Tilsynsbesøk av Riksarkivet

av Mona Støve, Mattilsynet

I august i fjor mottok vi en dag et brev fra Riksarkivet med følgende tittel: ”Varsel om tilsyn med elektronisk arkiv”. Vår første tanke var at dette hørtes spennende ut, kanskje litt skremmende, men ikke minst ble vi NYSGJERRIGE!! Hva ville dette innebære? Vi visste vel øyeblikkelig at vi hadde et par småsvin på skogen, men samtidig så vi det som positivt at noen utenfra skulle komme og gi oss tilbakemeldinger og påpeke eventuelle feil og mangler. En mulighet til å oppklare enkelte ting, rett og slett! Få hjelp til det vi måtte lure på, og ikke minst, som et resultat av dette, komme i gang med de prosjektene som kanskje ikke har blitt prioritert i en ellers hektisk hverdag. Ting som vi visste Riksarkivet ville pålegge oss at ble gjennomført.

Alle rutinedokumenter, relevante instrukser og en påbegynt arkivplan ble oversendt Riksarkivet i forkant for gjennomlesing. For vår egen del, så var vi som sagt nysgjerrige på hva dette møtet ville innebære, og for å få en liten pekepinn så fikk vi tak i tilsynsrapporter fra andre etater som hadde hatt besøk av Riksarkivet. På denne måten fikk vi et lite innblikk i hva vi kunne forvente.

Møtet ble holdt i november og det gikk VELDIG BRA! Fokusområdene var blant annet arkivplan, rutiner og instrukser, journalføring av organinterne dokumenter, bevaring og kassasjon og fagsystemer. Praten gikk lett, de hadde rett og slett ikke så mye å spørre om og vi fikk inntrykk av at vi hadde det aller meste i orden. Vi var jo allerede klar over et par ting som de ville pålegg oss. Representantene fra Riksarkivet ble meget imponerte da vi demonstrerte integrasjonen mellom Mattilsynets fagsystem for tilsyn (MATS) og sak/arkivsystemet ePhorte. De var rett og slett begeistret over å se saker og dokumenter som fløy inn i systemet og som ble avskrevet og avsluttet, uten å være berørt av menneskehender, verken fysisk eller elektronisk. Vi satt igjen med en god følelse på slutten av denne dagen!

Vi mottok en foreløpig tilsynsrapport etter 3 uker, og den endelige tilsynsrapporten med pålegg om utbedringer etter 2 måneder. Som forventet fikk vi pålegg om å utarbeide og ferdigstille arkivplanen. Vi har så vidt kommet i gang med å gjøre ferdig dette arbeidet som ble påbegynt for en tid tilbake. Alle på seksjonen bidrar til å få denne komplett. Vi var også klar over at vi kom til å få pålegg om å utarbeide en bevarings- og kassasjonsplan, og er foreløpig pålagt å komme med en redegjørelse for hvordan arbeidet skal foregå inkludert en tidsplan. Dette arbeidet er vi også i gang med. Arbeidet med disse planene er spennende og lærerike prosjekter, som vi ser fram til å arbeide videre med og ikke minst komme i mål med.

Alt i alt var dette en lærerik erfaring og ikke minst et spark bak for Mattilsynet til å komme i gang med arkivplanen og bevarings- og kassasjonsplanen, som ikke har blitt prioritert før nå. Møtet med Riksarkivet var absolutt ikke skremmende. Man må huske på at de er der for å veilede og rettlede oss, slik at arbeidet vi utfører blir gjort ihht til gjeldende lovverk og instrukser!