Fjernarkivet NAV Østfold – Rakkestad trygdekontor/Degernes kretssykekasse

Slik ble arkivet oppbevart før det ble tatt hånd om av fjernarkivet

  
Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold


Som jeg sa i forrige blogg skal jeg nå fortelle om den første avleveringen av eldre arkiver vi fikk inn til vårt fjernarkiv. Rakkestad er en mindre, indre kommune med ca. 7400 innbyggere. Grunnen til at de stod første på lista over  arkiver vi skulle hente inn, var at deres leiekontrakt på lokalet hvor arkivene stod, snart gikk ut. Vi var fornøyd med å få begynne med et såpass lite arkiv. På forhånd hadde de regnet ut at vi kom til å motta ca. 112 hyllemeter med arkiver så langt tilbake som til 1917 og fram til 2007. Det var bare å brette opp ermene.

Blide medarbeidere - trenger ikke løfte
vekter etter arbeidstid.

For å komme til rommet arkivene var plassert i måtte vi ned en kronglete og smal, bratt trapp og vi måtte passere en smal gang. Forfatningen av rommet var langt fra tilpasset oppbevaring av verdifulle arkivdokumenter. Vi måtte kle oss i kjeledresser og ha på hansker, for bokser, protokoller, esker og diverse hadde et solid lag med støv og skitt. Vi satte i gang med å prøve å få en oversikt over materialet. Det bestod av en god del eldre protokoller fra riktig gamle dager, og masse personkort som viste sykdomsforløp og utbetaling av sykepenger til arbeidsgivere, utgåtte personmapper og noe administrativt arkiv. Så godt vi klarte prøvde vi å samle serier sammen, slik at vi kunne få noenlunde system når det skulle ordnes bedre i fjernarkivet. Det ble mye bæring av flytteesker. I og med at det ikke fantes noen heis, måtte rå muskelkraft til.  Den dagen, og  den neste, ble det derfor gått opp og ned trapper bærende med tunge esker (papir veier mye), og satt inn i  lastebilen. Jeg og de to andre som var med trengte ikke å løfte vekter etter arbeidstid – for å si det sånn.

Når materialet videre ble båret/trillet inn i fjernarkivet var det å ta fatt på litt mer omfattende ordning. Vi har valgt å ordne det etter betegnelsen ”delvis ordnet”. Systemene som ble brukt i forhold til arkivering har ikke vært gjort etter helt faste rutiner, så man kunne fort se når mennesker hadde sluttet og begynt i stillingene sine. Når noen hadde begynt ble systemene gjerne endret på. I tillegg har nok mange likt å være sine egne ”arkivarer” det vil si laget sine private ”arkiver” på kontorene, og når hyllene ble fulle har permer/bokser blitt plassert ned i bortsettingsarkivet, uten å blitt merket slik vi skulle ønske.



Arkivdokumentene har vært gjennom litt av hvert.

Trygdekontorenes arkiver, som mest består av personmapper, og hvor lenge vi skal ta vare på papirene, blir styrt av kassasjonsbestemmelser spesielt utarbeidet for oss. Riksarkivaren har vært med i arbeidet med bestemmelsene. Der har de forskjellige seriene fått enten 10 års oppbevaringstid, 25 års oppbevaringstid, eller for alltid. I 25-års serier må vi ta ut mapper på personer med fødselsdato den 1. og 11. hver måned og alle personer som har fødselsår som ender på tallet 0. Det blir egne serier av disse. Til å holde styr på hva vi etter hvert har i arkivhyllene har vi kjøpt inn arkivsystemet Asta. Asta er et program spesielt utviklet for å systematisere og katalogisere eldre arkivmateriale. Dette er midt i blinken for oss. Så mye som vi har å holde styr på, kunne vi nesten ikke klart oss uten. Asta gir oss muligheten til å hele tiden ha oversikt over alle bokser og serier vi har registrert – og ikke minst hvor de står plassert, helt nøyaktig.

Vi brukte tiden fram til sommerferien med å ordne og registrere Rakkestad arkivet. Det ble litt mindre enn de hadde forespeilet oss. Til sammen ble det 62 hyllemeter. Det ble også mye læring, ingen av oss hadde praktisert denne måten å jobbe på tidligere, bare i teorien. Slik at dette ble vårt ”prøveprosjekt” – i dag ser vi at vi har endret mye av tankegangen i forhold til hvordan vi setter det opp i Asta, og det er jo det vi syns er spennende. Vi er med fra starten av, vi er med på å utvikle rutiner og syns vi blir bedre og bedre for hver dag som går.

Når arkivet var på plass kunne vi ikke akkurat skjule hvor stolte vi var! Derfor innførte vi feiring. Det vil si at vi for hvert arkiv vi har ordnet, påkoster oss kake og kaffe – fordi det syns vi at vi fortjener. Alle som har vært innom fjernarkivet er så imponert over hva vi har fått til - og det er jammen vi også, for det er vel lov å være litt stolt?



Arkivene har fått nye bokser og trives mye bedre i fjernarkivet.