Fjernarkivet NAV Østfold – systemkrasj

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

Nå har jeg skrevet 2 blogger om hvordan vi i fjernarkivet arbeider og setter i stand de eldre, utgåtte arkivene. Vi skal i alt ta inn 18 kommuners tidligere trygde-, aetat- og sosialarkiver og jobben rundt det går som regel sin vante gang. I tillegg til Rakkestadarkivet, har vi fått inn litt fra tidligere Sarpsborg trygdekontor, vi har tatt inn Moss trygdekontor og Rygge trygdekontor. Her i Østfold har vi 4 store kommuner. Fredrikstad, Moss, Sarpsborg og Halden. Mossearkivet utgjorde til sammen 333 hyllemeter og vi brukte et halvt år på å få det i stand. Rygge blir nærmere 100 hyllemeter og vi holder på å registrere de siste meterne nå. Halden er neste på lista og vi forventer 380 hyllemeter derfra. Etter det har vi ”bare” 13 kommuner igjen.



Til registrering og katalogisering av disse papirmengdene bruker vi som nevnt Asta, et arkivsystem utarbeidet spesielt for registrering av eldre arkiver. Det tok vi i bruk i april 2010 og det har gått bra. Systemet er lagt opp med en server-pc og to jobbe-pcèr. Serverpcèn tar back-up hver morgen kl. 06.00 automatisk. Det har vi tenkt ikke er helt tilfredsstillende i forhold til sikkerhet, men tid er ikke det vi har nok av, slik at det har blitt med snakk - og ingen handling i forhold til å forbedre back-up rutinen. Det skulle vi komme til å angre på.  



Det hopet seg opp med uregistrerte
bokser - her er bare et lite utvalg



Torsdag 23. februar skulle vi sette i gang Asta på vanlig måte – men den gang ei! Istedenfor at det vanlige ”logg-inn” skjermbildet tok oss videre til registreringsbildet, bare hang skjermbildet i ”logg inn” modus. Hva skjer her, tenkte vi! Alt vi prøvde på nyttet ikke. Slå av og på alle maskiner flerfoldige ganger, sjekket at ledninger var koblet  i riktig, ringte it-hjelpa i Oslo og alle som vi visste kunne it her på fylket – men skrekk og gru – ingenting hjalp. Dette systemet er vi de eneste i hele ”NAV-Norge” som bruker (så vidt jeg kjenner til) – så vi står ganske alene hvis problemene kommer. Neste var å kontakte Asta support, nærmere bestemt han som hadde satt opp dette for oss for snart ett år siden. Han kunne ikke tro at det var Asta som var feilen, det måtte være hardwaren. Etter enda en runde med hjelp fra lokale it-helter måtte vi bare hanke inn Asta-konsulenten som forhåpentligvis kunne hjelpe oss.

Du kan tro vi hadde mange tanker rundt denne krasjen! Ikke hadde vi gode nok back-up rutiner, og når vi begynt å tenke på hvor mye informasjon Asta etter hvert inneholder – og muligheten for at noe kunne være borte – ja da var det ikke godt å være oss! Temperaturen i diskusjonene var innimellom høy, og vi damer er jo kjent for å krisemaksimere – så de dagene systemet var ”nede” - i alt 6 dager - gikk vi ikke rundt og var kjempehøy i hatten.



Etter 6 dagers fravær var det godt
å se skjermbildet til  Asta igjen.

Endelig den 3. mars kunne Asta-konsulenten komme fra Oslo. Spenningen var stor og nesten til å ta og føle på. Han gikk inn i systemet og så på prosesser og hvordan filene så ut, jeg er ikke noen it-ekspert – men jammen skulle jeg ønske at jeg var det. Arkiv i dag handler mye om it og det hadde vært en stor fordel å kunne om systemoppsett og filstruktur m.m. Etter ca. 90 minutter (dyre konsulentgebyr minutter) var problemet løst. Noen  filer var blitt mer enn halvert i størrelse, mye mulig pga et strømbrudd? Det er mye bygging i huset og  arbeiderne kan ha tatt strømmen en periode på kveldstid? Nå hadde vi lært, spenningsvern ble kjøpt inn og installert, og vi har fått en minne-pinne slik at vi daglig tar en ekstra back-up på den. I tillegg skal vi ha en ekstern harddisk.

Nå tar vi ingen sjanser mer.

Og hadde vi mistet noe? En serie med 60-70 registrerte bokser var borte. Og heldigvis bare det. Det kunne jo ha vært så mye verre.

Lettet pustet vi ut, og vi hadde lært noe viktig. Ikke ”kims” av back-up rutiner bare fordi det stort sett går bra. Ha gode rutiner fra dag en, så unngår du forhåpentligvis lignende tilfeller som det vi opplevde – selv om det gikk bra – til tross!