Vil gjerne forstyrres!

Av Kari Anne Riise, Den norske ambassaden i København

Jeg har akkurat kommet tilbake til arkivet mitt ved ambassaden i København etter ett års permisjon. Jeg gledet meg til å komme tilbake, og startet min nye arbeidshverdag med å låse meg inn på mitt gode, gamle kontor.

På en ambassade er jo sikkerheten i fokus, og arkivet går for å være ett av de aller sikreste stedene. Så det var ingen lett jobb å huske alle nøkler, koder og kombinasjoner for å komme i gang med arbeidet.

Da jeg åpnet siste dør og kjente den velkjente lukten av gamle papirer som slo imot meg, oppdaget jeg noe som ikke hadde vært der før. På den innerste døren hadde min vikar hengt et lite skilt. Et lite, stillferdig opprop til sine kollegaer:

Vil gjerne forstyrres!

Arbeidsdagen på en utenriksstasjon kan være nokså hektisk. Vi representerer hele det norske statsapparatet i et lite kontor med begrenset antall medarbeidere, og det er aldri enkelt å forutsi hva dagen vil bringe. UDI representeres med oppholdstillatelser, politiet med pass, utenriksdepartementet betjenes med rapporteringer, kongehuset med protokoll, stortinget assisteres ved besøk, ministere ved møter og forelskede nordmenn med giftemål. Det er nok å holde styr på.

Men på arkivet kan det likevel være merkelig stille. Hva, av all denne korrespondansen og interne saksbehandlingen er det egentlig som skal til arkiv? Skal man ta seg bryet med å ta kopier av det arkivverdige, gå opp alle trappene og låse seg gjennom alle de lukkede dørene for å gå til arkivet i en stresset hverdag? Og i vår moderne verden kan jo alt gjøres pr e-post. Arkivaren kan helt selv finne ut av hva som er arkivverdig, hvor mange papirkopier vi trenger og hvilken sak akkurat dette dokumentet gjelder. En vanlig saksbehandler trenger ikke å sette seg inn i slike detaljer, eller?

Ved ambassaden i København har vi et ganske godt arkiv. Det er styr på sakene, og dokumentfangsten tror jeg er forholdsvis god. Likevel – innhenting av saksnumre, gjennomgang av restanselister og kassasjonsvurderinger er ikke blant saksbehandlernes yndlingsaktiviteter. Det kan jo gjøre det litt stille på arkivet. Det har tydeligvis min vikar også syntes. Hun ville gjerne forstyrres.

Jeg kan ikke annet enn å si meg enig. En generell interesseøkning for arkivfaget hadde varmet en liten arkivars hjerte. En hverdag hvor saksbehandlerne tok kontakt for å spørre etter et saksnummer, eller med forslag om å opprette en ny sak (ikke bare spørre etter saker de selv ikke kan finne – men som aldri har vært innenfor arkivets dører). En arbeidshverdag hvor restanselister er overflødige fordi alle dokumenter ble returnert til arkiv. Og en dag hvor kollegaer gjerne tar turen opp alle trappene og låser seg gjennom alle dørene for å komme til arkivet – og samtidig får hilst på en hyggelig kollega.

Kanskje min vikars skilt skulle bli et generelt opprop fra alle arkivarer:

Vi vil gjerne forstyrres!

Selvbetjening i byggesaksarkivet

Av Kari Myhre, Trondheim byarkiv

Erfaringsmessig er det stor etterspørsel etter byggesaksmapper fra arkivene både fra de som eier en eiendom, eiendomsmeglere, kommunens saksbehandlere, naboer, gjenboere og andre av ren egeninteeresse eller kun nyskjerringhet. Å flytte papirmapper, bla i dem, kopierer tegninger og vedtak til en stadighet forringer helt klart kvaliteten i selve dokumentasjonen. Mange gamle mapper står rett og slett i fare for å gå tapt, av den enkle grunn at papirene går i stykker, blir rotet bort eller i verste fall blir stjålet.

Er digitalisering av papirarkiv løsningen?

Trondheim byarkiv har i disse dager etablert en digitaliseringsfabrikk med følgende hovedmål:

Å være den beste kommunen på digitalisering av arkiver.

I dette arbeidet skal vi i første omgang gjøre vårt ca. 1300 hyllemeter lage byggesaksarkiv tilgjengelig for alle.

Et spennende og høyaktuelt prosjekt for mange – og vi er stolte av å være godt i gang i Trondheim.

Spørsmålstegnene står derimot i kø i slike prosjekt;
Hvem eier teningene?
Hvem skal kunne se hvilke saker?
Kan papiret makuleres/kasseres?
Hvilket ustyr skal brukes?
Hvilken kompetanse er det behov for?
Hva med lesesalen?
Hvordan oppnås raskest mulig gevinster?
Hva med MinSide, MinID, AltInn osv.?

Les mer om Trondheim kommunes digitaliseringsprosjekt her

Dagbokarkiv - Norges geologiske undersøkelse

Av Karin Østerlie, Norges geologiske undersøkelse

Siden Norges geologiske undersøkelse (NGU) ble opprettet i 1858, har geologene skrevet dagbøker  når de var på reise i felten. Bøkene inneholder geologiske beskrivelser fra kartlegginger.

 I de eldste dagbøkene, før fotografiets tid, finner en mange tegninger som beskriver arbeidsmetoder etc. samt tegninger av kart over området som ble undersøkt. Enkelte av feltdagbøkene inneholder tegninger og akvareller som må betraktes som kunstverk.  

Det unike med disse bøkene er at de ligger til grunn for NGUs produksjon av kart, publikasjoner og rapporter. Dagbøkene  er stadig i bruk fordi de inneholder beskrivelser som er til nytte for geologene i deres arbeid også i dag. I lang tid var det vanlig å renskrive dagbøkene etter feltperioden slik at innholdet skulle bli lett å tyde når kart og rapporter skulle produseres

Foruten de geologiske opplysningene inneholder dagbøkene mye interessant som kan ha interesse i andre sammenhenger. Det har dukket opp ting som ikke har med geologi å gjøre, slik som sanger, dikt, tegninger, pressede blomster, innkjøpslister og oppskrifter på vafler.  Dette bidrar til at dagbøkene gir morsomme små innblikk i en geologs hverdag på feltarbeid i gamle dager.

De eldste dagbøkene (fra 1858 til 1950) er avlevert til Statsarkivet i Trondheim og lånes ut derfra til våre forskere som har behov for opplysninger som finnes i bøkene. Dagbøker av nyere dato oppbevares ved NGU.

Utdrag fra to av Th. Kjerulfs bøker:

Skisser fra Geirangerfjorden (1867)

Skisse og beskrivelse av tomannsboring (1865)

”Arkivfolk”? – Nei.”Informasjonsforvaltere?” – Ja!

Av Nelly Anita Lian, Helse Midt-Norge RHF

Vi (Norsk Arkivråd i Midt-Norge) ble utfordret på å skrive noe som hadde noe å gjøre med arkiv. Dette innlegget kommer fra Helse Midt-Norge RHF, og vil nok være litt preget av det. Forhåpentligvis vil våre helseforetak komme sterkere på banen etter hvert med mange fine innlegg, for der vet jeg det fins mye bra!

Og hvordan får man da arkiv og dokumenthåndtering til å gi folk lyst til å gå mann av huse for å finne ut hva vi EGENTLIG gjør med alle disse papirene? Som det blir mindre og mindre av i elektronikkens navn?

Og i denne dataverdenen, hva er vel enklere enn å søke på Google, eller Kvasir, eller hvilken søkemotor som helst? Noen ganger kan inspirasjonen glimre med sitt fravær, så da tar vi den aller enkleste løsningen, vi søker på Kvasir, med søkordene arkiv + blogg.

Et av treffene jeg fant var denne fra Norsk Kulturåd, blogger for arkivfolk..  Er vi blitt ett nytt ”urfolk” som må ha spesiell oppfølging, og egne bortgjemte reservater? Det er da jeg  kjenner jeg at mine medfødte ”arkivpigger” slår ut i full blomst. Er det ”arkivfolk” vi er? Vi som sitter som informasjonsforvaltere, arkivrådgivere, arkivledere, arkivmedarbeidere, dokumentkontrollere, og så videre og så videre? Har vi fått en slags felles ”støvete” betegnelse som de ”arkivfolkene” nederst i gangen? Så vidt jeg vet har vi ingen nasjonal ”arkivrett” og heller ingen spesiell nasjonaldrakt? – ”Se på de fra Helse Midt, de har arkivdrakten fra Midt-Norge med elektroniske sømmer…..” J

I min verden, som stort sett dreier seg om et vesen/uvesen alt etter som, og som folk har mange ulike meninger om, nemlig helsevesenet, har vi ulike former for ”arkivfolk”, både de som håndterer pasientjournaler, og de som tar seg av sakarkiv. Felles for begge de to ”rasene” er at det er høyt utdannede flinke medarbeidere som ofte løper fortere enn sin egen skygge for å imøtekomme kravene som stilles ute i foretakene. (Sykehusene). Og derfor er betegnelsen ”arkivfolk” ikke helt der hvor vi bør være, vi holder på med informasjonsforvaltning, på mange ulike nivå, dokumentfangst, hvor arkiv er en liten del av det hele, men sjølsagt en viktig del. – Selv om den er liten. Når vi nå er blitt så elektronisk de fleste av oss, både privat og på jobb er det ikke måte på hvor mye eller lite informasjon vi kan ”fange” og ta vare på, for deretter å gjøre tilgjengelig. – Hvis vi får muligheten…. J

Så, ”arkivfolk”? – Nei.”Informasjonsforvaltere”, ja.

Ranheim papirfabrikks arkiver

Av Morten Johansen, Trondheim byarkiv

Hadde det ikke vært for papirfabrikkene hadde ikke våre arkiver sett ut som de gjør i dag. Mye av det papiret arbeiderne ved Ranheim Papirfabrikk har produsert siden brukseier Lauritz Nicolai Jenssen grunnla ”Ranheim Cellulosefabrikk” tidlig på 1880 tallet er helt sikkert representert i mang en arkivboks både i Norge og ute i verden.

Nå er også bedriftens eget arkiv flyttet fra kummerlige forhold på loft og kjellere i fabrikken, til Trondheim byarkivs lokaler på Dora i Trondheim. Drøyt 20 paller med uordnede arkiver fra oppstarten og fram til dagens produksjon på Ranheim er sikret for ettertiden.
Arkivet dokumenterer utviklingen av industrisamfunnet og arbeiderbastionen øst for byen som fram til de senere år har kunnet skilte med eget barnetog på så vel første som syttende mai. Egen bedriftsavis og alt fra produksjonsprøver til kongebrev er materiale byarkivet håper å kunne tilgjengeliggjøre etter hvert. Stor og positiv medieomtale, samt gryende interesse fra ulike politiske hold, kan ende med at Trondheim byarkiv etter mange forsøk får privatarkivsatsning som eget punkt på vårt driftsbudsjett.

Vi har etter flere ukers innsats fått ristet støvet av våre medarbeidere som i oppdraget krøp på alle fire i trange loftsboder og fuktige kjellerrom. Vi håper vi snart også får støvet av arkivaliene slik at disse gjøres tilgjengelige både på lesesal og på nett.



Foto: Tor Arne Granmo, Trondheim byarkiv



Har du en DAB-radio?

Av Tormod Kjensjord, leder NRK Tyholtarkivet.

Har du en DAB-radio?

Hvis ikke, løp og kjøp, for i 2017 slukkes FM-nettet. Da blir det stille i alle de 10-15 millioner FM-radioene våre, i heimen og i bilen. Vi kan beholde én eller to til Kreta-turen for å høre de siste bouzouki-hitene på FM, men her hjemme må du ha noe digitalt: DAB, nettradio, mobil, digital-tv. Det er allerede mange dingser å høre på, og det blir helt sikkert flere i en app nær deg.

Digital Audio Broadcasting, heter det. Vi er midt i overgangen til det full-digitale, så vi setter ”digital” foran alt mulig: Digital radio, digitalt tv, digitale bilder.

En vakker dag forsvinner underleddet ”digital”, og vi står igjen med radio, tv, bilder og alt annet. Ingen tenker da tanken at det ikke er digitalt. Vi sier jo ikke lenger at vi har ”elektrisk komfyr” hjemme. Eller ”FM-radio”. Men vi sa det før.

Skal du ha ny radio fra nå og til 2017, kjøp i hvert fall en som både har FM og DAB. Da kan du høre på NRK Gull nær sagt hvor enn du går, og det var det jeg skulle skryte av idag.

For arkivfolk i NRK driver ikke bare med arkivering – de publiserer også, direkte fra arkivet.

http://www.nrk.no/gull/

Vi er en snau håndfull årsverk som lager denne kanalen. Her driver vi både flatehogst og rettet avskyting i radioarkivet: Her er serier, her er Richard Herrmanns kåserier, her er Popens historie, og her er enkeltprogrammer som en time med reportasjer fra Valdres, laget i 1948 (følg med 6. juli!), hvor du kan høre den klassiske, men tidstypiske replikken fra ei seterjente: ”Ein har nok mykje fritid når ein slepp å yste!”

Et par andre eksempler på innhold som er digitalisert, og dermed lett å publisere:

Mikrofonbesøk på Oslo havn, 1935

Ballongferd med Rolf Kirkvaag

Og ikke minst har NRK Gull noen NRK-veteraner som husker fenomenalt, og som kopler sin journalistiske teft på radioarkivstoff slik at nye programmer med historisk vinkel oppstår. Moderne journalistikk koplet til digitalt, historisk materiale – det kommer stadig i flere sammenhenger. Av to grunner: Det hever innholdet, og det er enkelt å produsere.

Vi kan lage NRK Gull ene og alene fordi innholdet er digitalt – det ligger på datamaskiner. Vi sier velkommen etter til fjernsynet, for radioen har vært digital i mange år. På Tyholt har vi ikke lenger cd’er i hyllene heller.

Vi plukker opp arkivstoff fra vårt fjernlager på serverne i Nasjonalbiblioteket (jada, det heter Digitalt Radioarkiv, DRA, enn så lenge!), lemper det inn i et system som heter Digas, hekter på noen inn- og utannonseringer, legger inn musikk (jada, det heter Digitalt Musikkarkiv, DMA), og så styrer klokka når det går på lufta. Det digitale er en vidunderlig verden!

Elementene i et program kan vi dra og slippe inn i verktøyet Digas for å fylle feks en halvtime.

Dette er å gjøre NRKs arkiver tilgjengelig, slik både Stortinget har bestemt og NRK ønsker. Nå jobber vi med en ny spiller for nettet, både radio- og tv-programmer, nyprodusert og etterhvert gamle ting fra arkivet. Men noen dato kan du ikke få av meg idag.

For all del, NRK har ikke funnet opp tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Det er jo melodien over hele linja nå, nasjonalt og internasjonalt. Enten som kulturtiltak, eller for å tjene penger, eller begge deler. Publisering styrer utviklingen, og premisset er at stoffet er digitalisert. Vi tar vare på alt vi lager, lagerplass koster ingenting, og forøvrig får du egentlig aldri nok metadata.

For 10-15 år siden tenkte jeg for meg selv at jeg har lyst til å være med på den digitale overgangen og -utviklingen her i NRK. Nå er radioen er for lengst digital, fjernsynets digitale produksjonskjede litt ferskere, nettet går med sjumilstøvler, og alt i alt har det digitale åpnet muligheter vi knapt kunne fantasere om på tidlig nittitall. Men ennå er det sannsynligvis bare ”the end of the beginning” vi ser.

De siste par årene har jeg vært i NRK Arkiv og research, og digitalverdenen snur opp-ned på mye av det vi driver med her også, fra registrering til publisering. NRK Gull er i høyden ”slutten på begynnelsen” av hvordan radioarkivet blir levende innhold, lett tilgjengelig der brukeren er, og når brukeren er der. Vi har faktisk bare såvidt begynt.

Medskapende mediearkivarer

I Radioarkivet jobber vi mediearkivarer ikke bare med arkivering av allerede sendte radioprogrammer. Vi bidrar også i produksjonen av kommende radioprogrammer. Et eksempel er den 2. februar i år, da det ble kjent at en folkekjær nordmann var død.

Av Lars André Flaten, mediearkivar i NRK Radioarkivet

Det er en rolig ettermiddag onsdag 2. februar. Jeg har skranketjeneste, og det er bare en halvtime igjen til vakta er over og Radioarkivet stenges for dagen.

Klokka fem over halv fire begynner telefonen å ringe. Jeg tar opp røret, møtes av den oppjagede stemmen til en av reporterne i Kulturnytt, og forstår øyeblikkelig at det er slutt på den avslappede stemningen.   

Arkivering og gjenfinning

Som mediearkivar i Radioarkivet i NRK har du flere ulike arbeidsoppgaver, men det er to hovedoppgaver som de fleste mediearkivarene deler.

Den første er å gjøre nylig sendte radioprogrammer tilgjengelig i Digitalt Radioarkiv. Som navnet antyder, er Digitalt Radioarkiv en database hvor alle NRKs bevarte radioprogrammer er digitalisert og gjort tilgjengelig.

Den andre er å betjene Radioarkivets skranke. I skranken kan journalister, programskapere og andre interesserte å få hjelp til å finne fram både nytt og gammelt materiale fra Digitalt Radioarkiv.

NRK-folk har ofte bruk for vår assistanse, av ulike grunner. En vanlig grunn er tidspresset mange redaksjoner jobber under, og det er her Kulturnytt-reporteren kommer inn i bildet.

”Deadline om en halvtime!”

Gjennom telefonrøret forteller reporteren at den folkekjære skuespilleren Knut Risan har gått bort, 80 år gammel, og at hun er i gang med å lage en reportasje til Kulturnytt 1603 om hans liv og skuespillerkarriere.  

I den sammenheng trenger hun lydklipp fra Risans mest kjente roller, og hun trenger klippene fort, for Kulturnytt 1603 går på lufta om en snau halvtime.

Øverst på ønskelisten hennes står radioteaterversjonen av Hakkebakkeskogen fra 1974, hvor Risan har rollen som Mikkel Rev.

Jeg åpner opp Digitalt Radioarkiv, taster inn søkestrengen ”Hakkebakkeskogen Risan” i søkefeltet, og får tilbake fem treff.

I ett av treffene, nærmere bestemt episode én av Klatremus og de andre dyrene i Hakkebakkeskogen, finner jeg passasjen ”Mikkels sang” hvor Mikkel Rev – altså Risan - synger en sang.

Med et par klikk sakser jeg ut og bestiller passasjen, og når kuttet noen minutter senere er ferdig lastet ned på maskinen, merker jeg filen med reporterens navn og legger den over på et område på NRK sitt datanettverk hvor hun har tilgang.

Jeg følger samme prosedyre når jeg finner frem andrevalget på reporterens ønskeliste, et kutt fra Tre nøtter til Askepott, hvor Risan har fortellerstemmen.

Fjernsynsarkivet koples inn

Det er mer problematisk med de to neste ønskene – kutt fra henholdsvis Reisen til julestjernen og Jul i skomakergata. De finnes rett og slett ikke i Radioarkivet.

Jeg lener meg tilbake i stolen, klør meg litt i hodet og så, etter litt betenkningstid, slår det åpenbare endelig ned i meg: ”Dette er en jobb for Fjernsynsarkivet!”

I all hast komponerer og sender jeg en e-post til Radioarkivets lillebror (eller lillesøster, om du vil) i Fjernsynshuset, og spør om de kan hjelpe reporteren og meg.

Få minutter senere får jeg svar tilbake. Jo da, dette skal de fikse.

Klokken 16:50, femten minutter etter at reporteren ringte, er alle klippene på plass. Med god hjelp fra Fjernsynsarkivet, har jeg greid å gi reporteren alt hun ønsker til riktig tid. Jobben er gjort. Reporteren rekker deadlinen. Og jeg puster lettet ut.

”Det klippet fant jeg!”

Det er saker som denne, hvor vi mediearkivarer er med på å skape programinnholdet, som gjør det ekstra morsomt å jobbe i Radioarkivet. Det er riktignok ikke hver gang saken haster like mye, og det er ikke hver gang kuttene er like aktuelle eller viktige.

Der som derimot er like morsomt hver eneste gang, det er å slå på radioen og høre det ferdige produktet. I de tilfellene pleier jeg å rette opp i ryggen, slå meg forsiktig på brystet og smile fornøyd for meg selv: ”Det klippet der, det var det jeg som fant fram!”

Hør hvordan sendingen ble ved å trykke HER

Søket på ”risan hakkebakkeskogen” i Digitalt Radioarkiv ga fem treff. Digitalt Radioarkiv er også tilgjengelig for publikum, i alle fall for alle som har mulighet til å gå innom Nasjonalbiblioteket og bruke en av PC-ene der.