onsdag 27. april 2011

Opplæring i en offentlig etat – en krevende øvelse

NB: Enhver likhet med virkelige personer og hendelser er tilfeldig og utilsiktet.

Av Grethe Oliv Hermann, Mattilsynet
 


Opplæring er en krevende øvelse, uansett tema, omfang og metode. Spesielt med 1300 ”elever” fordelt på ca 70 ulike steder rundt omkring i Norge, et aldersspenn fra 20-65 år, og et utdanningsnivå og fagkrets som strekker seg over hele skalaen – fra fjord og jord til bord.

Noen ønsker ikke tilrettelagt opplæring, men vil prøve (og evt. feile), på egenhånd. Andre synes det er fint med en bruksanvisning, en kollega å spørre om hjelp, eller noen å ringe hvis man står fast, og noen foretrekker e-læring. Så er det en gruppe der opplæring er synonymt med å ”reise bort med overnatting på hotell”, der innholdet på kurset i noen tilfeller virker å være det minst vesentlige. (Man kan jo alltids bruke metoden ”prøve og feile” eller ”spør en kollega” når man kommer hjem). Man har de som omtaler seg som ”for gamle til å lære noe nytt”, og noen få som slett ikke vil lære noe nytt. (Men det er fint hvis de andre lærer dette, så har jeg noen å spørre senere). Det sier seg selv at opplæringslovens § 1-3 om at opplæringen skal være tilpasset den enkelte elevs evner og forutsetninger kan bli vanskelig å tilfredsstille…

Man kan ikke tvinge noen til å lære, men like fullt må det vanligvis etableres ett tilbud om opplæring, som på best mulig måte skal favne de ”elevene” man finner i herværende norske statlige etat. Selvfølgelig skal dette helst ikke koste noe særlig, man skal bruke minimalt med tid på både utvikling og gjennomføring, og kompetanseoverføringen skal være maksimal i alle faser av arbeidet.  

I 2005 gjennomførte Mattilsynet saksbehandleropplæring i ePhorte, med e-læring og lokale veiledere som metode. E-læringen ble utviklet med ekstern pedagogisk og teknisk bistand, mens interne krefter tilførte det Mattilsyns-faglige innholdet. (Og med det nevnte spennet i fagområder er det neimen ikke enkelt å utforme innhold som alle 1500 kjenner seg igjen i). Opplæringen fungerte bra og ble godt mottatt i etaten, og e-læringsprogrammet er senere brukt ved nyansettelser.

I 2010 planla Mattilsynet oppgradering av ePhorte. I samme slengen skulle det gjennomføres skarpt periodeskille i arkivet, innsynsmodul skulle tas i bruk og vi skulle starte leveransen til OEP.  Med overgang fra steinalderversjon til siste tilgjengelige versjon av ePhorte, ble det igjen bruk for opplæring av våre 1300 saksbehandlere. Selvfølgelig uten bruk av for mye tid og penger. Alle hadde tross alt brukt systemet i flere år, så det burde ikke være så stort behov for opplæring…
Denne gang ble det bestemt å gjennomføre opplæringen som webkonferanse, ved hjelp av verktøyet WebEx. Metoden går ut på å gjennomføre et online ”møte” mellom et antall enheter, der man kan overføre enveis eller toveis lyd, bilde og/eller skjermbilder, evt. med chat i tillegg. Kursleder sitter ved egen pc med mikrofon og evt kamera, og ”tegner og forklarer” som på et vanlig kurs. Kursdeltagerne logger seg på fra egen pc, gjerne i et fellesrom, og følger opplæringen.

Med utgangspunkt i det som var nytt i ePhorte og endringer i interne retningslinjer, utarbeidet vi et manus for webkonferansen. Det ble lagt ned mange timer på finpuss av innhold, og øving på ”replikker” og tastetrykk, slik at innholdet skulle sitte godt når vi gikk online. Det ble testet og planlagt og informert om alle mulige og umulige scenarioer over hele landet. Vi var svært motiverte og godt forberedt, overbevist om at dette var en egnet metode for opplæring som ville bli godt mottatt over det ganske land, og spenningen steg til uante høyder fram mot ”D-dag” for opplæringen.

Om denne metoden oppfylte forventningene? Det gjenstår og se for Mattilsynets vedkommende. På ”D-dag” skjedde alt som ikke skulle kunne skje, teknisk sett, og hele opplæringen måtte avbrytes. Etter hvert ble også selve oppgraderingen utsatt på ubestemt tid pga. andre tekniske utfordringer. Men det jobbes stadig med saken, og Mattilsynet kommer sterkere tilbake!


Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar