Flinke saksbehandlere!

av Hanne K. Gåskjønli, NVE

Jeg er så utrolig imponert over saksbehandlerne våre!

Det er jo faktisk slik at de fleste i en etat ikke jobber med arkiv, men er saksbehandlere på tunge fagområder. Likevel er de fleste av dem også fremragende arkivdannere, og det må jeg si at jeg daglig imponeres over. De fleste saksbehandlere har jo kompliserte fagsystemer, kartapplikasjoner og beregningsprogrammer som sitt primære faglige verktøy. Likevel registrerer de mengder med e-poster i arkivet, de genererer dokumenter i godkjente formater, de dokumenterer interne prosesser og de fatter vedtak som dokumenteres i ett eneste kjør. Og det er jo ikke slik at ethvert ”saksbehandlingssystem” (ja, jeg bruker anførselstegn) er umiddelbart intuitivt ….. Likevel er det slik at vi som kontrollerer det som produseres, ser at det gjøres forholdsvis små og få feil. Ja, det er sågar slik at saksbehandlerne greier å registrere inn saksdokumenter selv om de ikke kommer på e-post. De tar i bruk cd-stasjonen og multifunksjonsmaskinen – og de gjør det stort sett når de skal, nemlig med en gang. Det er så flott, atte!

Selvsagt er det slik at en offentlig ansatt tjenestemann har en plikt til å dokumentere det han gjør og sørge for at forvaltningen kan fatte gode vedtak og dokumentere sin saksbehandling. Men jeg synes likevel det er på sin plass å skryte av de som gjør dette på en så framifrå måte. (Og så er det jo ikke alle som hele tiden gjør alt slik de skal, men de få sjelene bryr vi oss ikke om i dag.)

Heia alle flinke saksbehandlere!

Sånn kan det gå når hyllene ikke er godt nok tilpasset arkivmaterialet ....Dette skjer ihvertfall ikke med elektronisk materiale.

Vi skal flytte… tilbake!

av Kari Ansnes, NVE

Nå er det snart tid for flytting av arkivet. Igjen. Siden 2009 er alle NVE ansatte i Oslo utlokalisert på to forskjellige adresser. For ”sikkerhets skyld” ligger disse adressene på hver sin side av byen. For å gjøre det ekstra spennende er arkivfunksjonen på begge plassene. Arkivarene åker mellom Økern, på østkanten av Oslo, og Maritim på Oslos vestkant.

Flytting av arkiv krever planlegging. Når vi flyttet i august 2009 startet vi planleggingen allerede i desember 2008. At ting tar tid er kjent, men at det kan ta sååå lang tid, det var en overraskelse! Å flytte ut av et bygg der saksbehandlere har skapt arkiver i kott og kjererom siden 1964, er en krevende prosess. Prosessen startet med å kartlegge hvor alt arkivmateriale fantes. Jo da: vi hadde et flott finner veien til et bortsettingsarkiv. Når etaten i tillegg satt i et hus som myldret av krinkler, kroker og kott, var det mye å ta fatt i.

På lik linje med NRK, hadde vi også lokaler med beskrivende navn. Vanngrava og Støvlageret var noen av dem. Vanngrava var et ufyselig sted og bygget for veldig kortvokste arkivarer. Vi fant kjapt ut at når den lengste av duoen måler 178 cm, blir arbeidsforholdene ikke helt etter boka! Det var litt av en utfordring å krype rundt og finne ut av hva som er arkivverdig. Til tross for lav takhøyde og mye fukt og støv har nemlig massevis med materiale funnet veien inn her; arkivsaker, publikasjoner, historiske gjenstander og hydrologisk måleutstyr.

NRK har med sin arkivgerilja vært inn på alle doer i Marienlyst. Vi i NVE har slått den rekorden for lengst. Vi oppdaget at vi til og med hadde arkiver på en av herredoene! Det var litt av en overraskelse at våre saksbehandlere var så flittige!

Nå skal vi snart tilbake til et flunkende nyrestaurert NVE-hus. Vanngrava og Støvlageret er borte. Doer skal vi ha – men denne gangen blir det uten arkiver!

Avlevering av planmapper til Statsarkivet i Trondheim

av Tonje Landahl Olsen, NVE, Region Midt

I august/september 2010 hadde vi et arkivprosjekt gående. Prosjektet gikk ut på å avlevere planmapper registrert t.o.m. 1994 til Statsarkivet for boksing/lagring. Tidligere i år sendte vi av gårde planmapper i samme perioden, med tiltaksnummer fram til 1200. Så siden dette allerede var gjort på forhånd, så tenkte vi at dette sikkert ikke kom til å ta så veldig lang tid. Vel, det var feil. Dette var et mer omfattende prosjekt enn vi hadde sett for oss.

Det første vi måtte gjøre var å plukke fram alle planmappene fra arkivskapene, skrive ut lister fra databasen for vassdragstekniske planer med oversikt over hvilke plannummer og planer som tilhørte hvilke kommuner og legge de kommunevis.

Noen av planmappene inneholdt dokumenter opprettet etter 1994. Disse måtte tas ut av planmappen og legges i ny planmappe som ble plassert i en nyere tidsperiode i arkivet vårt. Andre planmapper var ikke avsluttet i databasen, så vi trengte litt hjelp av saksbehandlere for å få gjort dette, slik at de også kunne sendes.

Det var en omfattende prosess som krevde noen lange kvelder på kontoret. For de som er nye her ved arkivet vårt, var dette en lærerik, spennende og krevende oppgave.

Planmappene med tiltaksnummer fram til 1200 står fortsatt lagret ved Statsarkivet. Disse får vi lett tilgang til ved å ringe og spørre etter den mappa vi trenger. De planmappene vi sendte i høst i år blir i denne stund sortert og bokset, og skal i retur til oss når de er klare for å komme hjem igjen.

Noen små ord

av Hanne Fjeld, NVE

En setning, noen ord, fra vår første riksarkiver; Henrik Wergeland.

Sakset ut fra diktet "Meg selv " (Fra Vinægers Fjeldeventyr, 1841, trykt første gang i Christianiaposten)

Klag ikke under Stjernerne over Mangel paa
lyse Punkter i dit Liv.
Ha, de blinke jo, som om de vilde tale til
dig!

Tanker ved ordningsbordet

av Kristine Ødegaard, NVE

Noe av det som fascinerer meg mest ved å jobbe i arkiv, er at man kommer borti emner som man kanskje aldri ellers ville hatt fantasi til å sette seg inn i. Min erfaring er at dersom man blir nok ”utsatt” for et tema, vil så å si alt bli interessant! Noen ganger tar jeg meg selv i å drømme meg bort –kanskje det var hydrolog jeg skulle blitt? Det virker faktisk ganske artig å ta de vannprøvene. Jeg ser på det fantastiske været ute og tenker på hvor fint det må være å få lov til å ha arbeidsplassen sin ute i naturen fra tid til annen… Men så kommer jeg til meg selv igjen, og tenker at jammen har jeg det ganske ålreit her inne og! I tillegg til at arkiv er et spennende fag i seg selv, er vi faktisk så heldige at vi får se hva andre yrkesgrupper holder på med også - fra innsiden. Og selv om jeg er helt støl i fingrene etter å ha fjernet i overkant av hundre og ørten stifter i dag, må jeg bare si at jeg er kjempeglad i jobben min!

Arkivplan - for hvem?

av Kari Ansnes, NVE

Vi arbeider med en arkivplan. Vi burde ha laget en for lenge siden, men tiden går og det er jo så mye annet som skjer, hele tiden...

Vi har for så vidt hatt et embryo til plan, men nå skal den fødes frem og få en fin oppvekst. Og det er ikke bare, bare skal jeg si! Det er mange som blir berørte av arbeidet med en arkivplan. Vi legger opp til at arkivarene både ved hovedkontoret og regionkontorene etter hvert deltar i utformingen og vedlikeholdet av arkivplanen.

Som en toppmoderne etat, skal vi legge planen direkte ut på internett slik at alle kan se hva vi tenker og hvordan vi gjør det her i NVE. Vi deler gjerne med oss av våre tanker og erfaringer fra vår statlige sfære. Vi skal prøve å lage den leselig for både saksbehandlere og arkivarer og også for Ola og Kari der ute.

Vi har nemlig en plan med planen. I tillegg til å følge arkivforskriften (som sier at alle statlige organ skal ha en arkivplan) har vi satt opp flere mål. Vi ønsker å:

·         Bruke planen som et planleggings- og styringsredskap

·         La arkivplanen være et internt instrument for NVEs ansatte der de kan søke råd og hjelp i arkivspørsmål

·         Gjøre arkivplanen tilgjengelig via NVEs internettsider

Hvordan får man en arkivplan å bli en god og lærerik lesing for alle? Ja, si det. Men å skrelle bort de mest rare og sære arkivuttrykkene hjelper nok på. Det er en utfordring, men vi tar den!

Så gled dere! Innen kort kan man lese NVEs arkivplan direkte ute på den store verdensveven.

Vi samler frimerker

av Ane Karen Hveem Moltubakk, NVE

I NVEs arkiv støtter vi TUBFRIM. Navnet står for Tuberkulosearbeidets Frimerkeforretning og ble opprettet alt i 1928. De samler og omsetter brukte frimerker og bruker overskuddet til bekjempelse av tuberkulose, samt til helse- og trivselsfremmende tiltak for funksjonshemmede barn og unge i Norge. Et bra og lettvint tiltak for oss som allikevel skal gå gjennom posten som kommer inn til NVE. Men så hender det jo at frimerkene vekker interesse hos oss arkivarene også. Jeg må ærlig innrømme å ha sneket til meg et frimerke fra tid til annen. Særlig når det ikke er spor av stempel på det har jeg tenkt at her er det jo bare å rive forsiktig, kline på litt mer lim og bruke det på ny. Gjenbruk er da ikke dumt. Det er merkelig hvordan folk som aldri før har interessert seg for frimerker plutselig blir engasjerte selv når en begynner å samle for andre. En av oss har hele remsa med Melodi Gran Prix frimerker liggende på pulten. En annen tar stadig hyppigere med seg fine frimerker hjem til ”datteren” sin, som tilfeldigvis akkurat har begynt å samle. Selv har jeg spart på Moldejazz 50 år frimerket, i tillegg til noen med søte dyr på. Det tar nok litt tid hos oss før boksen til TUBFRIM blir helt full og kan leveres, men det skjer da til slutt det og. Jeg vil oppfordre alle andre som driver med poståpning å ta en titt på TUBRIMS nettsted: http://www.tubfrim.no/normain.html og starte med noe som både er hyggelig for andre og for en selv.

Førjulsoverraskelse

Av  Eva Karina Tverli og Linnita Eriksson, NVE

Vi er ett av NVE’s delarkiv og har tilhold i region nord; nærmere bestemt Narvik.
Som de fleste andre arkiv har også vi bl.a. elektronisk arkiv og fjernarkiv.

I tillegg til forannevnte har vi fra gammelt av slitt med et delarkiv som består av vedlegg til dokumenter av en sakstype (fra perioden tidlig forrige århundre til og med 2006). Materialet vi snakker om er unikt og oppbevares pr. dags dato på en av saksbehandlernes kontor! Både saksbehandlerne på dette saksområdet og vi som arkivarer er veldig ”redde” for dette materialet, men allikevel ser vi gang på gang at vi ikke har samme forståelse for og utgangspunkt for å bestrebe oss på å imøtekomme / overholde arkivbestemmelsene!

Vi, som arkivarer, har stadig bekymret oss i forhold til plasseringen og dermed også håndteringen av dette delarkiv. Med jevne mellomrom og i takt med nyansatte saksbehandlere (på dette saksområdet) har vi passet på å ta opp temaet med plassering, bevaring, ordning og ikke minst tilgjengelighet.

En tidlig desemberdag i fjor – ble derfor sjokket ekstra stort – da vi møtte på et
600-700 liters akvarium!!! Riktig nok er det koselig med levende, fargerike vesener i et kontorlandskap, men…. - og et STORT men… - sjokket var ikke ”arkiveringen” av alle fiskene, men plasseringen av akvariet: så å si side om side med vårt unike delarkiv!!!
Ikke bare det at ”fiskearkivet” kan briste, men et så stort akvarium avgir jo bl.a. vanndamp.

Godt Nytt År!

Av Kari Ansnes, NVE

Nå har NVEs arkivmedarbeidere stått på hodet (bildlig talt forstås) og skrevet tekster til Arkivrådet sin arkivblogg. Og hva ble det til? Vi kan love ganske så varierte tekster, der alle som leser kan finne noe interessant og tankevekkende.

Hvilke vi er? Jo, vi er arkivet på Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE). NVE har ca 500 ansatte over det ganske land. Det krever en et stort antall arkivarer!

Ved hovedkontoret er det totalt åtte personer i dagligarkivet. Bortsettingsarkivet har en arkivar, som i tillegg er tilknyttet NVEs museumsordning. Og så har vi fem regionkontorer som ligger i Narvik, Trondheim, Førde, Hamar og Tønsberg. Hvert og et av disse har en eller to personer som blant annet arbeider med arkiv.

Følg med på bloggen og møt noen av oss!