BB`s arkiv

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

BB's arkiv

Når et arkivverdig saksdokument blir ”født”, det vil si, forfattet på en dataskjerm av en ansvarsfull og pliktoppfyllende saksbehandler, blir det så lagret i et av Norges godkjente NOARK systemer som f.eks ePhorte, Public 360, Acos Websak for å nevne noen, med saksnummer hentet fra systemet, dato er på plass og når det kommer rykende ferskt fra skriveren i papirutgave sørger den pliktoppfyllende saksbehandler for at det også blir signert med flytende blekk av seg selv, og den respektive leder/saksansvarlig. Så lang er alt bra. Videre er det varierende hva som skjer med dette dokumentet. I den ideelle verden blir det, hvis man ikke har elektronisk arkiv løsning, tatt 2 kopier av dokumentet. Et eksemplar til saksmappen og et eksemplar til kopiboken. Etter dette blir den ansvarlige arkivaren satt til å journalføre dokumentet i arkivsystemet, og eventuelt arkivere saksmappen på sin plass etter arkivkode, dersom saken skal avsluttes. Så enkelt og greit. Slik er rutinen for de fleste saksbehandlere rundt om kring i Norges offentlige organer. Dette trådte særlig i kraft etter at vår kjære arkivlov ble til, nærmere bestemt i 1999. I de organer hvor dette blir fulgt opp, og også e-poster blir importert, er resultatet at man har et komplett arkiv med stor dokumentfangst. Organet får mulighet til å synliggjøre og etterspore sin saksbehandling gjennom den offentlige journal som viser saksbehandlernes aktiviteter. Det er den ideelle verden.

Etter som årene går vil arkivverdige dokumenter øke i volum og vi har behov for å periodisere. Arkivloven sier at vi bør periodisere hvert 4-5 år slik at vi slipper å ha for mange eldre, utgåtte saker blandet sammen med de aktive. Man bruker gjerne overlappingsmetoden til dette, man avslutter aktive saker i løpet av en to års periode og etter at de to årene er gått flytter man fysisk avsluttede saker til nytt oppbevaringssted, bortsettingsarkivet eller hvis man har et felles fjernarkiv. Arkivarene sender ut restanselister (liste over ubesvarte dokumenter) for å få inn registrerte dokumenter og håper at saksbehandlerne kan gjøre rede for hvor dokumentene befinner seg. Dersom ikke saksbehandlerne kan redegjøre for hvor dokumentene er, blir det satt i gang ”leteaksjoner” noe som kan være en utakknemlig jobb. Saksbehandlerne er jo for lengst ferdig å behandle disse sakene, og syns nok ikke det er veldig stas å nå måtte sette av tid til å finne dokumenter som ikke lenger er noe hast med. Likevel, arkivarene trenger å få en tilbakemelding, og helst originaldokumentet tilbake til arkivet, slik at sakene blir komplett og forståelig for de som kommer etter. En erfaren arkivar vet at denne jobben ofte er tidkrevende og det gjelder å holde motet oppe når saksbehandleren ikke alltid svarer på restanselisten. Det skal sies at de fleste saksbehandlere er flinke og har respekt for at arkivet har dette som sine arbeidsoppgaver. Men så er det alltid noen vi strever med.

I jobben vår her på fjernarkivet har arkivdokumentene for lengst gått ut av aktivt arkiv. Og resultatene på arkiveringen som er gjort er opp til oss å forstå oss på. Tenk om det hadde vært slik som i den ideelle verden hele tiden! Men nei, vi må nok se sannheten i øynene. De administrative arkivene som kommer til oss, og som er år og dager siden har vært i aktivt bruk, er ofte langt fra lett å forstå seg på. Denne uken holder jeg på å ordne et administrativt arkiv fra et av de tidligere trygdekontorene. De eldste dokumentene er fra 1960-tallet og har helt klart ikke vært ordnet i et arkivsystem. En liten serie administrativt arkiv, med fem bokser i tallet, var bare ganske enkelt merket med BB`s arkiv. Hvem er BB? Og inni boksene hadde den nøysomme BB laget sitt eget system med røde papir-ringpermer og tittel på hver perm. Det står også noen tall foran på et hvit A4 ark, mon tro fra en arkivnøkkel? (Den arkivnøkkelen har ikke kommet med i innleveringen.) Ved nærmere gjennomgang ser jeg at dette er arkivverdige dokumenter og det meste er avleveringspliktig til statsarkivet. Så dette må ordnes på ordentlig måte. Binderser, plastlommer, stifter er selvsagt å finne. Papirene har vært arkivert som BB`s arkiv fra ca. 1960 fram til 1992. Dette er holdt utenfor felles administrativt arkiv, trolig av trygdesjefen, fordi jeg finner en helt annen serie med administrativt arkiv fra samme periode. Skal jeg følge proveniensprinsippet nå? Det vil si la arkivet ha sin opprinnelige orden? Eller burde jeg arkivere disse dokumentene i mellom det parallelle administrative arkivet som jeg skal ordne etterpå? Det er den første løsningen jeg går for. Trygdekontoret får ha flere administrative arkiver fra samme periode. Arkivdokumentene ”lever” i sin siste fase og trolig blir jeg den siste ser gjennom disse dokumentene før det omsider går til evig oppbevaring til statsarkivet, og der blir det kanskje ikke igjen sett på før noen etterspør det spesielt?

Likevel, det er dette vi arkivarer vil unngå, at saksbehandlere og ledere lager seg egne arkiver bak ryggen sin på kontoret. Et hvert offentlig organ er pålagt å ha et sentralt administrativt arkiv slik at vi sikrer at alle dokumenter er registrert og kan spores tilbake til – disse arkivverdige ”privatarkivene” som bare BB hadde styr og orden på, er svært vanskelig for oss i ettertid å finne ut av!

Jobber du med arkiv? Arkivar hva er det??

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

I løpet av mine mange år i arkivyrket har jeg mer enn en gang hatt noen artige og pussige opplevelser i forbindelse med å møte nye mennesker. Som kjent er det veldig vanlig når man i forskjellige sammenhenger treffer og blir kjent med nye folk at man selv stiller og får spørsmål om hva man gjør ”ellers” – det vil si man stiller spørsmålet: ”hva jobber du med?”.

Jeg har mange varianter av hvordan jeg svarer på dette spørsmålet. De fleste jeg blir kjent med er ikke så oppdatert på hva en arkivar gjør – og det er kanskje ikke så rart? Det vi driver med er jo egentlig litt ”nisje yrke”. Etter mange forsøk har jeg etter hvert blitt mer fornøyd med hvordan jeg svarer på dette spørsmålet, fordi jeg syns vi gjør en svært viktig jobb som arkivarer og fordi jeg er stolt av jobben jeg gjør. Tidligere svarte jeg enkelt at jeg jobbet som arkivar, registrerer dokumenter, lager saksmapper og holder orden på virksomhetens dokumentflyt. Når jeg svarte dette ble ikke akkurat mottakeren kjempe imponert, og samtalen omkring hva jeg jobber med ble fort avsluttet. En gang jeg husker spesielt var når jeg hadde fått en jobb – og var selvsagt meget fornøyd med å ha fått denne jobben. Så var det en dag jeg skulle møte kjæresten min fordi vi skulle kjøre sammen hjem. Når jeg møtte han stod han sammen med en han studerte med, og selvsagt hilste jeg på ham. Snart spurte han hvor jeg hadde vært siden jeg dukket opp der. Og da svarte jeg at jeg jobbet ved Høgskolen i Østfold, altså samme plass hvor han og kjæresten min studerte på den tiden.

Hva jobber du med her da? – ville han vite.

Jeg hadde ikke jobbet så lenge der enda, og uforberedt på spørsmålet sa jeg enkelt at jeg jobbet ved arkivet som arkivar, registrering i ePhorte samt opplæring i form av å holde kurs. Lenger kom jeg ikke før han utbryter: ”Åh, det hørtes kjedelig ut! Hvordan orker du det?”

Jeg har mange ganger ledd og gjør det fortsatt når jeg tenker på denne episoden. Den gjenspeiler jo helt klart hvordan den vanlige mann i gata tenker om oss arkivarer. De fleste ser for seg at vi som jobber med arkiv er grå og kjedelige, har rutinepregete arbeidsoppgaver som først og fremst består av å stikke hodet ned i en arkivskuff på leting etter dokumenter som uansett ikke er særlig viktige å ta vare på. Jeg ser jo at når jeg svarer enkelt på spørsmål om hva mitt yrke er, flakker blikket til den jeg snakker med rundt om i rommet, og de fleste spør ikke oppfølgingsspørsmål, når det uansett virker så grått og kjedelig.

Men sånn er det jo ikke!

I dag har jeg lært meg å presentere det jeg driver og brenner for på en helt annen måte. Etter 10 trofaste år med arkivarbeid kan jeg nå se tilbake på veldig mange gode erfaringer som hele tiden har gjort at jeg har beholdt interessen for faget og yrket. I dag sier jeg gjerne at det jeg gjør er å ta vare på deler av Norges historien. I alle år har vi mennesker vært opptatt av å dokumentere, bevise og ha skriftlig at ting er vedtatt og opplest. Vi har lover og forskrifter som konkret pålegger den offentlige forvaltning og til en hver tid gi den vanlige mann i gata mulighet til å gjøre seg kjent med hva vi bruker skattebetalernes penger til. Arkivet passer på at alle henvendelser som kommer og som skal gis svar på havner i hendene på den beste saksbehandleren virksomheten har. En god arkivar har spisskompetanse på hva virksomheten har som oppgaver å forvalte, og etter hvert er det faktisk arkivaren som blir den som kjenner litt til det alle gjør. Sånn har jeg utøvet mitt yrke. Jeg har ikke slurvet med journalføringen, jeg har brukt tid på sakene jeg har registrert slik at det blir kvalitet på det jeg har gjort, og på den måten blir saksbehandlerne svært fornøyd med å ha et arkiv. Jeg etterstreber å være à jour slik at ikke mapper og dokumenter blir liggende på vent, og kanskje blir vanskelig å finne tilbake til. Det er en fryd å kunne hente fram dokumenter på forespørsel fra saksbehandlerne på rekordtid, fordi det er kvalitet på registreringene som er gjort. Den offentlige journal bør til en hver tid være lesbar og forståelig. Der skal det komme fram hva dokumentet handler om, og dersom innholdet ikke er sensitivt skal også avsender og mottaker være synlig. Hvem som er satt på som saksbehandler kan også være synlig og gir mann i gata mulighet til å vite hvem i virksomheten som har fått akkurat hans/hennes brev. Uten et arkiv ville en virksomhet hatt vanskeligheter med å holde styr på dokumentflyten – arkivets oppgave er å hele tiden sørge for at de dokumenter som krever saksbehandling blir besvart, og dersom en sak blir stående ubesvart kan og mener jeg at den gode arkivar skal sende ut en restanseliste jevnlig slik at saksbehandleren blir minnet på at alle brev skal besvares, og at svaret skal arkiveres i arkivsystemet.

På den måten følger vi arkivlovens

§ 2-6. Journalføring og anna registrering

Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. § 1-1 til § 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg.

For en fantastisk lovtekst! I tillegg har vi offentleglova og forvaltningsloven som regulerer og stiller krav til offentliggjøring og når dokumentene må besvares.

Hurra for oss arkivarer – og en god arkivar har all grunn til å være stolt av yrket sitt.

Det er i alle fall jeg!

Fjernarkivet NAV Østfold – tanker om fortiden – til ettertanke

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

Jobben med å ordne arkivene går for tiden som den skal, intet større å berette i dag. Derfor kan jeg jo fortelle litt om det vi til nå har funnet i arkivene og som vi i syns er interessant og tankevekkende.



En protokoll fra "gamle dager"



Det eldste materialet vårt stammer helt tilbake til begynnelsen av 1900 tallet og måten å føre journaler, møteprotokoller og kassabøker på fortonet seg en god del annerledes enn i dag. En protokoll man kjøpte i for eksempel 1910 ble brukt så lenge som i 20-25 år framover i tid. Sirlig, med en snirklete, (ofte) uforståelig skrift, ble hvert møte protokollert side inn og side ut. Det å skrive feil måtte ha vært krise, så denne jobben var nok noe som krevde nøysomhet og tid. Det var ikke bare kladde noe ned på en skjerm og trykke back-space hvis noe måtte rettes opp! Det som er imponerende er at det er ikke mange steder i slike protokoller man ser at det er skrevet feil. Tro hvor lang tid man brukte på å skrive et møtereferat? Den gangen fantes ikke kopimaskiner eller e-post. Tro hvordan de ordnet seg i forhold til å spre informasjon? Det måtte nok en god del møtevirksomhet til, som vi ikke har i like stor grad i dag.

Hva hvis en hadde gått tilbake til fortiden – hentet en kontorfunksjonær fra den tiden – ”kastet” han/hun inn i dagens datasystemer, kopimaskiner og mobiltelefoner med flere elektroniske duppeditt-løsninger – det hadde vært interessant å se hva denne personen hadde hatt å si til hvordan verden har forandret seg, på relativt få år! For det er en formidabel forandring som er skjedd. Det er som om verden har gått videre med gigantskritt. For et 1900-talls menneske ville det kanskje blitt umulig å sette seg inn i dagens løsninger! De som levde og jobbet den gangen, tenkte mest sannsynlig at de var langt framme i forhold til det århundrets utvikling. Det måtte være vanskelig for et ”moderne” 1900 talls menneske å tenke seg til at man bare 70 år senere hadde endret måten å arbeide på så drastisk.

I dag skjer det meste vi produserer på skjerm og i fagsystemer. Og bevaring av informasjonen er fortsatt like viktig for ettertiden, så løsningene vi velger må være gjennomtenkt. Dette er riksarkivarens ansvarsområde, slik at vi kan være glade for at det legges føringer for bevaring av elektroniske saksdokumenter fra sentralt hold, som vi ute i Norges offentlige forvaltning er pålagt å følge Det vi ser på som supermoderne i dag, kan for alt vi vet, virke gammeldags og tungvindt i 2050? Hvilke elektroniske løsninger har vi da? Og vil framtidens arkivarer ha noen sjanse til å lese det vi i dag lagrer elektronisk i framtidens dataverden? Svaret er forhåpentligvis ja – papiret er jo erstattet med godkjente elektroniske arkivformater. Likevel, det gjenstår jo å se, for de som kommer etter oss må få sjansen til å forstå og bruke de dataene vi lagrer, for vi ser jo at etterspørselen etter forvaltningens dokumentasjon/histore er til stede!

Fjernarkivet NAV Østfold – en spennende dag på jobben



Årsveikart



Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

I dag har jeg lyst å fortelle om en dag i februar når vi her på fjernarkivet nådde en milepæl i en større plan for hvordan heve kompetansen i NAV Østfold. En del av jobben til undertegnede, sammen med andre involverte, er å høyne kompetansen innen arkivdanning generelt, for de som i forbindelse med jobben er i kontakt med saksmapper og personmapper. Det blir ganske mange av de i alt ca. 540 ansatte i NAV Østfold. Det sier seg selv at det hadde vært litt av en oppgave hvis jeg alene skulle gjort dette. Men det er jeg som har som 100 % stilling å sette i gang, og legge planer for hvordan vi skal få dette til – og det kan nevnes at jeg er den første arkivaren som noensinne er ansatt i trygde/aetat og NAV-historien. Snakk om å ha mot til å være alene i mitt fag, jeg har blitt god på å argumentere for hvorfor arkiv er superviktig og jeg tror de fleste har hørt meg sitere arkivloven nok ganger til at de nå vet meget godt at vi er pålagt å følge den!

Etter jul hadde vi seminar hvor virksomhetsplanen var tema og der satte vi opp et ”årsveikart” med konkrete delmål og aktiviteter for å komme nærmere målet som er å heve arkivkompetansen i fylket.

Et av tiltakene i denne forbindelsen har vært å få hver enhet til å utnevne en arkivkontaktperson slik at jeg har en fast jeg kan sende informasjon til i forhold til nye rutiner og instrukser. Et annet delmål var å innkalle hele forsamlingen og alle de som ville (vi kan ikke spre det gode arkivbudskap til mange nok, kan vi vel?) til å delta på et halv dags ”minikurs/samling” med arkivrutiner som tema. I alt ble vi nærmere 30 stk.



Kursdeltakere



Ute på enhetene har personmappene sitt tilholdssted – de nyere personmappene vel og merke. Og en dag skal de avleveres til oss i fjernarkivet. Denne gangen skal mappene komme i et – la og si – mer ordnet format – enn det vi opplever å få inn fra tidligere trygd, aetat og sosial. Derfor har vi laget instrukser for hvordan vi vil at de nå skal arkivere personmappene – og hvordan de skal klargjøre mappene til avlevering til fjernarkivet. Vi overlater ingenting til tilfeldighetene fra nå av.

NAV er på full fart over til elektroniske personmapper, slik at papirpersonmappene som i dag eksisterer stammer fra tidligere trygd, aetat, sosial og de første årene av NAV. NAV Østfold var pilot i å innføre elektronisk dokumenthåndtering i Norge, og i litt over ett år har vi gått over fra å ha alt på papir til å ha alt i elektronisk form. Unntatt de utgående dokumentene som tilhører personmappene – de er ikke lagret i et godkjent arkivformat i fagsystemet pr. skrivende stund, og skanning har ikke blitt en løsning som er besluttet som god nok. Derfor har vi fortsatt saksdokumenter i både papir og elektronisk form. Innføringen har vært vellykket og saksbehandlerne har i dag en mye enklere jobb i forhold til å ha den fulle oversikten over en persons historikk i forbindelse med kontakt med NAV. Likevel, papirmølla er ikke helt borte før enda noen tiår, slik at fram til det vil fjernarkivet ta i mot papirmappene – til den dagen (mulig det blir 2040, men det er vanskelig å spå) det ikke lenger finnes noen papirmapper som er aktive igjen.



Å spre arkivkunnskap er moro



På ”minikurset” var det dette som var fokuset, og undertegnede, sjefen min og medarbeidere her på fjernarkivet fikk flere spørsmål fra salen. Det ble en lærerik dag for både de frammøtte og for oss som arrangerte – vil jeg tro. Stemningen var god og alle fikk omvisning i fjernarkivet før vi avsluttet en spennende dag. For meg var det i alle fall veldig moro, det å spre arkivkunnskap til flest mulig er jeg veldig opptatt av – for hva hadde verden vært uten arkivene våre? Historieløst? Jeg personlig tenker at forvaltningenes arkiver hjelper oss fram og ikke minst videre til en bedre og mer kreativ verden – sammen med internett naturligvis – som dere som nå leser bloggen har vært så flinke å finne fram til J

Fjernarkivet NAV Østfold – systemkrasj

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

Nå har jeg skrevet 2 blogger om hvordan vi i fjernarkivet arbeider og setter i stand de eldre, utgåtte arkivene. Vi skal i alt ta inn 18 kommuners tidligere trygde-, aetat- og sosialarkiver og jobben rundt det går som regel sin vante gang. I tillegg til Rakkestadarkivet, har vi fått inn litt fra tidligere Sarpsborg trygdekontor, vi har tatt inn Moss trygdekontor og Rygge trygdekontor. Her i Østfold har vi 4 store kommuner. Fredrikstad, Moss, Sarpsborg og Halden. Mossearkivet utgjorde til sammen 333 hyllemeter og vi brukte et halvt år på å få det i stand. Rygge blir nærmere 100 hyllemeter og vi holder på å registrere de siste meterne nå. Halden er neste på lista og vi forventer 380 hyllemeter derfra. Etter det har vi ”bare” 13 kommuner igjen.



Til registrering og katalogisering av disse papirmengdene bruker vi som nevnt Asta, et arkivsystem utarbeidet spesielt for registrering av eldre arkiver. Det tok vi i bruk i april 2010 og det har gått bra. Systemet er lagt opp med en server-pc og to jobbe-pcèr. Serverpcèn tar back-up hver morgen kl. 06.00 automatisk. Det har vi tenkt ikke er helt tilfredsstillende i forhold til sikkerhet, men tid er ikke det vi har nok av, slik at det har blitt med snakk - og ingen handling i forhold til å forbedre back-up rutinen. Det skulle vi komme til å angre på.  



Det hopet seg opp med uregistrerte
bokser - her er bare et lite utvalg



Torsdag 23. februar skulle vi sette i gang Asta på vanlig måte – men den gang ei! Istedenfor at det vanlige ”logg-inn” skjermbildet tok oss videre til registreringsbildet, bare hang skjermbildet i ”logg inn” modus. Hva skjer her, tenkte vi! Alt vi prøvde på nyttet ikke. Slå av og på alle maskiner flerfoldige ganger, sjekket at ledninger var koblet  i riktig, ringte it-hjelpa i Oslo og alle som vi visste kunne it her på fylket – men skrekk og gru – ingenting hjalp. Dette systemet er vi de eneste i hele ”NAV-Norge” som bruker (så vidt jeg kjenner til) – så vi står ganske alene hvis problemene kommer. Neste var å kontakte Asta support, nærmere bestemt han som hadde satt opp dette for oss for snart ett år siden. Han kunne ikke tro at det var Asta som var feilen, det måtte være hardwaren. Etter enda en runde med hjelp fra lokale it-helter måtte vi bare hanke inn Asta-konsulenten som forhåpentligvis kunne hjelpe oss.

Du kan tro vi hadde mange tanker rundt denne krasjen! Ikke hadde vi gode nok back-up rutiner, og når vi begynt å tenke på hvor mye informasjon Asta etter hvert inneholder – og muligheten for at noe kunne være borte – ja da var det ikke godt å være oss! Temperaturen i diskusjonene var innimellom høy, og vi damer er jo kjent for å krisemaksimere – så de dagene systemet var ”nede” - i alt 6 dager - gikk vi ikke rundt og var kjempehøy i hatten.



Etter 6 dagers fravær var det godt
å se skjermbildet til  Asta igjen.

Endelig den 3. mars kunne Asta-konsulenten komme fra Oslo. Spenningen var stor og nesten til å ta og føle på. Han gikk inn i systemet og så på prosesser og hvordan filene så ut, jeg er ikke noen it-ekspert – men jammen skulle jeg ønske at jeg var det. Arkiv i dag handler mye om it og det hadde vært en stor fordel å kunne om systemoppsett og filstruktur m.m. Etter ca. 90 minutter (dyre konsulentgebyr minutter) var problemet løst. Noen  filer var blitt mer enn halvert i størrelse, mye mulig pga et strømbrudd? Det er mye bygging i huset og  arbeiderne kan ha tatt strømmen en periode på kveldstid? Nå hadde vi lært, spenningsvern ble kjøpt inn og installert, og vi har fått en minne-pinne slik at vi daglig tar en ekstra back-up på den. I tillegg skal vi ha en ekstern harddisk.

Nå tar vi ingen sjanser mer.

Og hadde vi mistet noe? En serie med 60-70 registrerte bokser var borte. Og heldigvis bare det. Det kunne jo ha vært så mye verre.

Lettet pustet vi ut, og vi hadde lært noe viktig. Ikke ”kims” av back-up rutiner bare fordi det stort sett går bra. Ha gode rutiner fra dag en, så unngår du forhåpentligvis lignende tilfeller som det vi opplevde – selv om det gikk bra – til tross!

  

Fjernarkivet NAV Østfold – Rakkestad trygdekontor/Degernes kretssykekasse

Slik ble arkivet oppbevart før det ble tatt hånd om av fjernarkivet

  
Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold


Som jeg sa i forrige blogg skal jeg nå fortelle om den første avleveringen av eldre arkiver vi fikk inn til vårt fjernarkiv. Rakkestad er en mindre, indre kommune med ca. 7400 innbyggere. Grunnen til at de stod første på lista over  arkiver vi skulle hente inn, var at deres leiekontrakt på lokalet hvor arkivene stod, snart gikk ut. Vi var fornøyd med å få begynne med et såpass lite arkiv. På forhånd hadde de regnet ut at vi kom til å motta ca. 112 hyllemeter med arkiver så langt tilbake som til 1917 og fram til 2007. Det var bare å brette opp ermene.

Blide medarbeidere - trenger ikke løfte
vekter etter arbeidstid.

For å komme til rommet arkivene var plassert i måtte vi ned en kronglete og smal, bratt trapp og vi måtte passere en smal gang. Forfatningen av rommet var langt fra tilpasset oppbevaring av verdifulle arkivdokumenter. Vi måtte kle oss i kjeledresser og ha på hansker, for bokser, protokoller, esker og diverse hadde et solid lag med støv og skitt. Vi satte i gang med å prøve å få en oversikt over materialet. Det bestod av en god del eldre protokoller fra riktig gamle dager, og masse personkort som viste sykdomsforløp og utbetaling av sykepenger til arbeidsgivere, utgåtte personmapper og noe administrativt arkiv. Så godt vi klarte prøvde vi å samle serier sammen, slik at vi kunne få noenlunde system når det skulle ordnes bedre i fjernarkivet. Det ble mye bæring av flytteesker. I og med at det ikke fantes noen heis, måtte rå muskelkraft til.  Den dagen, og  den neste, ble det derfor gått opp og ned trapper bærende med tunge esker (papir veier mye), og satt inn i  lastebilen. Jeg og de to andre som var med trengte ikke å løfte vekter etter arbeidstid – for å si det sånn.

Når materialet videre ble båret/trillet inn i fjernarkivet var det å ta fatt på litt mer omfattende ordning. Vi har valgt å ordne det etter betegnelsen ”delvis ordnet”. Systemene som ble brukt i forhold til arkivering har ikke vært gjort etter helt faste rutiner, så man kunne fort se når mennesker hadde sluttet og begynt i stillingene sine. Når noen hadde begynt ble systemene gjerne endret på. I tillegg har nok mange likt å være sine egne ”arkivarer” det vil si laget sine private ”arkiver” på kontorene, og når hyllene ble fulle har permer/bokser blitt plassert ned i bortsettingsarkivet, uten å blitt merket slik vi skulle ønske.



Arkivdokumentene har vært gjennom litt av hvert.

Trygdekontorenes arkiver, som mest består av personmapper, og hvor lenge vi skal ta vare på papirene, blir styrt av kassasjonsbestemmelser spesielt utarbeidet for oss. Riksarkivaren har vært med i arbeidet med bestemmelsene. Der har de forskjellige seriene fått enten 10 års oppbevaringstid, 25 års oppbevaringstid, eller for alltid. I 25-års serier må vi ta ut mapper på personer med fødselsdato den 1. og 11. hver måned og alle personer som har fødselsår som ender på tallet 0. Det blir egne serier av disse. Til å holde styr på hva vi etter hvert har i arkivhyllene har vi kjøpt inn arkivsystemet Asta. Asta er et program spesielt utviklet for å systematisere og katalogisere eldre arkivmateriale. Dette er midt i blinken for oss. Så mye som vi har å holde styr på, kunne vi nesten ikke klart oss uten. Asta gir oss muligheten til å hele tiden ha oversikt over alle bokser og serier vi har registrert – og ikke minst hvor de står plassert, helt nøyaktig.

Vi brukte tiden fram til sommerferien med å ordne og registrere Rakkestad arkivet. Det ble litt mindre enn de hadde forespeilet oss. Til sammen ble det 62 hyllemeter. Det ble også mye læring, ingen av oss hadde praktisert denne måten å jobbe på tidligere, bare i teorien. Slik at dette ble vårt ”prøveprosjekt” – i dag ser vi at vi har endret mye av tankegangen i forhold til hvordan vi setter det opp i Asta, og det er jo det vi syns er spennende. Vi er med fra starten av, vi er med på å utvikle rutiner og syns vi blir bedre og bedre for hver dag som går.

Når arkivet var på plass kunne vi ikke akkurat skjule hvor stolte vi var! Derfor innførte vi feiring. Det vil si at vi for hvert arkiv vi har ordnet, påkoster oss kake og kaffe – fordi det syns vi at vi fortjener. Alle som har vært innom fjernarkivet er så imponert over hva vi har fått til - og det er jammen vi også, for det er vel lov å være litt stolt?



Arkivene har fått nye bokser og trives mye bedre i fjernarkivet.



 

  

  

Fjernarkivet NAV Østfold

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

I en måned skal jeg få den ære av å blogge her inne på arkivbloggen – noe jeg har sett fram til og gledet meg til. Jeg har tenkt å skrive om vårt ”liv” her på jobben, og forhåpentligvis gi dere leserne noen hyggelige lesestunder, som dere gjerne må kommentere og gi tilbakemeldinger på. For å gjøre dere leserne litt kjent med hvem vi er, skal jeg gi dere litt historikk og gå tilbake i tid i de første bloggene jeg legger ut.  

Vi holder til i Østfold, nærmere bestemt Sarpsborg og vi er 4 personer knyttet til arkivet. To av oss jobber i 100 % stilling og 2 av oss har deltidsstillinger. Hva er det for slags arkiv vi jobber i?

NAV er jo en forholdsvis ung offentlig forvaltning, og i 2006 så det første NAV kontoret dagens lys. For Østfold sin del kom det siste kontoret på plass i 2009. Dette var en så stor begivenhet for oss at vi måtte feire med en gedigen fest 15.01.2010. Endelig kunne NAV Østfold, etter mye jobb og lange arbeidsdager markere at 18 NAV-kontor, 1 forvaltning og en ressursenhet bestående av arbeidslivssenter, arbeidsrådgivningskontor og rådgivende leger i tillegg til fylkesleddkontoret endelig var på plass. Det ble litt av en dag! 850 mennesker fikk le, gråte og bli begeistret.

Av underholdere kan jeg nevne konferansier Terje Sporsem som koordinerte det hele med sjarm og humor. Foredragene hadde en fin kombinasjon av det absurd morsomme til det emosjonelt rørende. Det gikk fra latter hvor Linda Sønsteby fra Lucky Næroset - bygda som skapte gull av gråstein –  fokuserte på å tenke utradisjonelt, til latterbrøl da den elleville ”franskmannen Dr. Thierry Dupont” entret scenen med sine frekke og freidige karakteristikker av Ola Nordmann. Det fortsatte med måpende beundring og noen tårer, som man til slutt ga opp å skjule, da Mikael Andersson, født uten armer og bein, fortalte sin sterke historie.

Jeg hadde jobbet i NAV i 15 dager når denne festen ble arrangert, så dere kan tro jeg fikk et godt inntrykk av mitt nye arbeidssted.

Den 15. mai åpnet vi dørene inn til vårt flotte fjernarkiv. Da hadde jeg siden januar jobbet intens med å få i stand lokalet og fått på plass arkivreoler som skal gi plass til 4000 hyllemeter med papir – nærmere bestemt arkiver dannet i den tiden det fortsatt var gammel ordning med trygdekontor, Aetat og sosialkontor. I kjellere rundt om kring i fylket var det stappfullt med virkelig eldre og utgåtte arkiver som måtte bli tatt hånd om på en ordentlig måte. Og det var slik jeg ble engasjert i NAV, jeg skulle få ansvar for, sammen med de andre her på fjernarkivet, å få ordnet og systematisert disse mengdene med arkiver innen en 3 års periode.



Reolene måtte bygges og settes opp i det nye lokalet.



Det var strenge krav til arkivlokalet og Riksarkivarens ”Krav til arkivlokaler” fra 2007 ble nøye studert. I tillegg sier vår kjære arkivlov også en del om krav til spesialrom for arkiv. Å oppbevare arkiver over lang tid, langtidsbevaring, krever spesialrom for arkiv. Det lokalet som vi hadde sett ut til dette hadde tidligere vært en garasje under et stort forretningsbygg. Likevel, etter måneders forhandlinger og fram og tilbake med byggherren og de som utførte byggearbeidene ble lokalet åpnet, men enda gjenstår noen småting for at vi kan kalle det spesialrom for arkiv. En ting er likevel sikkert, papirene blir tatt vare på mye bedre enn
der de kom fra.                                                                                                                

Det første arkivet vi skulle hente inn var Rakkestad trygdekontor eller tidligere Degernes kretssykekasse sine eldre arkiver så langt tilbake som 1917. Og det skal dere få høre mer om i neste blogg.