mandag 28. november 2011

Vil gjerne forstyrres!

Av Kari Anne Riise, Den norske ambassaden i København

Jeg har akkurat kommet tilbake til arkivet mitt ved ambassaden i København etter ett års permisjon. Jeg gledet meg til å komme tilbake, og startet min nye arbeidshverdag med å låse meg inn på mitt gode, gamle kontor.
På en ambassade er jo sikkerheten i fokus, og arkivet går for å være ett av de aller sikreste stedene. Så det var ingen lett jobb å huske alle nøkler, koder og kombinasjoner for å komme i gang med arbeidet.
Da jeg åpnet siste dør og kjente den velkjente lukten av gamle papirer som slo imot meg, oppdaget jeg noe som ikke hadde vært der før. På den innerste døren hadde min vikar hengt et lite skilt. Et lite, stillferdig opprop til sine kollegaer:
Vil gjerne forstyrres!

Arbeidsdagen på en utenriksstasjon kan være nokså hektisk. Vi representerer hele det norske statsapparatet i et lite kontor med begrenset antall medarbeidere, og det er aldri enkelt å forutsi hva dagen vil bringe. UDI representeres med oppholdstillatelser, politiet med pass, utenriksdepartementet betjenes med rapporteringer, kongehuset med protokoll, stortinget assisteres ved besøk, ministere ved møter og forelskede nordmenn med giftemål. Det er nok å holde styr på.
Men på arkivet kan det likevel være merkelig stille. Hva, av all denne korrespondansen og interne saksbehandlingen er det egentlig som skal til arkiv? Skal man ta seg bryet med å ta kopier av det arkivverdige, gå opp alle trappene og låse seg gjennom alle de lukkede dørene for å gå til arkivet i en stresset hverdag? Og i vår moderne verden kan jo alt gjøres pr e-post. Arkivaren kan helt selv finne ut av hva som er arkivverdig, hvor mange papirkopier vi trenger og hvilken sak akkurat dette dokumentet gjelder. En vanlig saksbehandler trenger ikke å sette seg inn i slike detaljer, eller?
Ved ambassaden i København har vi et ganske godt arkiv. Det er styr på sakene, og dokumentfangsten tror jeg er forholdsvis god. Likevel – innhenting av saksnumre, gjennomgang av restanselister og kassasjonsvurderinger er ikke blant saksbehandlernes yndlingsaktiviteter. Det kan jo gjøre det litt stille på arkivet. Det har tydeligvis min vikar også syntes. Hun ville gjerne forstyrres.
Jeg kan ikke annet enn å si meg enig. En generell interesseøkning for arkivfaget hadde varmet en liten arkivars hjerte. En hverdag hvor saksbehandlerne tok kontakt for å spørre etter et saksnummer, eller med forslag om å opprette en ny sak (ikke bare spørre etter saker de selv ikke kan finne – men som aldri har vært innenfor arkivets dører). En arbeidshverdag hvor restanselister er overflødige fordi alle dokumenter ble returnert til arkiv. Og en dag hvor kollegaer gjerne tar turen opp alle trappene og låser seg gjennom alle dørene for å komme til arkivet – og samtidig får hilst på en hyggelig kollega.
Kanskje min vikars skilt skulle bli et generelt opprop fra alle arkivarer:

Vi vil gjerne forstyrres!

torsdag 24. november 2011

Selvbetjening i byggesaksarkivet

Av Kari Myhre, Trondheim byarkiv



Erfaringsmessig er det stor etterspørsel etter byggesaksmapper fra arkivene både fra de som eier en eiendom, eiendomsmeglere, kommunens saksbehandlere, naboer, gjenboere og andre av ren egeninteeresse eller kun nyskjerringhet. Å flytte papirmapper, bla i dem, kopierer tegninger og vedtak til en stadighet forringer helt klart kvaliteten i selve dokumentasjonen. Mange gamle mapper står rett og slett i fare for å gå tapt, av den enkle grunn at papirene går i stykker, blir rotet bort eller i verste fall blir stjålet.

Er digitalisering av papirarkiv løsningen?

Trondheim byarkiv har i disse dager etablert en digitaliseringsfabrikk med følgende hovedmål:

Å være den beste kommunen på digitalisering av arkiver.

I dette arbeidet skal vi i første omgang gjøre vårt ca. 1300 hyllemeter lage byggesaksarkiv tilgjengelig for alle.
Et spennende og høyaktuelt prosjekt for mange – og vi er stolte av å være godt i gang i Trondheim.

Spørsmålstegnene står derimot i kø i slike prosjekt;
Hvem eier teningene?
Hvem skal kunne se hvilke saker?
Kan papiret makuleres/kasseres?
Hvilket ustyr skal brukes?
Hvilken kompetanse er det behov for?
Hva med lesesalen?
Hvordan oppnås raskest mulig gevinster?
Hva med MinSide, MinID, AltInn osv.?

Les mer om Trondheim kommunes digitaliseringsprosjekt her

tirsdag 1. november 2011

Dagbokarkiv - Norges geologiske undersøkelse

Av Karin Østerlie, Norges geologiske undersøkelse

Siden Norges geologiske undersøkelse (NGU) ble opprettet i 1858, har geologene skrevet dagbøker  når de var på reise i felten. Bøkene inneholder geologiske beskrivelser fra kartlegginger.
 I de eldste dagbøkene, før fotografiets tid, finner en mange tegninger som beskriver arbeidsmetoder etc. samt tegninger av kart over området som ble undersøkt. Enkelte av feltdagbøkene inneholder tegninger og akvareller som må betraktes som kunstverk.  
Det unike med disse bøkene er at de ligger til grunn for NGUs produksjon av kart, publikasjoner og rapporter. Dagbøkene  er stadig i bruk fordi de inneholder beskrivelser som er til nytte for geologene i deres arbeid også i dag. I lang tid var det vanlig å renskrive dagbøkene etter feltperioden slik at innholdet skulle bli lett å tyde når kart og rapporter skulle produseres
Foruten de geologiske opplysningene inneholder dagbøkene mye interessant som kan ha interesse i andre sammenhenger. Det har dukket opp ting som ikke har med geologi å gjøre, slik som sanger, dikt, tegninger, pressede blomster, innkjøpslister og oppskrifter på vafler.  Dette bidrar til at dagbøkene gir morsomme små innblikk i en geologs hverdag på feltarbeid i gamle dager.
De eldste dagbøkene (fra 1858 til 1950) er avlevert til Statsarkivet i Trondheim og lånes ut derfra til våre forskere som har behov for opplysninger som finnes i bøkene. Dagbøker av nyere dato oppbevares ved NGU.

Utdrag fra to av Th. Kjerulfs bøker:

Skisser fra Geirangerfjorden (1867)


Skisse og beskrivelse av tomannsboring (1865)