggene vi fikk fra Riksarkivet. Vi var derfor godt fornøyd når vi i god tid før fristen gikk ut, kunne kvittere ut alle påleggene vi hadde fått.

Fusjonskameratene

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap

Som jeg nevnte i forrige blogginnlegg, vedtok Stortinget i 2008 å slå sammen Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) med lokalisering her på Ås. Planlegging og forarbeid har vært i full gang siden Stortingets vedtak.  Et interimsstyre la fram en rapport for statsråden i 2010. Deretter har et felles styre for begge virksomhetene overtatt stafettpinnen, og sitter i førersetet for det videre arbeidet.

En endelig dato for sammenslåingen er ikke helt fastspikret ennå, men Fellesstyrets intensjon er 1. januar 2014. Vi vil da få en overgangsperiode hvor det nye universitetet er lokalisert to steder, dels på Ås og dels i Oslo. Sammenslåingen er ikke bare et organisasjonsprosjekt, det er også et byggeprosjekt. Den praktiske flyttingen av veterinærene til Ås må rett og slett vente til nye bygninger står klare.

Tuntrebygningene med svanedammen i forgrunnen.
Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer 

1. januar 2014 er i grunn ikke mer enn tid av veien. Sammenslåing av to virksomheter er jo en ”dramatisk” organisasjonsendring sett fra arkivenes side. Det som skjer er jo at de to virksomhetene (i sin nåværende form) opphører å eksistere, og at en ny virksomhet oppstår. Så sett fra arkivets ståsted er sammenslåingen et krevende og spennende arkivprosjekt. Det fordrer et godt samarbeid mellom arkivene ved NVH og UMB, for det er mye å ta stilling til.

Skal vi avlevere arkivene våre eller overføre dem til det nye organet? Hvilken del av arkivmaterialet skal avleveres og hvilke skal overføres i det nye organet? En overføring av den nyere delen av arkivmaterialet og avlevering av det gamle er nok mest nærliggende. Uansett må alt arkivmateriale ordnes og listeføres.

Vi har en bestandsoversikt over vårt arkivmateriale som vi har planer om å ajourføre og supplere i løpet av året. Mye arkivmateriale oppbevares i dag i arkivlokaler rundt omkring på ”campus” på de enkelte instituttene. Det gjør det krevende å ha fullstendig oversikt, men det er viktig.

I dette arbeidet vil det også inngå en vurdering av hva som kan avleveres til Riksarkivet. Vi har et etterslep på avlevering, så en del av arkivmaterialet er til dels ganske gammelt. NVH, vår fusjonskamerat, er i samme situasjon. Til slutt vil vi også utarbeide oversikt over arkivmateriale vi ønsker å overføre til det nye universitetet av praktiske grunner, dette arbeidet vil munne ut i en overføringsliste.

Det må utarbeides gode rutiner for overgangen mellom de gamle virksomhetene og den nye. Vi må ta stilling til hvordan vi håndterer saker som ikke er ferdigbehandlet, de er jo alltid litt ugreie i slike sammenhenger. Vi må utarbeide rutiner for personalmappene til de ansatte som blir med over i det nye universitetet. Ikke minst må vi ha gode rutiner for håndteringen av det arkivmaterialet som vi overfører fra de gamle virksomhetene, så det ikke ”sauses” sammen med det nye universitetets arkivsaker.

Både Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges veterinærhøgskole bruker det elektroniske saks- og arkivsystemet ePhorte. Begge disse arkivbasene må avsluttes. Før det kan gjøres, må det en større ”rydde- og vaskesjau” til. Dette arbeidet har vi holdt på med en god stund allerede, og har erfart at den norske skippertaksmetoden ikke er å anbefale i slike sammenhenger.

En ny base med arkivstruktur og organisasjonsstruktur må settes opp i ePhorte. Det fordrer faktisk at organisasjonsstrukturen for det nye universitetet er på plass fra dag en. Den interne debatten om organisasjonsstruktur er i ferd med å gå varm, så det skal bli spennende å se hva tiden bringer.

En ny arkivnøkkel må også på plass,. Men det er ikke verre enn at det er godt for noe. Vår eksisterende arkivnøkkel er litt ”papirarkiv-aktig” og tung å bruke, så det er like greit.

Riksarkivaren har utarbeidet en veiledning for arkiver ved omorganisering i offentlige organer. Veiledningen er tilgjengelig på Riksarkivets nettsider: http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/3324/42609/version/1/file/Omorganisering+i+offentlige+organer.+Veiledning+for+arkivet..pdf

Den er et nyttig verktøy for planlegging av arbeidet vi har foran oss. Det trengs, med alt vi må ha på plass når det nye universitetet ”går på lufta”.

Velkommen til det levende universitetet!

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap

Stortinget vedtok i 1854 å opprette en høyere landbruksutdanning i Norge.”Den høiere Landbrugsskole paa Aas” startet opp høsten 1859 med 5 lærere og en gårdsbestyrer som tok seg av de 32 elevene som startet på en 2-årig utdanning innen jordbruk. Skolen fikk i 1897 status som vitenskapelig høgskole med navnet ”Norges landbrugshøiskole”. Norges landbrukshøgskole ble akkreditert som universitet i 2005, og skiftet da navn til Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB).

Stortinget vedtok i 2008 å slå sammen Norges veterinærhøgskole og Universitetet for miljø- og biovitenskap med lokalisering på Ås. Planlegging og forarbeid er i full gang, dato for sammenslåingen er ikke endelig fastsatt.

Urbygningen. Foto: UMB/Håkon Sparre

Universitetet for miljø- og biovitenskap ligger i vakre omgivelser i Ås kommune ca. 40 km sør for Oslo. Det er i dag et moderne universitet med vekt på kjerneområdene biologi, mat, miljø, areal- og naturressursforvaltning med tilhørende estetiske og teknologiske fag.

Undervisning og forskning omfatter arealplanlegging og eiendomsfag, plantevitenskap, husdyrfag, karttekniske fag, landskapsarkitektur, naturforvaltning, naturvitenskapelige fag, matvitenskap, skogfag, teknologiske fag, økonomi- og ressursforvaltning og akvakultur.

Universitetet har rundt 3800 studenter og ca. 1120 ansatte.

UMBs eiendom omfatter et totalareal på 6000 dekar, hvor av parkarealet med sine 1400 plantearter utgår 600 dekar. Eiendomsmassen består av 30 større bygninger og en rekke mindre bygninger og bolighus.

Universitetet har egen husdyrbesetning bestående av storfe, sauer, geiter, griser, rever og mink.

I dette mangfoldet og med den spennende historiske bakgrunnen holder Dokumenttjenesten styr på arkivdanning og arkivmateriale. Dokumenttjenesten er organisert dels med en sentral enhet bestående av tre ansatte. Samtidig har hver av de 8 instituttene og de 3 sentrene, som universitetet består av, sine arkivansvarlige med ansvar for sin del av arkivdanningen.

Universitetet har siden 01.04.2003 hatt elektronisk arkiv og benytter det elektroniske saks- og arkivsystemet ePhorte.  Dokumenttjenesten har dermed ansvar for nyere elektronisk arkivmateriale og historisk arkivmateriale.

I neste blogg vil jeg fortelle mer om fusjonsprosessen med Norges veterinærhøgskole.

AVLEVERING AV HISTORISK ARKIV

Av Reidun Mellum, Mattilsynet

Mattilsynet ble opprettet 1. januar 2004 og er en sammenslåing av fire statlige tilsyn og de kommunale næringsmiddeltilsynene. Det som tidligere var Statens dyrehelsetilsyn, Statens landbrukstilsyn, Statens næringsmiddeltilsyn, Fiskeridirektoratets sjømattilsyn og de kommunale næringsmiddeltilsynene ble nå Mattilsynet. Arbeidet med BK-planer for de tilsynene/arkivene Mattilsynet skal avlevere er i gang.

Hittil har vi kommet i gang med avleveringen av arkivene etter Statens dyrehelsetilsyn og BK-planen er godkjent av Riksarkivet. Arkivet består av Sentralenheten, 9 fylkesveterinærer og 160 distriktsveterinærer, til sammen ca 1250 hyllemeter og er lokalisert over hele landet. Av de 160 distriktsveterinær-arkivene er det vedtatt at ca 40 skal bevares mens det for resten bevares kopibøker, protokoller, journaler og materiale fra før 1950. Også arkivene etter grense-kontrollstasjonene skal bevares.

Vi har brukt mye tid på planlegging av avleveringsjobben og har foreløpig hatt oppstartsmøter med de kontorene i Mattilsynet som huser arkivene etter Fylkesveterinærene og Sentralenheten.

 Det største problemet vi møtte var faktisk det å finne ut hvor vi kunne få tak i syrefrie mapper! Det ble mye søking på nett og telefonering. Da vi endelig fant et firma viste det seg at de kun solgte minimum 1 pall! Selv ikke Arkivverket eller arkivdepoter/Byarkiver kunne si hvor dette kunne bestilles.  

Vi spurte pr telefon en leverandør av kontormateriell om de hadde syrefrie mapper og fikk svar pr e-post at ”nei dessverre, de førte ikke syrebehandlede mapper”! Men vi fikk tak i mapper til slutt.

Ved oppstartsmøtene besiktiget vi også arkivene og her fant vi litt av hvert kan vi si. Noen arkiver var så ryddige og fine at det var en fryd mens andre steder var det stappfulle arkivskuffer eller esker og permer stablet i hyller eller på gulv i kjeller og iskalde trange loft! Godt at arkivarer ikke er redd for å bli skitne!

Etter oppstartsmøtene - der vi gikk igjennom BK-plan, lover og regler, rutiner, arbeidsmetode og spørsmål – har vi gitt oppstartshjelp ved de forskjellige kontorene. Det var nyttig både for oss og for de som skal gjøre resten av pakke- og registreringsjobben. Det er stor forskjell på engasjementet ved de forskjellige kontorene, det er ikke alle som har ressurser og kompetanse til denne jobben og her kreves det mange timer! Ved ett av kontorene vi ga oppstartshjelp var arkivskapene hentet opp fra kjelleren og plassert rett utenfor det rommet som skulle brukes til pakkejobben. Rommet var utstyrt med ett stort bord, gode stoler, PC, arkivmapper, bokser, legg, blyanter, fingersmokker mv. Til og med pappesker til det som skulle makuleres. Pappeskene kom vaktmesteren og hentet og tømte i egen container for sikker makulering! Skikkelig luksus og det ble bare moro å jobbe.

For Sentralenhetens arkiv har 2 fra Seksjon dokumentasjon tatt seg av pakkingen og registreringen så langt. Det har blitt noen timer i et kjellerlokale og flere vil det bli!

Archivaren -- Gud bevar'en! -- elsker da sit Støv. Han i det jo finder Norges Hædersminder. I sin Kjælder boer han heller end blandt Rankens Løv. Henrik Wergeland