Tilsynsbesøk av Riksarkivet

av Mona Støve, Mattilsynet

I august i fjor mottok vi en dag et brev fra Riksarkivet med følgende tittel: ”Varsel om tilsyn med elektronisk arkiv”. Vår første tanke var at dette hørtes spennende ut, kanskje litt skremmende, men ikke minst ble vi NYSGJERRIGE!! Hva ville dette innebære? Vi visste vel øyeblikkelig at vi hadde et par småsvin på skogen, men samtidig så vi det som positivt at noen utenfra skulle komme og gi oss tilbakemeldinger og påpeke eventuelle feil og mangler. En mulighet til å oppklare enkelte ting, rett og slett! Få hjelp til det vi måtte lure på, og ikke minst, som et resultat av dette, komme i gang med de prosjektene som kanskje ikke har blitt prioritert i en ellers hektisk hverdag. Ting som vi visste Riksarkivet ville pålegge oss at ble gjennomført.

Alle rutinedokumenter, relevante instrukser og en påbegynt arkivplan ble oversendt Riksarkivet i forkant for gjennomlesing. For vår egen del, så var vi som sagt nysgjerrige på hva dette møtet ville innebære, og for å få en liten pekepinn så fikk vi tak i tilsynsrapporter fra andre etater som hadde hatt besøk av Riksarkivet. På denne måten fikk vi et lite innblikk i hva vi kunne forvente.

Møtet ble holdt i november og det gikk VELDIG BRA! Fokusområdene var blant annet arkivplan, rutiner og instrukser, journalføring av organinterne dokumenter, bevaring og kassasjon og fagsystemer. Praten gikk lett, de hadde rett og slett ikke så mye å spørre om og vi fikk inntrykk av at vi hadde det aller meste i orden. Vi var jo allerede klar over et par ting som de ville pålegg oss. Representantene fra Riksarkivet ble meget imponerte da vi demonstrerte integrasjonen mellom Mattilsynets fagsystem for tilsyn (MATS) og sak/arkivsystemet ePhorte. De var rett og slett begeistret over å se saker og dokumenter som fløy inn i systemet og som ble avskrevet og avsluttet, uten å være berørt av menneskehender, verken fysisk eller elektronisk. Vi satt igjen med en god følelse på slutten av denne dagen!

Vi mottok en foreløpig tilsynsrapport etter 3 uker, og den endelige tilsynsrapporten med pålegg om utbedringer etter 2 måneder. Som forventet fikk vi pålegg om å utarbeide og ferdigstille arkivplanen. Vi har så vidt kommet i gang med å gjøre ferdig dette arbeidet som ble påbegynt for en tid tilbake. Alle på seksjonen bidrar til å få denne komplett. Vi var også klar over at vi kom til å få pålegg om å utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan, og er foreløpig pålagt å komme med en redegjørelse for hvordan arbeidet skal foregå inkludert en tidsplan. Dette arbeidet er vi også i gang med. Arbeidet med disse planene er spennende og lærerike prosjekter, som vi ser fram til å arbeide videre med og ikke minst komme i mål med.

Alt i alt var dette en lærerik erfaring og ikke minst et spark bak for Mattilsynet til å komme i gang med arkivplanen og bevarings- og kassasjonsplanen, som ikke har blitt prioritert før nå. Møtet med Riksarkivet var absolutt ikke skremmende. Man må huske på at de er der for å veilede og rettlede oss, slik at arbeidet vi utfører blir gjort ihht til gjeldende lovverk og instrukser!

Opplæring i en offentlig etat – en krevende øvelse

NB: Enhver likhet med virkelige personer og hendelser er tilfeldig og utilsiktet.

Av Grethe Oliv Hermann, Mattilsynet 

Opplæring er en krevende øvelse, uansett tema, omfang og metode. Spesielt med 1300 ”elever” fordelt på ca 70 ulike steder rundt omkring i Norge, et aldersspenn fra 20-65 år, og et utdanningsnivå og fagkrets som strekker seg over hele skalaen – fra fjord og jord til bord.

Noen ønsker ikke tilrettelagt opplæring, men vil prøve (og evt. feile), på egenhånd. Andre synes det er fint med en bruksanvisning, en kollega å spørre om hjelp, eller noen å ringe hvis man står fast, og noen foretrekker e-læring. Så er det en gruppe der opplæring er synonymt med å ”reise bort med overnatting på hotell”, der innholdet på kurset i noen tilfeller virker å være det minst vesentlige. (Man kan jo alltids bruke metoden ”prøve og feile” eller ”spør en kollega” når man kommer hjem). Man har de som omtaler seg som ”for gamle til å lære noe nytt”, og noen få som slett ikke vil lære noe nytt. (Men det er fint hvis de andre lærer dette, så har jeg noen å spørre senere). Det sier seg selv at opplæringslovens § 1-3 om at opplæringen skal være tilpasset den enkelte elevs evner og forutsetninger kan bli vanskelig å tilfredsstille…

Man kan ikke tvinge noen til å lære, men like fullt må det vanligvis etableres ett tilbud om opplæring, som på best mulig måte skal favne de ”elevene” man finner i herværende norske statlige etat. Selvfølgelig skal dette helst ikke koste noe særlig, man skal bruke minimalt med tid på både utvikling og gjennomføring, og kompetanseoverføringen skal være maksimal i alle faser av arbeidet.  

I 2005 gjennomførte Mattilsynet saksbehandleropplæring i ePhorte, med e-læring og lokale veiledere som metode. E-læringen ble utviklet med ekstern pedagogisk og teknisk bistand, mens interne krefter tilførte det Mattilsyns-faglige innholdet. (Og med det nevnte spennet i fagområder er det neimen ikke enkelt å utforme innhold som alle 1500 kjenner seg igjen i). Opplæringen fungerte bra og ble godt mottatt i etaten, og e-læringsprogrammet er senere brukt ved nyansettelser.

I 2010 planla Mattilsynet oppgradering av ePhorte. I samme slengen skulle det gjennomføres skarpt periodeskille i arkivet, innsynsmodul skulle tas i bruk og vi skulle starte leveransen til OEP.  Med overgang fra steinalderversjon til siste tilgjengelige versjon av ePhorte, ble det igjen bruk for opplæring av våre 1300 saksbehandlere. Selvfølgelig uten bruk av for mye tid og penger. Alle hadde tross alt brukt systemet i flere år, så det burde ikke være så stort behov for opplæring…

Denne gang ble det bestemt å gjennomføre opplæringen som webkonferanse, ved hjelp av verktøyet WebEx. Metoden går ut på å gjennomføre et online ”møte” mellom et antall enheter, der man kan overføre enveis eller toveis lyd, bilde og/eller skjermbilder, evt. med chat i tillegg. Kursleder sitter ved egen pc med mikrofon og evt kamera, og ”tegner og forklarer” som på et vanlig kurs. Kursdeltagerne logger seg på fra egen pc, gjerne i et fellesrom, og følger opplæringen.

Med utgangspunkt i det som var nytt i ePhorte og endringer i interne retningslinjer, utarbeidet vi et manus for webkonferansen. Det ble lagt ned mange timer på finpuss av innhold, og øving på ”replikker” og tastetrykk, slik at innholdet skulle sitte godt når vi gikk online. Det ble testet og planlagt og informert om alle mulige og umulige scenarioer over hele landet. Vi var svært motiverte og godt forberedt, overbevist om at dette var en egnet metode for opplæring som ville bli godt mottatt over det ganske land, og spenningen steg til uante høyder fram mot ”D-dag” for opplæringen.

Om denne metoden oppfylte forventningene? Det gjenstår og se for Mattilsynets vedkommende. På ”D-dag” skjedde alt som ikke skulle kunne skje, teknisk sett, og hele opplæringen måtte avbrytes. Etter hvert ble også selve oppgraderingen utsatt på ubestemt tid pga. andre tekniske utfordringer. Men det jobbes stadig med saken, og Mattilsynet kommer sterkere tilbake!

Oppgradering av ePhorte og periodeskille i arkivbasen

av Mette Aas, Mattilsynet

Høsten 2009 ble det endelig besluttet at Mattilsynets arkivsystem ePhorte skal oppgraderes, og at det skal foretas et periodeskille i arkivbasen. Det ble opprettet et eget prosjekt som har i oppgave å gjennomføre dette arbeidet. I januar 2010 ble første møte i prosjektgruppen avholdt. Prosjektgruppen består av en prosjektleder (innleid ressurs), en person fra IKT samt fem av oss på Seksjon for Dokumentasjon. Alle i seksjonen er delaktig i prosjektet, selv om ikke alle sitter i prosjektgruppa. Prosjektet er delt inn i to delleveranser. Første delleveranse er oppgradering av ePhorte, andre delleveranse er periodeskille av arkivdelene.

Mattilsynets steinalderversjon av ePhorte har en spesialtilpasning som har skapt fordeler og utfordringer for oss. Saksbehandlere og arkivarer ser derfor frem mot en ny verden med standard hyllevare med ny funksjonalitet og et bedre brukergrensesnitt. En av grunnene til at prosjektet er delt i to faser er for å kunne utnytte den nye funksjonaliteten ved rydding i journalen frem mot periodeskille. Dette vil være veldig arbeidsbesparende for saksbehandlerne.

Vi startet prosjektet med friskt mot for produksjonssetting av første delleveranse. Kartlegging av arkivbestanden og aktiviteter knyttet til en oppgradering og et periodeskille ble iverksatt. Aktivitetslisten ble lang, arbeidsoppgavene spennende og mange. Prosjektet har til nå brukt mye tid til testing av ny versjon av ePhorte samt integrasjonen mot fagsystemet MATS (Mattilsynets Tilsynssystem), gjennomgang og endringer av interne rutiner, opplæring til saksbehandlere og kvalitetssikring av filformater. Det er ikke alle filformater vår PDF- konverter konverterer til godkjent arkivformat, og disse filformatene har vi hatt manuell konverteringsjobb på. Vår erfaring er at det lønner seg å ta den manuelle konverteringsjobben fortløpende, og ikke ta i bruk skippertaksmetoden. Dette har vi fått gode rutiner på nå. Arbeidet med opprydding i journal og registre er også påbegynt.

Underveis i prosjektet har tidspunkt for produksjonssetting av første delleveranse i prosjektet blitt utsatt Våren 2010 ble endret til høsten 2010. Vi jobbet lenge mot september 2010. Helger ble avsatt og testing pågikk hele tiden. Under en av de siste testene før planlagt produksjonssetting september 2010 ble det besluttet å utsette produksjonssettingen av første delleveranse. Integrasjonen med fagsystemet MATS viste seg å gi flere tekniske utfordringer enn vi hadde forutsett. I tillegg ble vi anbefalt å oppgradere annen infrastruktur som Office, Windows og Oracle i sammenheng med oppgradering av ePhorte.

I skrivende stund er det ikke fastsatt nytt tidspunkt for første delleveranse for oppgradering av ePhorte. Det er besluttet at vi skal oppgradere Office, Windows og Oracle samtidig med oppgraderingen av ePhorte. Vi er fortsatt optimister. Oppgradering og periodeskille i databasen blir det. Vi gleder oss.

Referansebesøk

av Mona Støve, Mattilsynet

Siden Mattilsynet ble til i 2004 har vi på Seksjon dokumentasjon hatt mange referansebesøk fra andre etater og virksomheter, som ønsker å høre mer om blant annet sentralisert postmottak og arkiv. Dette er spennende og ikke minst er det gøy hvis vi kan bidra til å inspirere andre! Noen har til og med vært her to ganger! Vi har blant annet hatt besøk av Vegvesenet, Jernbaneverket, Forbrukerrådet, Agder Energi, Arbeidstilsynet, NAV og Fisk- og Kystdepartementet. Til nå har henvendelsene kun kommet fra norske etater og virksomheter…

… helt til en dag for ikke så veldig lenge siden, da vi mottok en e-post helt fra Japan! Fra Mitsubishi Research Institute. De ønsket å komme til oss på besøk. De hadde selv bestemt datoen. De skulle komme to uker senere! Vi trodde først dette måtte være en spøk, men skjønte fort da purringen kom allerede dagen etter at dette var alvor. Jammen ville de komme til oss. Til Brumunddal. Og ikke hadde de få spørsmål heller! Et dokument på 28 sider fylt til randen med ting de lurte på, lå vedlagt e-posten. De ønsket i hovedsak å høre mer om elektroniske arkivsystemer, i tillegg ville de se på vårt ”operation room”.

Etter mye om og men kom vi fram til at spørsmålene de hadde var mer rettet mot departementene og Riksarkivet. Før vi rakk og svare at de kanskje burde henvende seg ett nivå opp, så ringte de jammen! For å oppsummere litt; vi mottok en e-post, dagen etter fikk vi purringen og dagen etter der igjen ringte de. De skulle komme og intervjue oss, uansett om vi hadde svar på alle 28 sider med spørsmål eller ikke! Det hjalp rett og slett ikke hva vi sa! Om de i de hele tatt visste hvor Brumunddal var, eller i de hele tatt Norge, kan man undres på, da de spurte om det var langt fra Helsinki til arkivtjenesten i Brumunddal! Vi ble jo litt paffe! For et hastverk! Og i situasjonens hete sa vi ja til at de kunne komme.

Men, og kanskje heldigvis for både dem og oss, så summet de seg nok litt der borte i Japan, for dagen etter fikk vi tilbakemelding om at de ikke kom allikevel. Samtidig hadde det vært gøy dersom de kom, helt fra Japan. For å se hvordan vi arbeider her - i Brumunddal.

Fortid og nåtid

Av Elin Furuseth                                                       

Det kan kanskje oppfattes som om dette skal handle om arkivhistorien fra100 vis av år tilbake og frem til i dag, men i vårt tilfelle og i akkurat denne bloggen er spennet mellom fortid og nåtid ganske kort.

Et markant skille mellom fortid og nåtid kom vel for oss egentlig i 2007. Det var da Mattilsynet var ”på lufta” med sitt nyutviklede verktøy for arbeidsflyt og beslutningsstøtte for sin tilsynsvirksomhet – MATS, som igjen er integrert med vår arkivsystem ePhorte. Et 20 – 30 talls tidligere fagsystemer ble nå erstattet av et verktøy. Med dette kom også MATS Skjematjenester, en selvbetjeningstjeneste for aktører innen Mattilsynet forvaltningsområde.

Tilgangen til Skjematjenesten skjer via Altinn, som så mye annet i disse dager, og gjør det mulig for personer og virksomheter å blant annet søke og rapportere til Mattilsynet uten innblanding av postgang eller e-post. Dvs. at fra virksomhet/person taster inn sin informasjon i Altinn, til Mattilsynet har saken i sitt system, har det kun gått få sekunder og har knapt blitt berørt av menneskehender.

Fra 2007 til i dag har mulighetene i MATS og Skjematjenesten økt i antall, og veldig mange har blitt berørt av utviklingen!

Brukere på begge sider har vel mistet noen hårdotter underveis, ikke alt i elektronikkens verden er enkelt når det er nytt og man ikke kjenner til funksjonalitetenJ, men det er ikke det som er fokus her!

        

Dokumenter som tidligere gjerne kom i papirform eller på e-post til Seksjon dokumentasjon for registrering, flyter nå stille gjennom luften og/eller ledninger og legger seg i arkivsystemet av seg selv. Det er klart at denne effektiviseringen har hatt konsekvenser for oss på arkivet. Vi har hatt en dalende kurve i arbeidsmenge når det gjelder det ”tradisjonelle” registreringsarbeidet, og det har ført til at seksjonen måtte reduseres i antall hoder.

Vi påstår ikke at denne utviklingen er enestående for Mattilsynet, det er mer en erkjennelse av at vi er intet unntak! Teknologien gir og tar!

Våre oppgaver synes nå å gå i retning av mer kvalitetssikring, utvikling, informasjon og brukerstøtte. Arkivbasen skal ”overvåkes”, nye rutiner skal lages, og gamle skal oppdateres, saksbehandlere skal informeres og støttes. Ikke minst må vi holde oss oppdatert på system og ny teknologi.

Arbeidsledig blir vi nok ikke med det første, til tross for ny teknologi, for det finnes faktisk en del mennesker som fremdeles synes det er tryggest å sende et håndskrevet brev eller et skjema som er utfylt for hånd, eller en god ”gammeldags” e-post! Og til og med gule lapper dukker opp i ny og ne som saksdokument! Slik sett lever både fortid og nåtid i beste velgående her hos oss.

Nå skal jeg lene meg tilbake i stolen og se på at saksnummer, journalopplysninger og dokumenter blir til av seg selv…  

En helt vanlig dag på jobben…

…ved seksjon dokumentasjon i administrasjonsavdelingen ved hovedkontoret i Mattilsynet…

Kjært barn har lange navn J

Av Grethe Oliv Hermann, Mattilsynet

Seksjonsleder Bente er som vanlig tidlig på plass, så lyset er tent og kaffen klar når resten av oss logger inn til klokka åtte. Som leder har hun ansvaret for den daglige driften ved seksjon dokumentasjon, med budsjett- og personalansvar. Som arkivleder og systemeier ePhorte deltar hun også i ulike fora, prosjekter osv. der det er viktig å ivareta hensynet til arkiv og dokumentbehandling. Den siste tida har forestående oppgradering av ePhorte og skarpt periodeskille i databasen vært spesielt aktuelle tema.

Randi har vært innom postkontoret og hentet to kasser med dagens post til Mattilsynet. Sammen med Grethe Oliv skal hun kontrollere, åpne, vurdere og klargjøre dokumenter for skanning. På en gjennomsnittlig dag mottar vi rundt 80 – 100 fysiske dokumenter til journalføring, på alt fra gule lapper til det fineste brevpapir. En del dokumenter videresendes direkte til kontorene. Det kan være en utfordring å vurdere og fordele eller videresende alt til riktig sted og nivå, når innholdet kan dreie seg om alt fra næringsmidler, reindrift, kosmetikk, hundeutstilling og oppdrettsanlegg, til husdyrhold, forskriftsendringer, arealplaner, internasjonale møter og vannverk. Det mest ”kuriøse” akkurat i dag var nok brevet fra Japanese ministry of Agriculture, forestry and fisheries – på japansk. Heldigvis har vi fått en oversatt versjon også.

I dag skal Grethe Oliv i utgangspunktet journalføre elektronisk post når den fysiske posten er klargjort, men hun har også ansvar for informasjon relatert til seksjonens oppgaver, internt i Mattilsynet. I dag skal hun publisere en artikkel om historiske arkiver på intranettet, oppdatere en jobbstøtte for bruk av ePhorte, og starte på et notat om bruk av interne dokumenter. Det blir også tid til å se litt på revisjon av prosessen Håndtere dokumenter i KIM – som er Mattilsynets kvalitetssystem. Seksjonen har ansvaret for forvaltning og vedlikehold av styrende dokumenter i KIM, relatert til arkiv og dokumentbehandling.

Når den fysiske posten er klar for journalføring, ringes det til postmøte. Her fordeles dagens oppgaver, det gis beskjeder og vi diskuterer evt. spesielle dokumenttyper eller saker som har dukket opp. I dag er det Ellen Anne og Mette som skal skanne og journalføre den fysiske posten, og de deler bunken søsterlig mellom seg. De kontrollerer om dokumentene hører til eksisterende saker, evt. oppretter de nye saker, og dokumentene påføres saksnummer. Deretter skannes de og importeres til riktig sak, journalføres og fordeles til enhetene. Seksjonen har et internt servicemål om å være ferdig med fysisk post fram til kl 13 hver dag, og de aller fleste dagene går det greit J

I dag er det Elin som skal overvåke og betjene det elektroniske postmottaket. Hit kommer all e-post sendt til postmottak@mattilsynet.no og faks sendt til 23 21 68 01. Hva og hvor mye som ligger i innboksen etter kvelden og natta er alltid spennende, men tema omtalt i media eller på http://www.mattilsynet.no/ er ofte en gjenganger. Fram til den fysiske posten er klargjort, journalfører de andre elektronisk post som er kommet inn etter arbeidstida slutt i går. På en vanlig dag kommer det 150-200 e-post med saksrelatert innhold eller arkivverdige saksdokumenter. I tillegg mottar vi daglig 50-100 henvendelser som i utgangspunktet ikke genererer en sak, men videresendes kontorene. I dag er det spesielt mange spørsmål om dvergbendelorm og mark i sukkererter! Det er også henvendelser om bl.a. rødøret skilpadde, innførsel av skjellsand, takhøyde for ponnier, kanin på ferie fra Litauen til Norge, best før-merking på rosiner, hygieneregelverk for restaurantkjøkken, import av kosmetikk, bekymringsmeldinger om dyrehold, og om det er farlig å spise blåbær fra Øst-Europa. Generelt opplever vi at nordmenn og norske virksomheter er opptatt av å følge de lover og regler som gjelder, at maten skal være trygg å spise, og at dyrene skal ha det bra. J

Mona skal journalføre elektronisk post i dag. I tillegg har hun ansvar for brukeradministrasjon, tilgangsstyring, arkivstruktur og administrativ inndeling i ePhorte. Mona betjener også det virtuelle biblioteket i Mattilsynet, hvor hun oppsporer og bestiller artikler, tidsskrifter og bøker fra inn og utland, som formidles til våre saksbehandlere. Alle ved seksjonen løser ulike brukerstøttesaker relatert til ePhorte, men når vi andre blir stående fast er det Mona som redder oss. J Hun er også seksjonens representant i utviklingsarbeidet for integrasjonen mellom ePhorte og fagsystemet MATS - Mattilsynets Tilsynssystem.

I dag er det tirsdag og de enkelte kontorene har frist fram til kokka 12 med å kontrollere og godkjenne forrige ukes offentlig journal for sin enhet. Når Mette er ferdig med fysisk post, tar hun fatt på klargjøringen av listene som skal publiseres på internett. Mattilsynet legger ut offentlig journal på http://www.mattilsynet.no/, og vi leverer til EPJ for publisering. Mette sier at dette er en tidkrevende prosess, og at hun ser fram til den dagen vi kan levere til OEP – Offentlig Elektronisk Postjournal. Basert på offentlig journal kan Mattilsynet få fra 1 til 60 innsynshenvendelser daglig, som journalføres her ved seksjonen, og videresendes til enhetene. Saksbehandling av innsynshenvendelser og utsendelse av dokumenter håndteres av den enkelte saksbehandler.

En del av den fysiske posten vi mottar daglig, består av alle fakturaer og andre betalingsdokumenter til Mattilsynet. Disse blir kontrollert og skannet her ved seksjonen, før filene overføres til Mattilsynets økonomiseksjon som holder til på Sortland. I dag er det Reidun som har denne oppgaven. På en vanlig dag er det 100-200 fakturaer og kanskje en purring eller tre. Det er mange tall og opplysninger som skal kontrolleres, så det gjelder å holde tunga rett i munnen. Når Reidun er ferdig med fakturaskanningen kontrollerer hun gårsdagens post, og plukker ut tegninger og kontrakter for langtidsoppbevaring. Siste oppdrag i dag blir å skanne en del store tegninger vi har fått fra en saksbehandler. Da bruker hun storformatskanneren, som kan håndtere dokumenter opp til ”størrelse laken”.

Mattilsynet er en offentlig etat, og skal ha Arkivplan, Bevarings- og kassasjonsplan og Arkivnøkkel. Det er Marit som har ansvaret for utarbeidelse og forvaltning av disse styrende dokumentene. I 2010 ble bevarings- og kassasjonsplan for tidligere SDT (Statens Dyrehelsetilsyn) godkjent av Riksarkivet. Det siste halvåret har Marit og Reidun derfor vært rundt i alle regionene og ved hovedkontoret, for å veilede og sette i gang arbeidet med rydding, ordning og avlevering av de historiske arkivene til SDT.

Mattilsynet utsteder en enorm mengde eksportdokumenter for fisk og fiskevarer fra Norge til bl.a. Russland. Denne eksporten har stor økonomisk verdi for Norge, og for å minske risikoen for forfalskning av eksportdokumenter, benyttes det spesialpapir med ulike sikkerhetstiltak innebygd. Sikkerheten i papiret er på linje med papirer fra Norges Bank… Seksjon dokumentasjon har ansvaret for forvaltning av dette spesialpapiret, og all håndtering skal utføres av to personer etter strenge instrukser og nøye loggføring. I dag er det Ellen Anne som skal pakke og ekspedere post. Randi tar en pause i journalføring av elektronisk post for å være med å pakke spesialpapiret som i dag skal sendes til DK Oslo og DK Vesterålen.

Når fysisk post er ferdig ca kl 13, har seksjonen vanligvis en times fagmøte. Dette brukes for eksempel til faglig oppdatering, virksomhetsplanlegging, gjennomgang av rutiner, og utarbeidelse av utredninger og saksfremlegg relatert til seksjonens fag- og ansvarsområde. Dette gir variasjon i arbeidsdagen, kompetanseheving for alle, det er enklere å holde seg løpende oppdatert på ting som skjer, og den enkelte får større eierskap til alle sider av virksomheten ved seksjonen. Akkurat i dag skal vi bruke denne timen til å skrive blogg J

Seksjon dokumentasjon – felles postmottak og arkiv - er så mye mer enn en postkasse… Her er det engasjerte og iherdige medarbeidere som hver dag finner fram i mylderet av sakstyper, kontorer og saksbehandlere, rutiner og retningslinjer, lover og regler, slik at alle får sin post på skjermen eller i hånda så raskt som mulig, og som sørger for at det våre saksbehandlere utarbeider blir tatt vare på for ettertiden. Vi er stolte av jobben vår, og vet at vi er en viktig forutsetning for at Mattilsynet skal kunne oppfylle alle sine forpliktelser.

Vi mener også å kunne dokumentere at våre nye, fargerike møteromsstoler bidrar til økt kreativitet og glede i hverdagen J

Brumunddal - en helt vanlig dag i mars 2011.

Generell presentasjon av Mattilsynet som organisasjon og seksjonen

Av Randi H. Karlsen, Mattilsynet

Mattilsynet ble opprettet 1. januar 2004 og er en sammenslåing av fire statlige tilsyn og de kommunale næringsmiddeltilsynene. Det som tidligere var Statens dyrehelsetilsyn, Statens landbrukstilsyn, Statens næringsmiddeltilsyn, Fiskeridirektoratets sjømattilsyn og de kommunale næringsmiddeltilsynene ble nå Mattilsynet.

Mattilsynet er et statlig, landsdekkende forvaltningsorgan som bidrar til å sikre forbrukerne helsemessig trygg mat og trygt drikkevann. Vi skal fremme folke-, plante-, fiske- og dyrehelse, miljøvennlig produksjon og etisk forsvarlig hold av fisk og dyr. Mattilsynet har også oppgaver i forhold til kosmetikk og legemidler, og fører tilsyn med dyrehelsepersonell. Vi skal stimulere til verdiskaping på våre ansvarsområder.

Mattilsynets roller er å utarbeide forslag til, forvalte og veilede om regelverk, føre et risikobasert tilsyn, formidle informasjon og kunnskap om tilstand og ha beredskap. Mattilsynet skal gi faglige råd til Landbruks-, Fiskeri- og Helsedepartementet.Mattilsynet består av tre forvaltningsnivåer: Mattilsynets hovedkontor er delt på 6 steder, Oslo, Bergen, Sortland, Brumunddal, Ås og Sandnes, regionleddet med 8 kontorer og distriktsleddet med 54 kontorer. Distriktskontorene utfører praktisk talt alt utøvende tilsyn, og utgjør derfor grunnpilaren i Mattilsynet. Med kontorsteder over hele landet er Mattilsynet nær både forbrukerne og de aktuelle virksomhetene. Til sammen har Mattilsynet rundt 1300 ansatte.

Seksjon Dokumentasjon er en del av Administrasjonsavdelingen i Hovedkontoret, og er lokalisert til Brumunddal. Seksjonen har ansvar for etatens drift og utvikling av arkiv- og dokumentasjonstjenester Dette omfatter elektronisk postmottak, postbehandling, drift og tilpasninger i sak- arkivsystemet ePhorte, elektronisk postjournal, arkivplan, arkivnøkkel, historisk arkiv, arkivrutiner- og prosedyrer, bibliotekløsninger mv.

For mer og utfyllende informasjon om hva vår arbeidsdag innebærer, følg med på bloggen som beskriver en helt vanlig dag på jobben i seksjon dokumentasjon.
 

Min siste blogg

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

I denne siste bloggen, av i alt 8, vil jeg fortelle om mine tanker rundt det med arkivering og trekke noen sammenligninger – på en (forhåpentligvis) humoristisk måte.For tenk dere at vi i alle sammenhenger tenkte arkiv! Jeg, Carita, arkiverer hver dag tanker og følelser i hjernen eller la oss kalle det arkivet mitt. Noen tanker er så viktige at jeg desperat arkiverer de under klasse ”må ikke glemmes” i min private arkivnøkkel. Noen ting opplever jeg som interessant der og da, og tror helt klart at jeg aldri vil glemme akkurat det, derfor er jeg litt sløv med arkiveringa, og legger det på klasse ”hummer og kanari” fordi det ikke passer noen andre steder - det er vanskelig å finne tilbake til akkurat de tankene! Andre ganger erfarer jeg ting som jeg føler ”dette er så viktig at jeg bare er nødt til å huske det”, (gjerne om geografi, fordi det er jeg elendig på), og arkiverer det så godt jeg kan under klasse ”geografi” likevel, etter bare noen minutter (ja helt sant) har jeg allerede glemt hva hovedstaden i Cuba er, og om Cuba er en hovedstad eller et land! Ja jeg er sånn ca. på barneskolestadiet når det gjelder geografi, og selv om jeg studerer verdenskartet igjen, og igjen vil bare ikke informasjonen arkiveres i klassen ”dette er så viktig at jeg bare er nødt til å huske det”. Tro om det går på interesse? For jeg har absolutt ingen problemer med å huske mine ”favorittklasser” – venner, familie, barna mine, jobben min – dette er tema som stadig ligger fremst i pannelappen og det er null problem å huske alle mulige ting om det. Dessuten har jeg noen ganger lurt på om arkivet mitt av og til er i fare for å bli fullt? Husker da jeg var yngre at jeg selv var imponert over å huske diverse informasjon, og fikk skryt av det. Nå er det som om det ikke er plass til særlig mer å arkivere – i alle fall ikke til langtidsbevaring! Og jeg er bare 33 år! Tro om det går an å periodisere mitt indre arkiv? Det sies jo at menneske ikke bruker hele hjernen pr i dag, tro om jeg kunne dannet mitt eget fjernarkiv, som selvsagt var enkelt å søke tilbake til. Det hadde vært stas, når burde jeg foretatt en slik periodisering? Hva tenker den som leser dette om det? Er det for tidlig? Hvem vet?

Videre kunne man tenke seg at det finnes en gud der oppe i himmelen. Nå om dagen har nyhetsbildet vært preget av 2 store divaer som har gått inn i evigheten, i forveien. Jeg snakker om Elisabeth Taylor og vår alles kjære Wenche Foss. Hva gjør gud for å holde oversikten over de levende og døde? Har han et eget personarkiv? Hvordan ser hans arkivnøkkel ut? Og alle erfaringer en person gjør seg må jo kunne forskes på i evigheten, på samme måte som vi forsker på statsarkivets arkiver som skal oppbevares til evig tid. Tro om Foss og Taylor kommer til den hellige port, og før de får lov å entre porten må gud foreta en vurdering i forhold til å klassere. De som har lik bakgrunn, og noenlunde like erfaringer i livet samles under et emne. Tro om Foss og Taylor ble arkivert under klassen ”divaer” sammen? Hvem andre ville de treffe på der?

Sånn er det å være interessert i yrket sitt. Hverdagen består i å tenke arkiv, vurdere å forstå historiske dokumenter, og da blir man jo inspirert til å tenke litt utenfor ”boksen” også. Andre får avgjøre om mine tanker her i bloggen i dag bare er tull, eller om det er noe i det? Det er i alle fall bare ment å være litt humoristisk – mulig det bare er den garva arkivar som trekker på smilebåndet?

Takk for meg J