…ved seksjon dokumentasjon i administrasjonsavdelingen ved hovedkontoret i Mattilsynet…
Kjært barn har lange navn J
Av Grethe Oliv Hermann, Mattilsynet
Seksjonsleder Bente er som vanlig tidlig på plass, så lyset er tent og kaffen klar når resten av oss logger inn til klokka åtte. Som leder har hun ansvaret for den daglige driften ved seksjon dokumentasjon, med budsjett- og personalansvar. Som arkivleder og systemeier ePhorte deltar hun også i ulike fora, prosjekter osv. der det er viktig å ivareta hensynet til arkiv og dokumentbehandling. Den siste tida har forestående oppgradering av ePhorte og skarpt periodeskille i databasen vært spesielt aktuelle tema.
Randi har vært innom postkontoret og hentet to kasser med dagens post til Mattilsynet. Sammen med Grethe Oliv skal hun kontrollere, åpne, vurdere og klargjøre dokumenter for skanning. På en gjennomsnittlig dag mottar vi rundt 80 – 100 fysiske dokumenter til journalføring, på alt fra gule lapper til det fineste brevpapir. En del dokumenter videresendes direkte til kontorene. Det kan være en utfordring å vurdere og fordele eller videresende alt til riktig sted og nivå, når innholdet kan dreie seg om alt fra næringsmidler, reindrift, kosmetikk, hundeutstilling og oppdrettsanlegg, til husdyrhold, forskriftsendringer, arealplaner, internasjonale møter og vannverk. Det mest ”kuriøse” akkurat i dag var nok brevet fra Japanese ministry of Agriculture, forestry and fisheries – på japansk. Heldigvis har vi fått en oversatt versjon også.
I dag skal Grethe Oliv i utgangspunktet journalføre elektronisk post når den fysiske posten er klargjort, men hun har også ansvar for informasjon relatert til seksjonens oppgaver, internt i Mattilsynet. I dag skal hun publisere en artikkel om historiske arkiver på intranettet, oppdatere en jobbstøtte for bruk av ePhorte, og starte på et notat om bruk av interne dokumenter. Det blir også tid til å se litt på revisjon av prosessen Håndtere dokumenter i KIM – som er Mattilsynets kvalitetssystem. Seksjonen har ansvaret for forvaltning og vedlikehold av styrende dokumenter i KIM, relatert til arkiv og dokumentbehandling.
Når den fysiske posten er klar for journalføring, ringes det til postmøte. Her fordeles dagens oppgaver, det gis beskjeder og vi diskuterer evt. spesielle dokumenttyper eller saker som har dukket opp. I dag er det Ellen Anne og Mette som skal skanne og journalføre den fysiske posten, og de deler bunken søsterlig mellom seg. De kontrollerer om dokumentene hører til eksisterende saker, evt. oppretter de nye saker, og dokumentene påføres saksnummer. Deretter skannes de og importeres til riktig sak, journalføres og fordeles til enhetene. Seksjonen har et internt servicemål om å være ferdig med fysisk post fram til kl 13 hver dag, og de aller fleste dagene går det greit J
I dag er det Elin som skal overvåke og betjene det elektroniske postmottaket. Hit kommer all e-post sendt til postmottak@mattilsynet.no og faks sendt til 23 21 68 01. Hva og hvor mye som ligger i innboksen etter kvelden og natta er alltid spennende, men tema omtalt i media eller på http://www.mattilsynet.no/ er ofte en gjenganger. Fram til den fysiske posten er klargjort, journalfører de andre elektronisk post som er kommet inn etter arbeidstida slutt i går. På en vanlig dag kommer det 150-200 e-post med saksrelatert innhold eller arkivverdige saksdokumenter. I tillegg mottar vi daglig 50-100 henvendelser som i utgangspunktet ikke genererer en sak, men videresendes kontorene. I dag er det spesielt mange spørsmål om dvergbendelorm og mark i sukkererter! Det er også henvendelser om bl.a. rødøret skilpadde, innførsel av skjellsand, takhøyde for ponnier, kanin på ferie fra Litauen til Norge, best før-merking på rosiner, hygieneregelverk for restaurantkjøkken, import av kosmetikk, bekymringsmeldinger om dyrehold, og om det er farlig å spise blåbær fra Øst-Europa. Generelt opplever vi at nordmenn og norske virksomheter er opptatt av å følge de lover og regler som gjelder, at maten skal være trygg å spise, og at dyrene skal ha det bra. J
Mona skal journalføre elektronisk post i dag. I tillegg har hun ansvar for brukeradministrasjon, tilgangsstyring, arkivstruktur og administrativ inndeling i ePhorte. Mona betjener også det virtuelle biblioteket i Mattilsynet, hvor hun oppsporer og bestiller artikler, tidsskrifter og bøker fra inn og utland, som formidles til våre saksbehandlere. Alle ved seksjonen løser ulike brukerstøttesaker relatert til ePhorte, men når vi andre blir stående fast er det Mona som redder oss. J Hun er også seksjonens representant i utviklingsarbeidet for integrasjonen mellom ePhorte og fagsystemet MATS - Mattilsynets Tilsynssystem.
I dag er det tirsdag og de enkelte kontorene har frist fram til kokka 12 med å kontrollere og godkjenne forrige ukes offentlig journal for sin enhet. Når Mette er ferdig med fysisk post, tar hun fatt på klargjøringen av listene som skal publiseres på internett. Mattilsynet legger ut offentlig journal på http://www.mattilsynet.no/, og vi leverer til EPJ for publisering. Mette sier at dette er en tidkrevende prosess, og at hun ser fram til den dagen vi kan levere til OEP – Offentlig Elektronisk Postjournal. Basert på offentlig journal kan Mattilsynet få fra 1 til 60 innsynshenvendelser daglig, som journalføres her ved seksjonen, og videresendes til enhetene. Saksbehandling av innsynshenvendelser og utsendelse av dokumenter håndteres av den enkelte saksbehandler.
En del av den fysiske posten vi mottar daglig, består av alle fakturaer og andre betalingsdokumenter til Mattilsynet. Disse blir kontrollert og skannet her ved seksjonen, før filene overføres til Mattilsynets økonomiseksjon som holder til på Sortland. I dag er det Reidun som har denne oppgaven. På en vanlig dag er det 100-200 fakturaer og kanskje en purring eller tre. Det er mange tall og opplysninger som skal kontrolleres, så det gjelder å holde tunga rett i munnen. Når Reidun er ferdig med fakturaskanningen kontrollerer hun gårsdagens post, og plukker ut tegninger og kontrakter for langtidsoppbevaring. Siste oppdrag i dag blir å skanne en del store tegninger vi har fått fra en saksbehandler. Da bruker hun storformatskanneren, som kan håndtere dokumenter opp til ”størrelse laken”.
Mattilsynet er en offentlig etat, og skal ha Arkivplan, Bevarings- og kassasjonsplan og Arkivnøkkel. Det er Marit som har ansvaret for utarbeidelse og forvaltning av disse styrende dokumentene. I 2010 ble bevarings- og kassasjonsplan for tidligere SDT (Statens Dyrehelsetilsyn) godkjent av Riksarkivet. Det siste halvåret har Marit og Reidun derfor vært rundt i alle regionene og ved hovedkontoret, for å veilede og sette i gang arbeidet med rydding, ordning og avlevering av de historiske arkivene til SDT.
Mattilsynet utsteder en enorm mengde eksportdokumenter for fisk og fiskevarer fra Norge til bl.a. Russland. Denne eksporten har stor økonomisk verdi for Norge, og for å minske risikoen for forfalskning av eksportdokumenter, benyttes det spesialpapir med ulike sikkerhetstiltak innebygd. Sikkerheten i papiret er på linje med papirer fra Norges Bank… Seksjon dokumentasjon har ansvaret for forvaltning av dette spesialpapiret, og all håndtering skal utføres av to personer etter strenge instrukser og nøye loggføring. I dag er det Ellen Anne som skal pakke og ekspedere post. Randi tar en pause i journalføring av elektronisk post for å være med å pakke spesialpapiret som i dag skal sendes til DK Oslo og DK Vesterålen.
Når fysisk post er ferdig ca kl 13, har seksjonen vanligvis en times fagmøte. Dette brukes for eksempel til faglig oppdatering, virksomhetsplanlegging, gjennomgang av rutiner, og utarbeidelse av utredninger og saksfremlegg relatert til seksjonens fag- og ansvarsområde. Dette gir variasjon i arbeidsdagen, kompetanseheving for alle, det er enklere å holde seg løpende oppdatert på ting som skjer, og den enkelte får større eierskap til alle sider av virksomheten ved seksjonen. Akkurat i dag skal vi bruke denne timen til å skrive blogg J
Seksjon dokumentasjon – felles postmottak og arkiv - er så mye mer enn en postkasse… Her er det engasjerte og iherdige medarbeidere som hver dag finner fram i mylderet av sakstyper, kontorer og saksbehandlere, rutiner og retningslinjer, lover og regler, slik at alle får sin post på skjermen eller i hånda så raskt som mulig, og som sørger for at det våre saksbehandlere utarbeider blir tatt vare på for ettertiden. Vi er stolte av jobben vår, og vet at vi er en viktig forutsetning for at Mattilsynet skal kunne oppfylle alle sine forpliktelser.
Vi mener også å kunne dokumentere at våre nye, fargerike møteromsstoler bidrar til økt kreativitet og glede i hverdagen J
Brumunddal - en helt vanlig dag i mars 2011.
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar