mandag 24. januar 2011

Avlevering av planmapper til Statsarkivet i Trondheim

av Tonje Landahl Olsen, NVE, Region Midt
I august/september 2010 hadde vi et arkivprosjekt gående. Prosjektet gikk ut på å avlevere planmapper registrert t.o.m. 1994 til Statsarkivet for boksing/lagring. Tidligere i år sendte vi av gårde planmapper i samme perioden, med tiltaksnummer fram til 1200. Så siden dette allerede var gjort på forhånd, så tenkte vi at dette sikkert ikke kom til å ta så veldig lang tid. Vel, det var feil. Dette var et mer omfattende prosjekt enn vi hadde sett for oss.
Det første vi måtte gjøre var å plukke fram alle planmappene fra arkivskapene, skrive ut lister fra databasen for vassdragstekniske planer med oversikt over hvilke plannummer og planer som tilhørte hvilke kommuner og legge de kommunevis.
Noen av planmappene inneholdt dokumenter opprettet etter 1994. Disse måtte tas ut av planmappen og legges i ny planmappe som ble plassert i en nyere tidsperiode i arkivet vårt. Andre planmapper var ikke avsluttet i databasen, så vi trengte litt hjelp av saksbehandlere for å få gjort dette, slik at de også kunne sendes.
Det var en omfattende prosess som krevde noen lange kvelder på kontoret. For de som er nye her ved arkivet vårt, var dette en lærerik, spennende og krevende oppgave.
Planmappene med tiltaksnummer fram til 1200 står fortsatt lagret ved Statsarkivet. Disse får vi lett tilgang til ved å ringe og spørre etter den mappa vi trenger. De planmappene vi sendte i høst i år blir i denne stund sortert og bokset, og skal i retur til oss når de er klare for å komme hjem igjen.

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar