Fortid og nåtid

Av Elin Furuseth                                                       

Det kan kanskje oppfattes som om dette skal handle om arkivhistorien fra100 vis av år tilbake og frem til i dag, men i vårt tilfelle og i akkurat denne bloggen er spennet mellom fortid og nåtid ganske kort.

Et markant skille mellom fortid og nåtid kom vel for oss egentlig i 2007. Det var da Mattilsynet var ”på lufta” med sitt nyutviklede verktøy for arbeidsflyt og beslutningsstøtte for sin tilsynsvirksomhet – MATS, som igjen er integrert med vår arkivsystem ePhorte. Et 20 – 30 talls tidligere fagsystemer ble nå erstattet av et verktøy. Med dette kom også MATS Skjematjenester, en selvbetjeningstjeneste for aktører innen Mattilsynet forvaltningsområde.

Tilgangen til Skjematjenesten skjer via Altinn, som så mye annet i disse dager, og gjør det mulig for personer og virksomheter å blant annet søke og rapportere til Mattilsynet uten innblanding av postgang eller e-post. Dvs. at fra virksomhet/person taster inn sin informasjon i Altinn, til Mattilsynet har saken i sitt system, har det kun gått få sekunder og har knapt blitt berørt av menneskehender.

Fra 2007 til i dag har mulighetene i MATS og Skjematjenesten økt i antall, og veldig mange har blitt berørt av utviklingen!

Brukere på begge sider har vel mistet noen hårdotter underveis, ikke alt i elektronikkens verden er enkelt når det er nytt og man ikke kjenner til funksjonalitetenJ, men det er ikke det som er fokus her!

        

Dokumenter som tidligere gjerne kom i papirform eller på e-post til Seksjon dokumentasjon for registrering, flyter nå stille gjennom luften og/eller ledninger og legger seg i arkivsystemet av seg selv. Det er klart at denne effektiviseringen har hatt konsekvenser for oss på arkivet. Vi har hatt en dalende kurve i arbeidsmenge når det gjelder det ”tradisjonelle” registreringsarbeidet, og det har ført til at seksjonen måtte reduseres i antall hoder.

Vi påstår ikke at denne utviklingen er enestående for Mattilsynet, det er mer en erkjennelse av at vi er intet unntak! Teknologien gir og tar!

Våre oppgaver synes nå å gå i retning av mer kvalitetssikring, utvikling, informasjon og brukerstøtte. Arkivbasen skal ”overvåkes”, nye rutiner skal lages, og gamle skal oppdateres, saksbehandlere skal informeres og støttes. Ikke minst må vi holde oss oppdatert på system og ny teknologi.

Arbeidsledig blir vi nok ikke med det første, til tross for ny teknologi, for det finnes faktisk en del mennesker som fremdeles synes det er tryggest å sende et håndskrevet brev eller et skjema som er utfylt for hånd, eller en god ”gammeldags” e-post! Og til og med gule lapper dukker opp i ny og ne som saksdokument! Slik sett lever både fortid og nåtid i beste velgående her hos oss.

Nå skal jeg lene meg tilbake i stolen og se på at saksnummer, journalopplysninger og dokumenter blir til av seg selv…