fredag 11. mars 2011

Fjernarkivet NAV Østfold – en spennende dag på jobben


Årsveikart

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold


I dag har jeg lyst å fortelle om en dag i februar når vi her på fjernarkivet nådde en milepæl i en større plan for hvordan heve kompetansen i NAV Østfold. En del av jobben til undertegnede, sammen med andre involverte, er å høyne kompetansen innen arkivdanning generelt, for de som i forbindelse med jobben er i kontakt med saksmapper og personmapper. Det blir ganske mange av de i alt ca. 540 ansatte i NAV Østfold. Det sier seg selv at det hadde vært litt av en oppgave hvis jeg alene skulle gjort dette. Men det er jeg som har som 100 % stilling å sette i gang, og legge planer for hvordan vi skal få dette til – og det kan nevnes at jeg er den første arkivaren som noensinne er ansatt i trygde/aetat og NAV-historien. Snakk om å ha mot til å være alene i mitt fag, jeg har blitt god på å argumentere for hvorfor arkiv er superviktig og jeg tror de fleste har hørt meg sitere arkivloven nok ganger til at de nå vet meget godt at vi er pålagt å følge den!

Etter jul hadde vi seminar hvor virksomhetsplanen var tema og der satte vi opp et ”årsveikart” med konkrete delmål og aktiviteter for å komme nærmere målet som er å heve arkivkompetansen i fylket.

Et av tiltakene i denne forbindelsen har vært å få hver enhet til å utnevne en arkivkontaktperson slik at jeg har en fast jeg kan sende informasjon til i forhold til nye rutiner og instrukser. Et annet delmål var å innkalle hele forsamlingen og alle de som ville (vi kan ikke spre det gode arkivbudskap til mange nok, kan vi vel?) til å delta på et halv dags ”minikurs/samling” med arkivrutiner som tema. I alt ble vi nærmere 30 stk.


Kursdeltakere

Ute på enhetene har personmappene sitt tilholdssted – de nyere personmappene vel og merke. Og en dag skal de avleveres til oss i fjernarkivet. Denne gangen skal mappene komme i et – la og si – mer ordnet format – enn det vi opplever å få inn fra tidligere trygd, aetat og sosial. Derfor har vi laget instrukser for hvordan vi vil at de nå skal arkivere personmappene – og hvordan de skal klargjøre mappene til avlevering til fjernarkivet. Vi overlater ingenting til tilfeldighetene fra nå av.

NAV er på full fart over til elektroniske personmapper, slik at papirpersonmappene som i dag eksisterer stammer fra tidligere trygd, aetat, sosial og de første årene av NAV. NAV Østfold var pilot i å innføre elektronisk dokumenthåndtering i Norge, og i litt over ett år har vi gått over fra å ha alt på papir til å ha alt i elektronisk form. Unntatt de utgående dokumentene som tilhører personmappene – de er ikke lagret i et godkjent arkivformat i fagsystemet pr. skrivende stund, og skanning har ikke blitt en løsning som er besluttet som god nok. Derfor har vi fortsatt saksdokumenter i både papir og elektronisk form. Innføringen har vært vellykket og saksbehandlerne har i dag en mye enklere jobb i forhold til å ha den fulle oversikten over en persons historikk i forbindelse med kontakt med NAV. Likevel, papirmølla er ikke helt borte før enda noen tiår, slik at fram til det vil fjernarkivet ta i mot papirmappene – til den dagen (mulig det blir 2040, men det er vanskelig å spå) det ikke lenger finnes noen papirmapper som er aktive igjen.


Å spre arkivkunnskap er moro

På ”minikurset” var det dette som var fokuset, og undertegnede, sjefen min og medarbeidere her på fjernarkivet fikk flere spørsmål fra salen. Det ble en lærerik dag for både de frammøtte og for oss som arrangerte – vil jeg tro. Stemningen var god og alle fikk omvisning i fjernarkivet før vi avsluttet en spennende dag. For meg var det i alle fall veldig moro, det å spre arkivkunnskap til flest mulig er jeg veldig opptatt av – for hva hadde verden vært uten arkivene våre? Historieløst? Jeg personlig tenker at forvaltningenes arkiver hjelper oss fram og ikke minst videre til en bedre og mer kreativ verden – sammen med internett naturligvis – som dere som nå leser bloggen har vært så flinke å finne fram til J

2 kommentarer:

  1. En korreksjon til teksten: "..og det kan nevnes at jeg er den første arkivaren som noensinne er ansatt i trygde/aetat og NAV-historien." Det jeg mente var i trygde/sosial/NAV Østfold-historien :-)

    SvarSlett
  2. Hei! Husk å ta med bloggene når du søker ny jobb, uavhengig om det er arkiv er ikke;o)

    SvarSlett