onsdag 20. april 2011

Oppgradering av ePhorte og periodeskille i arkivbasen

av Mette Aas, Mattilsynet


Høsten 2009 ble det endelig besluttet at Mattilsynets arkivsystem ePhorte skal oppgraderes, og at det skal foretas et periodeskille i arkivbasen. Det ble opprettet et eget prosjekt som har i oppgave å gjennomføre dette arbeidet. I januar 2010 ble første møte i prosjektgruppen avholdt. Prosjektgruppen består av en prosjektleder (innleid ressurs), en person fra IKT samt fem av oss på Seksjon for Dokumentasjon. Alle i seksjonen er delaktig i prosjektet, selv om ikke alle sitter i prosjektgruppa. Prosjektet er delt inn i to delleveranser. Første delleveranse er oppgradering av ePhorte, andre delleveranse er periodeskille av arkivdelene.

Mattilsynets steinalderversjon av ePhorte har en spesialtilpasning som har skapt fordeler og utfordringer for oss. Saksbehandlere og arkivarer ser derfor frem mot en ny verden med standard hyllevare med ny funksjonalitet og et bedre brukergrensesnitt. En av grunnene til at prosjektet er delt i to faser er for å kunne utnytte den nye funksjonaliteten ved rydding i journalen frem mot periodeskille. Dette vil være veldig arbeidsbesparende for saksbehandlerne.

Vi startet prosjektet med friskt mot for produksjonssetting av første delleveranse. Kartlegging av arkivbestanden og aktiviteter knyttet til en oppgradering og et periodeskille ble iverksatt. Aktivitetslisten ble lang, arbeidsoppgavene spennende og mange. Prosjektet har til nå brukt mye tid til testing av ny versjon av ePhorte samt integrasjonen mot fagsystemet MATS (Mattilsynets Tilsynssystem), gjennomgang og endringer av interne rutiner, opplæring til saksbehandlere og kvalitetssikring av filformater. Det er ikke alle filformater vår PDF- konverter konverterer til godkjent arkivformat, og disse filformatene har vi hatt manuell konverteringsjobb på. Vår erfaring er at det lønner seg å ta den manuelle konverteringsjobben fortløpende, og ikke ta i bruk skippertaksmetoden. Dette har vi fått gode rutiner på nå. Arbeidet med opprydding i journal og registre er også påbegynt.

Underveis i prosjektet har tidspunkt for produksjonssetting av første delleveranse i prosjektet blitt utsatt Våren 2010 ble endret til høsten 2010. Vi jobbet lenge mot september 2010. Helger ble avsatt og testing pågikk hele tiden. Under en av de siste testene før planlagt produksjonssetting september 2010 ble det besluttet å utsette produksjonssettingen av første delleveranse. Integrasjonen med fagsystemet MATS viste seg å gi flere tekniske utfordringer enn vi hadde forutsett. I tillegg ble vi anbefalt å oppgradere annen infrastruktur som Office, Windows og Oracle i sammenheng med oppgradering av ePhorte.














I skrivende stund er det ikke fastsatt nytt tidspunkt for første delleveranse for oppgradering av ePhorte. Det er besluttet at vi skal oppgradere Office, Windows og Oracle samtidig med oppgraderingen av ePhorte. Vi er fortsatt optimister. Oppgradering og periodeskille i databasen blir det. Vi gleder oss.

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar