Jobber du med arkiv? Arkivar hva er det??

Av Carita Stafne-Torp, NAV Østfold

I løpet av mine mange år i arkivyrket har jeg mer enn en gang hatt noen artige og pussige opplevelser i forbindelse med å møte nye mennesker. Som kjent er det veldig vanlig når man i forskjellige sammenhenger treffer og blir kjent med nye folk at man selv stiller og får spørsmål om hva man gjør ”ellers” – det vil si man stiller spørsmålet: ”hva jobber du med?”.

Jeg har mange varianter av hvordan jeg svarer på dette spørsmålet. De fleste jeg blir kjent med er ikke så oppdatert på hva en arkivar gjør – og det er kanskje ikke så rart? Det vi driver med er jo egentlig litt ”nisje yrke”. Etter mange forsøk har jeg etter hvert blitt mer fornøyd med hvordan jeg svarer på dette spørsmålet, fordi jeg syns vi gjør en svært viktig jobb som arkivarer og fordi jeg er stolt av jobben jeg gjør. Tidligere svarte jeg enkelt at jeg jobbet som arkivar, registrerer dokumenter, lager saksmapper og holder orden på virksomhetens dokumentflyt. Når jeg svarte dette ble ikke akkurat mottakeren kjempe imponert, og samtalen omkring hva jeg jobber med ble fort avsluttet. En gang jeg husker spesielt var når jeg hadde fått en jobb – og var selvsagt meget fornøyd med å ha fått denne jobben. Så var det en dag jeg skulle møte kjæresten min fordi vi skulle kjøre sammen hjem. Når jeg møtte han stod han sammen med en han studerte med, og selvsagt hilste jeg på ham. Snart spurte han hvor jeg hadde vært siden jeg dukket opp der. Og da svarte jeg at jeg jobbet ved Høgskolen i Østfold, altså samme plass hvor han og kjæresten min studerte på den tiden.

Hva jobber du med her da? – ville han vite.

Jeg hadde ikke jobbet så lenge der enda, og uforberedt på spørsmålet sa jeg enkelt at jeg jobbet ved arkivet som arkivar, registrering i ePhorte samt opplæring i form av å holde kurs. Lenger kom jeg ikke før han utbryter: ”Åh, det hørtes kjedelig ut! Hvordan orker du det?”

Jeg har mange ganger ledd og gjør det fortsatt når jeg tenker på denne episoden. Den gjenspeiler jo helt klart hvordan den vanlige mann i gata tenker om oss arkivarer. De fleste ser for seg at vi som jobber med arkiv er grå og kjedelige, har rutinepregete arbeidsoppgaver som først og fremst består av å stikke hodet ned i en arkivskuff på leting etter dokumenter som uansett ikke er særlig viktige å ta vare på. Jeg ser jo at når jeg svarer enkelt på spørsmål om hva mitt yrke er, flakker blikket til den jeg snakker med rundt om i rommet, og de fleste spør ikke oppfølgingsspørsmål, når det uansett virker så grått og kjedelig.

Men sånn er det jo ikke!

I dag har jeg lært meg å presentere det jeg driver og brenner for på en helt annen måte. Etter 10 trofaste år med arkivarbeid kan jeg nå se tilbake på veldig mange gode erfaringer som hele tiden har gjort at jeg har beholdt interessen for faget og yrket. I dag sier jeg gjerne at det jeg gjør er å ta vare på deler av Norges historien. I alle år har vi mennesker vært opptatt av å dokumentere, bevise og ha skriftlig at ting er vedtatt og opplest. Vi har lover og forskrifter som konkret pålegger den offentlige forvaltning og til en hver tid gi den vanlige mann i gata mulighet til å gjøre seg kjent med hva vi bruker skattebetalernes penger til. Arkivet passer på at alle henvendelser som kommer og som skal gis svar på havner i hendene på den beste saksbehandleren virksomheten har. En god arkivar har spisskompetanse på hva virksomheten har som oppgaver å forvalte, og etter hvert er det faktisk arkivaren som blir den som kjenner litt til det alle gjør. Sånn har jeg utøvet mitt yrke. Jeg har ikke slurvet med journalføringen, jeg har brukt tid på sakene jeg har registrert slik at det blir kvalitet på det jeg har gjort, og på den måten blir saksbehandlerne svært fornøyd med å ha et arkiv. Jeg etterstreber å være à jour slik at ikke mapper og dokumenter blir liggende på vent, og kanskje blir vanskelig å finne tilbake til. Det er en fryd å kunne hente fram dokumenter på forespørsel fra saksbehandlerne på rekordtid, fordi det er kvalitet på registreringene som er gjort. Den offentlige journal bør til en hver tid være lesbar og forståelig. Der skal det komme fram hva dokumentet handler om, og dersom innholdet ikke er sensitivt skal også avsender og mottaker være synlig. Hvem som er satt på som saksbehandler kan også være synlig og gir mann i gata mulighet til å vite hvem i virksomheten som har fått akkurat hans/hennes brev. Uten et arkiv ville en virksomhet hatt vanskeligheter med å holde styr på dokumentflyten – arkivets oppgave er å hele tiden sørge for at de dokumenter som krever saksbehandling blir besvart, og dersom en sak blir stående ubesvart kan og mener jeg at den gode arkivar skal sende ut en restanseliste jevnlig slik at saksbehandleren blir minnet på at alle brev skal besvares, og at svaret skal arkiveres i arkivsystemet.

På den måten følger vi arkivlovens

§ 2-6. Journalføring og anna registrering

Eit offentleg organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Organinterne dokument, jf. § 1-1 til § 1-3, registrerer organet i journalen så langt organet finn det tenleg.

For en fantastisk lovtekst! I tillegg har vi offentleglova og forvaltningsloven som regulerer og stiller krav til offentliggjøring og når dokumentene må besvares.

Hurra for oss arkivarer – og en god arkivar har all grunn til å være stolt av yrket sitt.

Det er i alle fall jeg!