BB`s arkiv

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

BB's arkiv

Når et arkivverdig saksdokument blir ”født”, det vil si, forfattet på en dataskjerm av en ansvarsfull og pliktoppfyllende saksbehandler, blir det så lagret i et av Norges godkjente NOARK systemer som f.eks ePhorte, Public 360, Acos Websak for å nevne noen, med saksnummer hentet fra systemet, dato er på plass og når det kommer rykende ferskt fra skriveren i papirutgave sørger den pliktoppfyllende saksbehandler for at det også blir signert med flytende blekk av seg selv, og den respektive leder/saksansvarlig. Så lang er alt bra. Videre er det varierende hva som skjer med dette dokumentet. I den ideelle verden blir det, hvis man ikke har elektronisk arkiv løsning, tatt 2 kopier av dokumentet. Et eksemplar til saksmappen og et eksemplar til kopiboken. Etter dette blir den ansvarlige arkivaren satt til å journalføre dokumentet i arkivsystemet, og eventuelt arkivere saksmappen på sin plass etter arkivkode, dersom saken skal avsluttes. Så enkelt og greit. Slik er rutinen for de fleste saksbehandlere rundt om kring i Norges offentlige organer. Dette trådte særlig i kraft etter at vår kjære arkivlov ble til, nærmere bestemt i 1999. I de organer hvor dette blir fulgt opp, og også e-poster blir importert, er resultatet at man har et komplett arkiv med stor dokumentfangst. Organet får mulighet til å synliggjøre og etterspore sin saksbehandling gjennom den offentlige journal som viser saksbehandlernes aktiviteter. Det er den ideelle verden.

Etter som årene går vil arkivverdige dokumenter øke i volum og vi har behov for å periodisere. Arkivloven sier at vi bør periodisere hvert 4-5 år slik at vi slipper å ha for mange eldre, utgåtte saker blandet sammen med de aktive. Man bruker gjerne overlappingsmetoden til dette, man avslutter aktive saker i løpet av en to års periode og etter at de to årene er gått flytter man fysisk avsluttede saker til nytt oppbevaringssted, bortsettingsarkivet eller hvis man har et felles fjernarkiv. Arkivarene sender ut restanselister (liste over ubesvarte dokumenter) for å få inn registrerte dokumenter og håper at saksbehandlerne kan gjøre rede for hvor dokumentene befinner seg. Dersom ikke saksbehandlerne kan redegjøre for hvor dokumentene er, blir det satt i gang ”leteaksjoner” noe som kan være en utakknemlig jobb. Saksbehandlerne er jo for lengst ferdig å behandle disse sakene, og syns nok ikke det er veldig stas å nå måtte sette av tid til å finne dokumenter som ikke lenger er noe hast med. Likevel, arkivarene trenger å få en tilbakemelding, og helst originaldokumentet tilbake til arkivet, slik at sakene blir komplett og forståelig for de som kommer etter. En erfaren arkivar vet at denne jobben ofte er tidkrevende og det gjelder å holde motet oppe når saksbehandleren ikke alltid svarer på restanselisten. Det skal sies at de fleste saksbehandlere er flinke og har respekt for at arkivet har dette som sine arbeidsoppgaver. Men så er det alltid noen vi strever med.

I jobben vår her på fjernarkivet har arkivdokumentene for lengst gått ut av aktivt arkiv. Og resultatene på arkiveringen som er gjort er opp til oss å forstå oss på. Tenk om det hadde vært slik som i den ideelle verden hele tiden! Men nei, vi må nok se sannheten i øynene. De administrative arkivene som kommer til oss, og som er år og dager siden har vært i aktivt bruk, er ofte langt fra lett å forstå seg på. Denne uken holder jeg på å ordne et administrativt arkiv fra et av de tidligere trygdekontorene. De eldste dokumentene er fra 1960-tallet og har helt klart ikke vært ordnet i et arkivsystem. En liten serie administrativt arkiv, med fem bokser i tallet, var bare ganske enkelt merket med BB`s arkiv. Hvem er BB? Og inni boksene hadde den nøysomme BB laget sitt eget system med røde papir-ringpermer og tittel på hver perm. Det står også noen tall foran på et hvit A4 ark, mon tro fra en arkivnøkkel? (Den arkivnøkkelen har ikke kommet med i innleveringen.) Ved nærmere gjennomgang ser jeg at dette er arkivverdige dokumenter og det meste er avleveringspliktig til statsarkivet. Så dette må ordnes på ordentlig måte. Binderser, plastlommer, stifter er selvsagt å finne. Papirene har vært arkivert som BB`s arkiv fra ca. 1960 fram til 1992. Dette er holdt utenfor felles administrativt arkiv, trolig av trygdesjefen, fordi jeg finner en helt annen serie med administrativt arkiv fra samme periode. Skal jeg følge proveniensprinsippet nå? Det vil si la arkivet ha sin opprinnelige orden? Eller burde jeg arkivere disse dokumentene i mellom det parallelle administrative arkivet som jeg skal ordne etterpå? Det er den første løsningen jeg går for. Trygdekontoret får ha flere administrative arkiver fra samme periode. Arkivdokumentene ”lever” i sin siste fase og trolig blir jeg den siste ser gjennom disse dokumentene før det omsider går til evig oppbevaring til statsarkivet, og der blir det kanskje ikke igjen sett på før noen etterspør det spesielt?

Likevel, det er dette vi arkivarer vil unngå, at saksbehandlere og ledere lager seg egne arkiver bak ryggen sin på kontoret. Et hvert offentlig organ er pålagt å ha et sentralt administrativt arkiv slik at vi sikrer at alle dokumenter er registrert og kan spores tilbake til – disse arkivverdige ”privatarkivene” som bare BB hadde styr og orden på, er svært vanskelig for oss i ettertid å finne ut av!