Brukerstøtte - en arkivar er nærmere enn du tror!

Av Ola Langnes-Øyen

En av de største endringene i arkivhverdagen de siste ti-årene er innføringen av ulike elektroniske arkivsystemer der man jobber side om side med saksbehandler. Likevel er det ennå slik at arkivarene kjenner systemene best - vi bruker dem daglig, og alle offentlige godkjente arkiv- og saksbehandlingssystemer er basert på NOARK-standarden som alltid har hatt fokus på arkivering og ikke nødvendigvis smidig saksbehandling. For å hjelpe frustrerte saksbehandlere som sliter med utsjekkete dokumenter, manglende tilgang, restanser, fordeling og godkjenning har vi i Arkiv SA opprettet vår egen brukerstøtte (eller support som det heter på nynorsk). Nå finnes det en rekke dyktige superbrukere rundt om, men de er i møter, på seminarer eller har nok med egne arbeidsoppgaver, slik at det er nødvendig å ha en brukerstøtte som alltid er tilgjengelig i arbeidstiden. Slik jeg ser det er høy kvalitet på brukerstøtte en pris man må betale for manglende brukervennlighet i de systemene man har anskaffet.  En dedikert mobiltelefon som går på ukesturnus oss medarbeidere imellom, gjør at saksbehandlere kan ringe oss når de står fast, og ofte tropper vi opp på kontoret for å hjelpe. Selvsagt kan mye forklares over telefon, men vi har erfart at personlig oppmøte som regel er det beste.  Dette er en ny arbeidsoppgave (de fleste) setter pris på. Kontakten med andre ansatte øker betraktelig og vi får vist frem arkivet og vår kompetanse rundt om i sentraladministrasjonen. I tillegg kommer det nesten både to og tre oppfølgingsspørsmål når vi først kommer - brukerstøtten blir derfor ofte opplæring i arkivfag - om enn i små drypp. Og ikke sjeldent kommer vi inn på dokumentasjon som ikke er arkivet, det vil si at resultatet av oppsøkende brukerstøtte ofte er økt dokumentfangst. Og slikt varmer en arkivsjel!
(Og blir saksbehandlerne for dyktige og slutter å ringe løser som regel systemleverandørene den biten og leverer oss en ny versjon å oppdatere til - og straks begynner telefonen å ringe)
Og med det ønsker Arkiv SA alle lesere av arkivbloggen en riktig god jul!