Fjernarkivet NAV Østfold – tanker om fortiden – til ettertanke

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

Jobben med å ordne arkivene går for tiden som den skal, intet større å berette i dag. Derfor kan jeg jo fortelle litt om det vi til nå har funnet i arkivene og som vi i syns er interessant og tankevekkende.



En protokoll fra "gamle dager"



Det eldste materialet vårt stammer helt tilbake til begynnelsen av 1900 tallet og måten å føre journaler, møteprotokoller og kassabøker på fortonet seg en god del annerledes enn i dag. En protokoll man kjøpte i for eksempel 1910 ble brukt så lenge som i 20-25 år framover i tid. Sirlig, med en snirklete, (ofte) uforståelig skrift, ble hvert møte protokollert side inn og side ut. Det å skrive feil måtte ha vært krise, så denne jobben var nok noe som krevde nøysomhet og tid. Det var ikke bare kladde noe ned på en skjerm og trykke back-space hvis noe måtte rettes opp! Det som er imponerende er at det er ikke mange steder i slike protokoller man ser at det er skrevet feil. Tro hvor lang tid man brukte på å skrive et møtereferat? Den gangen fantes ikke kopimaskiner eller e-post. Tro hvordan de ordnet seg i forhold til å spre informasjon? Det måtte nok en god del møtevirksomhet til, som vi ikke har i like stor grad i dag.

Hva hvis en hadde gått tilbake til fortiden – hentet en kontorfunksjonær fra den tiden – ”kastet” han/hun inn i dagens datasystemer, kopimaskiner og mobiltelefoner med flere elektroniske duppeditt-løsninger – det hadde vært interessant å se hva denne personen hadde hatt å si til hvordan verden har forandret seg, på relativt få år! For det er en formidabel forandring som er skjedd. Det er som om verden har gått videre med gigantskritt. For et 1900-talls menneske ville det kanskje blitt umulig å sette seg inn i dagens løsninger! De som levde og jobbet den gangen, tenkte mest sannsynlig at de var langt framme i forhold til det århundrets utvikling. Det måtte være vanskelig for et ”moderne” 1900 talls menneske å tenke seg til at man bare 70 år senere hadde endret måten å arbeide på så drastisk.

I dag skjer det meste vi produserer på skjerm og i fagsystemer. Og bevaring av informasjonen er fortsatt like viktig for ettertiden, så løsningene vi velger må være gjennomtenkt. Dette er riksarkivarens ansvarsområde, slik at vi kan være glade for at det legges føringer for bevaring av elektroniske saksdokumenter fra sentralt hold, som vi ute i Norges offentlige forvaltning er pålagt å følge Det vi ser på som supermoderne i dag, kan for alt vi vet, virke gammeldags og tungvindt i 2050? Hvilke elektroniske løsninger har vi da? Og vil framtidens arkivarer ha noen sjanse til å lese det vi i dag lagrer elektronisk i framtidens dataverden? Svaret er forhåpentligvis ja – papiret er jo erstattet med godkjente elektroniske arkivformater. Likevel, det gjenstår jo å se, for de som kommer etter oss må få sjansen til å forstå og bruke de dataene vi lagrer, for vi ser jo at etterspørselen etter forvaltningens dokumentasjon/histore er til stede!