Brukerstøtte - en arkivar er nærmere enn du tror!

Av Ola Langnes-Øyen

En av de største endringene i arkivhverdagen de siste ti-årene er innføringen av ulike elektroniske arkivsystemer der man jobber side om side med saksbehandler. Likevel er det ennå slik at arkivarene kjenner systemene best - vi bruker dem daglig, og alle offentlige godkjente arkiv- og saksbehandlingssystemer er basert på NOARK-standarden som alltid har hatt fokus på arkivering og ikke nødvendigvis smidig saksbehandling. For å hjelpe frustrerte saksbehandlere som sliter med utsjekkete dokumenter, manglende tilgang, restanser, fordeling og godkjenning har vi i Arkiv SA opprettet vår egen brukerstøtte (eller support som det heter på nynorsk). Nå finnes det en rekke dyktige superbrukere rundt om, men de er i møter, på seminarer eller har nok med egne arbeidsoppgaver, slik at det er nødvendig å ha en brukerstøtte som alltid er tilgjengelig i arbeidstiden. Slik jeg ser det er høy kvalitet på brukerstøtte en pris man må betale for manglende brukervennlighet i de systemene man har anskaffet.  En dedikert mobiltelefon som går på ukesturnus oss medarbeidere imellom, gjør at saksbehandlere kan ringe oss når de står fast, og ofte tropper vi opp på kontoret for å hjelpe. Selvsagt kan mye forklares over telefon, men vi har erfart at personlig oppmøte som regel er det beste.  Dette er en ny arbeidsoppgave (de fleste) setter pris på. Kontakten med andre ansatte øker betraktelig og vi får vist frem arkivet og vår kompetanse rundt om i sentraladministrasjonen. I tillegg kommer det nesten både to og tre oppfølgingsspørsmål når vi først kommer - brukerstøtten blir derfor ofte opplæring i arkivfag - om enn i små drypp. Og ikke sjeldent kommer vi inn på dokumentasjon som ikke er arkivet, det vil si at resultatet av oppsøkende brukerstøtte ofte er økt dokumentfangst. Og slikt varmer en arkivsjel!
(Og blir saksbehandlerne for dyktige og slutter å ringe løser som regel systemleverandørene den biten og leverer oss en ny versjon å oppdatere til - og straks begynner telefonen å ringe)
Og med det ønsker Arkiv SA alle lesere av arkivbloggen en riktig god jul!

En arkivar blant lønningsarbeidere

Elektronisk arkiv- og saksbehandlingssystemer gir nye muligheter, men ofte ser man at kun få funksjoner - ofte bare arkivfunksjonen - tas i bruk. Ved UiO har man kommet ganske langt med et omfattende prosjekt som med utgangspunkt i arkivenes rutiner for personalmapper, har vokst til å involvere både personalmedarbeidere, ledere, arkivarer og lønningsseksjonen. Å se at arbeidsverktøyet vårt også blir brukt til saksbehandling og dokumentflyt i stor stil, er en fornøyelse for oss arkivarer, men det å lønne alle ansatte på Universitetet i Oslo er en stor oppgave og få ting skaper mer irritasjon enn lønninger som uteblir. Som en del av denne nye virkeligheten der så mange involverte skulle arbeide om hverandre i ePhorte, ble derfor en fra Arkiv SA, Thomas Aulin, med på lasset da lønningsseksjonen flyttet til nye lokaler. Og fra vår utsendte har vi bestilt en, for anledningen, litterær rapport:

Midlertidighet i utlendighet                       

Om Sogn Arenas diskré sjarm og midlertidighetens uutholdelige letthet.

Av Thomas Aulin

Da lønningsseksjonen ble flyttet og tok med seg personalmappene til de ansatte, fikk de med seg en arkivar på lasset. (Fritt etter norske folkeeventyr.) Eller arkivar og arkivar fru Blom (Aabel, improvisert i Brinchmanns Karusell.) Jeg er jo egentlig en bibliotekar i forkledning, en såkalt ulv i fåreklær (Ukjent: Bibelen, Matteus 7.), derav alle  de litterære henvisningene. Men jeg er ikke helt ferdig med ordet arkivar ennå. For det første så er jeg kun en vikar, og vikar og arkiv deler jo som kjent de samme bokstavene. Jeg  skulle gjerne sett at arkivvikar var et palinodrom fordi jeg setter ekstra stor pris på slike ord, men enn så lenge må jeg ta til takke med et enkelt anagram. Jeg tror dessverre det vil bli som å vente på Godot, (Beckett) eller i beste fall en kamp mot vindmøller (Cervantes) å håpe på at et av ordene på magisk vis skal få stokket om på bokstavrekkefølgen. Men for å sitere Monty Python: ”Stranger things happens at sea.” Hvilket bringer meg over til Burgess’ eminente ”Den mekaniske appelsin”, filmatisert av Kubrick og som baserer seg på et godt engelsk uttrykk for å aldri si aldri, nemlig at noe er like sannsynlig som å finne et urverk inni en appelsin (når man skreller den.) Altså, ikke spesielt sannsynlig, men ikke helt til å utelukke.

Så da befant jeg meg plutselig i utlendighet som  om jeg var protagonist hos henholdsvis Camus (Den fremmende) eller  Obstfelder (Jeg ser), dog ikke i like absurde omgivelser som hos Carroll (Alice i eventyrland). Min interne arbeidstittel ble ganske fort ”Vår mann  på Sogn Arena”, etter modell av Greenes spionroman. Men jeg vil legge til at jeg arkiverer atskillig mer her enn det spioneres i Havana. Selve bygningen Sogn Arena fremheves som et arkitektonisk unikt bygg i norsk sammenheng. Det hvite bygget buer seg som et bøyd elfenbenstårn (Sainte-Beuve)  i horisontal stilling her det ligger i ensom majestet mellom Ring 3, Mac Donalds, en bensinstasjon og Sogn vgs. Nei, det er ikke akkurat praktbygg som omgir Sogn Arena, jeg vil til og med trå til med et lite ordspill og kalle det en arkitektonisk perle blant svin. Men det er ikke bare eksteriøret som gjør at Sogn Arena skiller seg ut og bejubles i enkelte kretser. Her er det så få vegger innendørs at jeg mistenker arkitekten for å ha hatt Bjørn Afzelius (Öppna landskap) på repeat når han tegnet bygningen.  Men det kunne jo vært verre hvis hanhadde hørt på den sørlandske countryartisten Bjøro Håland som ”trives jo best når jeg er på min hest”. Selv om det kunne vært spennende å jobbe inne i en trojaner (først utført av Odysseus), så vet jeg ikke om datasikkerheten hadde vært stor nok. Men Sun Tzu sa jo allerede for 2500 år siden ”Kjenn din fiende og du vil ikke bli beseiret” (Kunsten å krige). Noe å tenke på for IT-ansvarlige?

Det fine med åpent kontorlandskap er at man ikke ser skogen for bare trær, man blir en av massen der vi sitter på rad og rekke som i et Pushwagnermaleri. Tankene mine faller rett som det er i retning scince fiction – og det er noe jeg liker. Bygget er unektelig litt futuristisk anlagt, men det er mest på overflaten. Vi har riktignok talende heiser og kan få sprudlevann fra kran, og dessuten et høymoderne klimanlegg med selvkontroll  over temperaturen som en dame i overgangsalderen. Men alt dette kan ikke måle seg med dører som faktisk kan kunsten å konversere (Adams, Haikerens guide til galaksen) eller andre tekniske nyvinninger fra science fiction-litteraturen.  Om ikke annet så kunne man jo tatt hensyn til universitetets egen scince fiction-forfatter Jon Bing. Han burde jeg ha nevnt allerede i forrige avsnitt, mens jeg  var inne på landskap.” Det myke landskapet” egner seg riktignok ikke som interiørkonsept, men noen av  de tekniske nyvinningene kunne man jo tatt til seg fra denne pop-art romanen. Men det er jo ikke UiO som eier bygget, de er bare leietakere, og de eneste popreferansene her er møterommene som er oppkalt etter kjente gitarister som George Harrison og Jimi Hendrix.  Samtidig må vi som jobber her, kanskje sette pris på at bygget oppfører seg mer normalt enn det ser ut. Jeg kan nevne skrekkeksempler fra Bings parhest, Bringsværd, som i Bazar beskriver bygninger som gjør opprør ; leiligheter som rømmer fra boligblokken de tilhører og gjenger av garasjer som gjør opprør i gatene. Nei, slik vil vi jo ikke ha det. Mitt personlige skrekkeksempel  er allikevel HAL 9000 (Carke, 2001 – en romodyssé, også filmet av Kubrick).  Så jeg tror kanskje vi skal være fornøyd med talende heiser som ikke kan si så mye mer enn hvilken etasje man befinner seg i.

Så inntil videre får jeg fortrenge at de som tilsynelatende er størst fan av åpne kontorlandskap har en tendens til å sitte på egne kontor, og heller kose meg med at min midlertidighet i utlendighet akkurat har blitt forlenget. Blogg er jo et fint medium å kommunisere med kolleger fra mitt lille eksil. Og for dem som har lest Maria Pessl; ja jeg er påvirket av referansene i ”Utvalgte emner i katastrofefysikk”.

Langsiktig perspektiv og arkivdanning i nået - om microfiberklut og pdf

Av Ola Langnes-Øyen

Når mennesker som ikke er arkivarer hører ordet “arkiv” ser de straks for seg bunker med støvete papirer. Nå har ikke papirene forsvunnet fra de fleste arbeidsplasser, folk skriver ut som aldri før, men for oss som jobber med daglig arkivdanning er det mindre interessant. Vi er opptatt av autentiske, originale dokumenter, og de lages og lagres i dag elektronisk. Derfor er en arkivars arbeidsdag i stor grad foran en PC-skjerm der vi styrer “bits og bytes” og hekter på metadata slik at alt kan gjenfinnes og gjenbrukes på en god måte av de som trenger det, samtidig som vi passer på at det som ikke skal ut til offentligheten forblir unntatt offentlighet. Det er derfor heller unntaket når vi ved Arkiv SA tar heisen ned i kjelleren og gir oss i kast med støvete papirer med snirklete skrift, blekkflekker og eselører. Men med sitt 200-års jubileum til neste år har tross alt UiO en god del eldre papirer liggende (den eldste datertingen jeg har funnet er 1826) og en del av vår jobb er å veilede forskere og studenter i dette materialet. Nå har ikke vi noen egne plasser til publikum, så vi jobber med å klargjøre så mye som mulig for avlevering til Riksarkivet, men også dette er en jobb som tar litt tid. I tilegg til å ordne og beskrive innholdet, må det ofte også rengjøres, standard arkivutstyr blir da munnbind mot støv og eventuelle soppsporer, hvite hansker og tørr microfiberklut (det er ålreit en stund,men man savner fort pdf-formatet). Og selv om det er en god følelse å se at god arkivdanning på 1820-tallet har gjort disse papirene tilgjengelig for oss i dag, så blir det også tydelig at historiske arkiver i liten grad er noe vi som arkivarer tenker på til daglig. Vårt daglige virke handler om å få dokumenter raskt og i fullstendig form til rett saksbehandler, om å dokumentere de beslutninger vår virksomhet tar og hjelpe saksbehandlere til å orientere seg i UiOs løpende dokumentproduksjon. Historien, den får komme når den kommer...

Arkiv SA - hvem, hva, hvor

Av Ola Langnes-Øyen

Universitetet i Oslo fyller 200 år til neste år, og vårt arkiv er bare ett av atten ved UiO, så når man skal si noe om hvem vi er og hva vi gjør, vel, så må man begrense seg:

Arkiv SA, Delarkiv SA,  Hovedarkivet, Sentralarkivet, eller bare Arkivet - kjært (?) barn har mange navn, men selv foretrekker vi Arkiv SA, som er enklere enn “Arkivet ved Sentraladministrasjonen ved Universitet i Oslo”. Men det er det vi altså er, et arkiv for UiOs styre, rektor, universitetsdirektør og tilhørende fagenheter.  Som arkivarer setter vi pris på de daglige rutiner: Hver morgen leverer budsentralen oss en tralle med post som skal sorteres og arkivverdig materiale siles ut. Resten av dagen går til skanning, administrasjon av e-postmottaket, registrering og kvalitetskontroll i arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte, kontroll av offentlig journal, innsynsbegjæringer og alt som hører til i den daglig arkivdanningen.


Vi er godt fornøyd med plasseringen der vi sitter oppe i syvende etasje i nydøpte Lucy Smiths hus. For tiden er vi syv ansatte, noe som inkluderer en person utstasjonert hos Lønningsseksjonen (Vi kommer tilbake til ham i egen post!). Nå er det ikke helt rett å si at vi sitter i 7.etasje, for rett som det er løper vi rundt i husets alle 10 etasjer. Vi har en egen mobiltelefon dedikert til brukerstøtte som går på rundgang mellom oss og ofte løper vi rundt til saksbehandlere på huset for å hjelpe dem med dette litt skumle NOARK 4-systemet vi bruker. Og sentraladministrasjonen dekker faglig alt fra forsknings- og utdanningsstrategi til innkjøp, HMS og drift av bygg og grøntarealer og mye,mye mer, så da kommer det godt med at vi på Arkiv SA, i tillegg til å ha arkivfaglig utdannelse, selvsagt, dekker språk som islandsk, fransk, berbisk og arabisk - og mens en har mange års erfaring som lærer, har noen skrevet hovedfag om demoner mens andre er bibliotekarer. Vi føler oss med andre ord godt rustet til de fleste utfordringer, og hvordan vi jobber med dokumentfangst, brukerstøtte, eller hva man gjør med støvete dokumenter fra 1820-tallet og om vår mann på Sogn Arena, vel det blir tema i de neste innleggene. Følg med!

Arkivets mangfold - Juleforberedelser

Av Ola Langnes-Øyen

 

 

Første bloggpost skulle egentlig handle litt om hvem vi er og hva vi gjør, alle vi som jobber på Arkivet ved Sentraladministrasjonen ved Universitetet i Oslo. Men som alltid dukker det opp andre presserende oppgaver som må gjøres først - vi fikk levert årets juletre!  Og da var det jo bare å hive seg rundt.

Som ryddige arkivarer har vi selvfølgelig julepynten pakket ned i esker i bortsettingsarkivet - og selv om julepynten ikke inngår i noen bestandsoversikt, var det enkelt å finne frem - men treet trengte beskjæring og sag manglet vi. Her kom fordelen med å være arkivar til sin rett; alle gode arkivarer kjenner virksomheten bedre enn de fleste, derfor var en kort telefonsamtale alt vi trengte før sag var bestilt og én time senere stod treet pent beskåret og pyntet ved inngangen vår.

Så, med et bilde av ivrige arkivarer som pynter vårt vakre tre, proklameres det herved at det er Arkiv SA fra Universitetet i Oslo som skal være verter i advendtstiden her på Arkivbloggen!

 

 

Gudrun og Guffen

Av Silje Bjørnsrud

  

Tempoet sakker ned inntil skanneren med et lite stønn stopper opp – nei, nå må den smøres igjen!
”Multi 2000 – Multismøremiddel”, ikke en begrep jeg forbinder med arkiv men jommen har jeg fått stiftet nærmere bekjentskap med denne lille boksen. Det vil si – det var før. Den gang Gudrun viste vei for bunkene våre som stadig hopet seg opp. Vi liker nemlig å gi skannerne våre navn, bare sånn at vi vet hvilken vi snakker om. Guffen kom til for noen år tilbake og han var litt freskere – til å begynne med. Det var nemlig en utstrakt bruk av oljesmøremiddel her til rengjøring av hjul på disse skannerne. Inntil jeg spurte leverandøren om hva de selv brukte – ”mikrofiberklut”! Oi – så enkelt – da slipper vi følelsen av smørebod her til vinter’n.

Gudrun har nå gått av med pensjon og et nytt medlem har entret skannerparken – men hva skal navnet bli? Spurte min kollega, Anja, meg. Se det, noe på G?

Takras

Av Vilde Ronge

Takras = snøras fra tak står det i ordboken.

Takras i Dokumentarkivet betyr kun en ting. Massevis av dokumenter. Og de raser ikke ned fra taket. Men inn døren til arkivet. Folk som slutter, som blir pensjonister eller som flytter fra cellekontor til åpent landskap, leverer dokumenter i hopetall så man skulle tro de fikk betalt for det. Og vi tar i mot, rubbel og bit, er ikke kresne. Av og til, eller ganske ofte, er det trist vi ikke har tid til å gå løs på haugene. Hva slags historier skjuler seg i alt det gulnede papiret? Vi sparer det til siden, vi, til de rolige dagene.

Skrankevakt

Av Anja Holsten

I arkivet hos oss har vi en skranke. I ordboka står skranke bl.a oppført som rekkverk, disk, grense og hindring. Vår skranke er et skrivebord (les: disk) med skillevegg (les: rekkverk eller hindring). Dette høres kanskje lite innbydende ut, det er ikke så gøy å bli møtt av en hindring. Men hindringen kan være nødvendig for oss som sitter på innsiden med viktige, og kanskje til og med hemmelige dokumenter. Vi trenger ikke veggen til å skjule oss selv, men vi trenger en mulighet for diskresjon omkring forretningshemmelighetene. Derfor er vi veldig påpasselige med å møte folk med et smil, slik at de føler seg velkommen. Vår erfaring er altså at det er fjeset som stikker opp over skilleveggen som har alt å si. Vi vet det jo vi arkivarer, at; det er ikke formen det kommer an på, det er innholdet!

Når rutinene kommer i veien

Av Silje Bjørnsrud

” Hvis det ikke står på konvolutten, men fremgår av brevets innhold skal Dokumentarkivet føre på administrativ enhet, program eller navn på person. Dette gjøres med blyant og navn, enhet eller internadresse understrekes. …”  (fra rutinedokument om poståpning, høsten 2007)

Jeg fikk telefon i høstferien 2007 om at jeg var innstilt som arkivar i NRK – gleden var ubeskrivelig! Etter flere år i fagbibliotek hadde jeg lyst på nye utfordringer. Ivrig ba jeg om å få tilsendt rutinene som var i bruk og jeg leste dem nøye i juleferien før jobben tok til i januar 2008.

Felles rutiner er jo sentralt for kvaliteten på arbeidet som utføres men noen ganger blir det kanskje noe vel detaljert – som i avsnittet over. Jeg skal jo innrømme at jeg brukte blyant, pliktoppfyllende som jeg var, inntil jeg tenkte at ”Kan det være så nøye? Penn er vel like greit?” Jeg konfererte med kollega som sa at: ”Når vi bruker blyant vet alle at brevet har vært innom Dokumentarkivet!”. Hm – ja, kanskje ikke så dumt? Men sannheten er den at mange her på bruket ikke kjenner til tjenesten vi utfører i NRK, dessverre.

”Synliggjøring i moderorganisasjonen” var et hett tema på bibliotekarutdanninga midt på 90-tallet og er helt klart like viktig i dag. Det samme kan man si om privatarkiv : synliggjøring er et viktig poeng for oss, men kraftigere lut enn blyant må til i for å få satt fokus på sentral arkivering!

Arkivterminologi

Av Heidi Grinde Rinding

De siste månedene har det flagret med hardtslående og nyskapende arkivterminologi her i Arkivet. Det har seg nemlig slik at i en bedrift som lever av sin kreativitet slik som vårt mediehus gjør; må det ikke så rent lite kraft og saft i utrykkene og aksjonene for å nå igjennom til vårt kjære programskapende kollegium. Her er alfabetisk sortert (selvfølgelig) liste over det nye arkivvokabularet her i NRK:

Arkivgorilla - Gorillaer er generelt rimelig buldrete av seg – uavhengig av om de lever i Kongos jungel eller vokter Oslos partyløver en lørdagsnatt. Som arkivar har jeg stor tro på at det kan gi en viss effekt å slå seg på brystet å lage litt lyd. Jeg tror nok at det typiske bildet av arkivarer er mer den stillferdig og fredelige typen. Men vet dere hva? La oss lage litt skikkelig jungelstemning i arkivet.

Arkivgerilja - Ingen tvil om at geriljamedlemmer er dedikerte og engasjerte. De gir alt for saka. Wikipedia definerer gerilja slik ”små, mobile og fleksible stridsstyrker”. Akkurat sånn er vår egen godt etablerte Arkivgerilja. Har du ikke fått det med deg vårt fantastiske broderistunt på alle NRKs doer ennå? Sjekk ut våre sider på Facebook.

Arkivmafia - Mafiavirksomhet skal det ikke kimses av. Er det noen som virkelig har territorial makt er det jo nettopp mafiaen. Hvis det ikke hadde vært for den utrolig kriminelt belastende slagtyngden begrepet har hadde det ikke vært arkivet imot å inneha en slik mafios makt internt!

Arkivrazzia - Se det for deg – et samlet arkiv stormer kontorene til virksomhetens ansatte og plukker med seg alt av arkivverdige dokumenter. Det hadde nok fått opp dokumentfangsten det, tenker jeg!

Arkivsatan - Viser seg kun for de stakkars sjelene som ikke følger arkivets arkiveringsinstruks.

Vaktturnusens mange irrganger

Av Vilde Ronge

Vi er åtte stykker i vårt arkiv. Lite, men godt. Veldig godt. Og for å sørge for at alle vet litt om alt, har vi en vaktturnus som skaper variasjon i ukene og som dessuten gir det store overblikket, hva skjer med innsyn, med posten, i skranken. Dessuten sørger vaktlisten for at alle oppgaver blir dekket opp. For vi er bare mennesker. Og har ingen fått ansvaret for noe, så blir oppgaven lett glemt, går med i dragsuget i vår travle hverdag rett og slett. Som for eksempel skylling av frukt. Den står i rutinebeskrivelsen. Bare humre i skjegget den som vil! Har du kvalitetssikringsvakt nr 2, må du også vaske frukt. Vi abonnerer nemlig på frukt og annenhver mandag kommer det en stor kasse med masse deilige epler og bananer og druer og pærer til arkivet. Og frukten må skylles. Ja, ikke bananene da, vi er ikke så nøye på det. Uansett, vi syns det er litt gøy selv også. Litt petimetersk. At det står der i rutinene, i vaktlisten. Men vi er nå engang arkivarer. Og har hver vår indre petimeter.

Innimellom ser vi behovet for å utvide vaktlisten med litt flere sånne typer oppgaver. Som for eksempel plantevanningsvakt. Eller fylle-opp-alles-vannflasker-i-kantinen-vakt. Nå har vi imidlertid fått behov for en doskyllingsvakt. Og den er vi ikke like glad i. La meg forklare.

Som mange andre sikkert, har Dokumentarkivet i NRK en del arkivlokaler, magasiner, kall det hva du vil, langt nede i kjelleren, det er så vidt vi finner frem. Og det mest sjarmerende med dem, er kanskje navnene. Rottereiret, Bomberommet og min absolutte favoritt: Tarmen. Det gir så gode assosiasjoner liksom. Uansett, her om dagen, i Bomberommet, luktet det død mann. Det var ikke så det stinket, man kunne ikke oppholde seg der rett og slett. Og la meg si det først som sist, ja, vi vet vi ikke skal ha arkivlokaler i et bomberom, vi jobber med saken. Uansett, det luktet lik. Heldigvis for oss, holder Eiendomsavdelingen til rett borti gangen for oss, så noen karer derfra, med kraftige lommelykter, dannet en tropp som marsjerte ned i kjellerdypet ledet an av Dokuementarkivets eget verneombud, Anja. Etter mye om og men var konklusjonen klar: I et tilfluktsrom er det gjerne toaletter. Og dusjanlegg. Og vasker. Og selv om disse er satt ut av spill og ikke brukes mer, generer det nye ting. Det slår seg. Velkjent for hytteeiere. Råtten kloakklukt strømmer ut av alle sluk og hull og åpne rør. Og vi må begynne å skylle. Det er eneste løsning. Er vi der nede for å finne en kontrakt eller annet, må vi bortom og skylle sanitærutstyret. Og spørsmålet er, skal det med i rutinene? Derom strides de lærde, arkivarene altså.

Enda godt vi har fått den 2012-fristen fra Riksarkivet om å få på plass godkjente arkivlokaler!

What’s in a name? Om samsvar mellom navn og innhold

Av Andreas Torday Gulden

Et godt navn er selve grunnstenen i all merkevarebygging, vil jeg påstå. Om et arkiv ønsker å øke synligheten i institusjonen sin, spiller det selvsagt en rolle at det har fornuftige rutiner og flotte tjenester å tilby – da er det vel bare et tidsspørsmål før ordet sprer seg, skulle man tro... Om dette ikke fungerer, kan litt merkevarebygging gi prosjektet en “flying start”. For å ta et eksempel forlater vi her arkivverdenen og går til filmens. Den britiske skuespilleren Archibald Alexander Leach hadde både talent, stil og utseende med seg, men opplevde ikke å få nevneverdig oppmerksomhet i Hollywood før han gikk taktisk til verks og byttet navn til Cary Grant.

Over tid kan et navn på noe som ikke samsvarer med dets faktiske innhold, skape frustrasjon. Det blir litt som den frustrasjonen Johnny Cash formidler i sangen “A boy named Sue” overfor faren som har gitt ham dette navnet som har skapt ham bry og motgang gjennom et helt liv. “I tell ya, life ain't easy for a boy named "Sue." Ihvertfall ikke på den tida. Og her kommer jeg til mitt poenge:

For en ting som ofte slår meg når jeg sier til folk at jeg jobber i et arkiv (og jeg er vel ikke den eneste her), er at folk med en gang assosierer til at jeg jobber i et støvete kjellerlokale. Her om dagen leste jeg litt i Ivar Fonnes’ Arkivhåndbok for offentlig forvaltning (2. utgave), nærmere bestemt i ordlisten over arkivbegrep. Her har begrepet “arkiv” tre ulike betydninger, hvorav det siste er “arkivtjenester”. Så hvordan beskriver Fonnes begrepet “arkivtjenester”? Jeg blar videre i ordlisten, og finner innførselen til ordet. Der står det kun: “se Arkiv”. Så da er vi kanskje like langt. Men selv om “arkivtjenester” ikke er faglig definert hos Fonnes, liker jeg de umiddelbare assosiasjonene jeg får til ordet. “Jeg jobber med arkivtjenesten i NRK”, eller “jeg jobber med å bygge opp arkivtjenester i NRK”, det klinger vel ikke så verst? Borte vekk er mentale bilder av støvete kjellerlokaler; ordet retter seg i stedet mot interaksjonen med publikum, ja mot der vi vil at arkiv skal være, nemlig i skjæringspunktet av der ting skjer; en synlig, publikumsorientert, servicerettet, dynamisk, super-proff ressurstjeneste som ansatte og utenforstående med selvfølge retter seg til og benytter seg av. Samsvar mellom innhold og navn, altså. A boy named Johnny Cash.

Arkivgalskap

Av Anja Holsten                                                

Etter at jeg begynte å jobbe i arkiv har fått arkiv på hjernen. Det har liksom satt seg, og det blir bare verre og verre. Det har blitt en slags besettelse at jeg bare MÅ sammenligne alt med arkiv. Siden jeg bor alene hver annen uke så har jeg utrolig mye tid til å snakke med meg selv, i tankene. Det å være mye alene med sine taker og besettelser, kan i gitte situasjoner føre til en slags galskap. Jeg tror jeg lider av arkivgalskap.

Alt i leiligheten min har nå blitt arkiv. Leiligheten i seg selv også.

Jeg låser meg inn i mitt private arkiv, kler av meg og henger klærne i klesarkivet. (Der ser jeg med en gang at jeg har en ryddejobb å gjøre).

Deretter går turen til toalettet, jeg gjør meg ferdig og kaster papiret i kjellerarkivet. Det ekle, men nødvendige arkivet som ligger under byens gater. Det slår meg at det kan være nettopp dette arkivet, til sitt formål, som har størst dokumentfangst i verden. Jeg tusler litt rundt i kåken, inn på soverommet og kikker ut av vinduet og over i naboens vindu. Der sitter naboen ved kjøkkenbordet i sitt arkiv.

Etter hvert skal jeg starte på middagen og går for å sjekke utvalget i kjølearkivet. Der har jeg arkivert både nytt og gammelt. Det hender noe må kasseres. Jeg er mitt ansvar bevisst når det gjelder avlevering til kjølearkivet, så jeg finner alltids det jeg trenger. Når maten er ferdig er det bare å hente ut tallerken fra kjøkkenarkivet. Der er det fullt! Jeg tenker stadig at kjøkkenarkivet er det fineste arkivet jeg har. Alt der inne er fint og hver eneste kopp og tallerken har en historie. Mye av det har gått i arv i flere generasjoner fordi foreldre og besteforeldre har vært flinke, både til å arkivere og avlevere. Her kan hvem som helst få innsyn i hva som helst, konstaterer jeg fornøyd!

Kvelden skrider frem og jeg pusler jevnt og trutt med lagring og gjenfinning.

Det hender jeg synder med en liten dram. Den legger seg nemlig automatisk to steder, og dobbeltarkivering er fy fy!

Hele verden består av arkiv, fra fødsel til død! Til slutt blir vi arkivert en gang for alle.

Rosabloggen

Av Dokumentarkivet i NRK

Vi er første arkiv ute med bloggevakt på Norsk Arkivråds nye nettsider. Og vi hadde tenkt at vi skulle starte med en skikkelig rosablogg. Dere vet, sånn som de ungjentene som babler om løst og fast foran kamera og som kanskje ikke alle er skarpeste kniven i skuffen. Type: ”nei, jeg syns ikke jeg er jordnær akkurat, mer sånn down to earth”. Dere skjønner? Vi hadde nemlig tenkt at litt tørre fakta om hvem vi er må vi jo nesten komme med, en slags presentasjon liksom, før vi skal blogge for alle arkivinteresserte over det ganske land. Men så kunne det hatt en litt artig innpakking da, en liten filmsnutt, for eksempel: ”Hei, jeg heter Elin og er sånn arkivar her i NRK. Vi er innma mange som jobber her, ja ikke i arkivet assa, men i NRK da lissom. 3500 eller noe sånt. Eller 35 hundre. Hva er mest av det egentlig? Samma det. Seriøst mange ivafall.”

Men så ble det ikke sånn. Det ble ikke tid rett og slett. Dere vet hvordan det er. To holdt kurs, en ble syk, rusk i skanneren, en lammende innsynsbegjæring dumpet inn. 8 små indianere ble til en.

Så her er de tørre fakta:

NRK AS har 3500 ansatte og vi er å regne som et privatarkiv. Dokumentarkivet har 8 ansatte og er organisert direkte under Administrasjons- og finansdirektøren. Vi bruker ePhorte som arkivsystem. NRK ble underlagt Offentleglova for snart to år siden, noe som har ført til økt fokus på området vårt internt i bedriften. Vi er blant annet med i et stort prosjekt kalt Offentleglova og NRK som har som hovedmål å sørge for at NRK overholder Offentleglova, samt vår egen arkiveringsinstruks.