Vil gjerne forstyrres!

Av Kari Anne Riise, Den norske ambassaden i København

Jeg har akkurat kommet tilbake til arkivet mitt ved ambassaden i København etter ett års permisjon. Jeg gledet meg til å komme tilbake, og startet min nye arbeidshverdag med å låse meg inn på mitt gode, gamle kontor.

På en ambassade er jo sikkerheten i fokus, og arkivet går for å være ett av de aller sikreste stedene. Så det var ingen lett jobb å huske alle nøkler, koder og kombinasjoner for å komme i gang med arbeidet.

Da jeg åpnet siste dør og kjente den velkjente lukten av gamle papirer som slo imot meg, oppdaget jeg noe som ikke hadde vært der før. På den innerste døren hadde min vikar hengt et lite skilt. Et lite, stillferdig opprop til sine kollegaer:

Vil gjerne forstyrres!

Arbeidsdagen på en utenriksstasjon kan være nokså hektisk. Vi representerer hele det norske statsapparatet i et lite kontor med begrenset antall medarbeidere, og det er aldri enkelt å forutsi hva dagen vil bringe. UDI representeres med oppholdstillatelser, politiet med pass, utenriksdepartementet betjenes med rapporteringer, kongehuset med protokoll, stortinget assisteres ved besøk, ministere ved møter og forelskede nordmenn med giftemål. Det er nok å holde styr på.

Men på arkivet kan det likevel være merkelig stille. Hva, av all denne korrespondansen og interne saksbehandlingen er det egentlig som skal til arkiv? Skal man ta seg bryet med å ta kopier av det arkivverdige, gå opp alle trappene og låse seg gjennom alle de lukkede dørene for å gå til arkivet i en stresset hverdag? Og i vår moderne verden kan jo alt gjøres pr e-post. Arkivaren kan helt selv finne ut av hva som er arkivverdig, hvor mange papirkopier vi trenger og hvilken sak akkurat dette dokumentet gjelder. En vanlig saksbehandler trenger ikke å sette seg inn i slike detaljer, eller?

Ved ambassaden i København har vi et ganske godt arkiv. Det er styr på sakene, og dokumentfangsten tror jeg er forholdsvis god. Likevel – innhenting av saksnumre, gjennomgang av restanselister og kassasjonsvurderinger er ikke blant saksbehandlernes yndlingsaktiviteter. Det kan jo gjøre det litt stille på arkivet. Det har tydeligvis min vikar også syntes. Hun ville gjerne forstyrres.

Jeg kan ikke annet enn å si meg enig. En generell interesseøkning for arkivfaget hadde varmet en liten arkivars hjerte. En hverdag hvor saksbehandlerne tok kontakt for å spørre etter et saksnummer, eller med forslag om å opprette en ny sak (ikke bare spørre etter saker de selv ikke kan finne – men som aldri har vært innenfor arkivets dører). En arbeidshverdag hvor restanselister er overflødige fordi alle dokumenter ble returnert til arkiv. Og en dag hvor kollegaer gjerne tar turen opp alle trappene og låser seg gjennom alle dørene for å komme til arkivet – og samtidig får hilst på en hyggelig kollega.

Kanskje min vikars skilt skulle bli et generelt opprop fra alle arkivarer:

Vi vil gjerne forstyrres!