Felles prosjekt for bevaring og kassasjon i universitets- og høgskolesektoren

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)

Jeg nevnte i forrige blogginnlegg at vi ikke har noen bevarings- og kassasjonsplan, og det har ingen av de andre universitetene og de vitenskapelige høgskolene. Det har opp gjennom årene vært flere forsøk på å dra i gang et prosjekt i samarbeid med Riksarkivet for å lage en felles bevarings- og kassasjonsplan for universitetssektoren, uten at man har lykkes.

Felles prosjekter som munner ut i en felles plan for en hel sektor eller en stor landsomfattende virksomhet er nettopp i Riksarkivarens ånd. Meg bekjent er det bare gjennomført et slikt prosjekt i statlig sektor, da Riksarkivet for noen år siden tok initiativ til å utarbeide bevarings- og kassasjonsplan for Statens vegvesen. I 2006 tok Riksarkivet initiativ til et begrenset prosjekt for utarbeidelse av nye bevaringsregler for eksamensbesvarelser m.m. for vår sektor. Etter det har det ikke skjedd så mye.

I den nye utgaven av Arkivhåndboken som utkom i 2009 tar vår nye riksarkivar Ivar Fonnes opp nettopp dette temaet. I tydelig ordelag omtaler han den velviljen forslag om felles bevarings- og kassasjonsprosjekter har blitt møtt med fra politisk hold, og den mangelen på ressurser som har fulgt i kjølvannet.

Det kan være fristende å si at det er der vi står i dag. I fjor tok UMB på vegne av universitetene og de vitenskapelige høgskolene initiativ overfor Riksarkivet til å starte et prosjekt for å utarbeide en felles bevarings- og kassasjonsplan for sektoren. Foreløpig har vi ikke fått helt napp. Vi har fått tilbakemelding på at vi må drive, lede og finansiere prosjektet selv, i motsetning til tidligere prosjekter hvor Riksarkivet var initiativtaker og den drivende kraften. Vi har også fått en foreløpig beskjed om at Riksarkivet heller ikke har ressurser til å stille med kompetansepersoner til forprosjektgruppe, styringsgruppe og prosjektgruppe. Årsaken er oppfølging av Riksrevisjonens rapport om å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunene, en rapport enkelte ynder å kalle ”havarikommisjonens rapport”. I kjølvannet av den har Riksarkivaren startet en omfattende revisjon av bevarings- og kassasjonsbestemmelsene i Riksarkivarens forskrift. Dette arbeidet vil pågå i hele 2011 med et høringsutkast for nye statlige fellesbestemmelser som skal være ferdig 1. juli 2011, og et høringsutkast til nye generelle bevarings- og kassasjonsregler for kommuner og fylkeskommuner som skal være ferdig 1. desember 2011.



Cirkus. Tidligere studentbolig. Huser i dag sentraladministrasjonen.
Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer

Vårt håp er derfor at statsarkivene kan ha ressurser til å delta i vårt prosjekt.  Foreløpig har vi ikke fått noen tilbakemelding om det. Arkivlederne i sektoren har nedsatt en forprosjektgruppe som jobber med denne saken. Vi er i startgropa, og håper å komme opp av den.

Her på UMB har vi et stort etterslep på avlevering av gammelt arkivmateriale til Riksarkivet. En forutsetning for avlevering er at det på forhånd er gjennomført kassasjon etter regler som er godkjent av Riksarkivaren, og det har vi jo som kjent ikke. Dermed stopper mye av vårt avleveringsprosjekt opp av seg selv.

En del av vårt avleveringsmodne arkivmateriale oppbevares i uegnede lokaler. Vi er derfor begynt i motsatt ende, og har startet et arbeid med å ”rømme” de mest lugubre arkivlokalene våre og få arkivene over i litt mer arkivvennlige omgivelser.

Arkivlokaler er jo nærmest et kapittel for seg, nå som en frist på 12 år for å få orden på arkivlokalene nærmer seg med stormskritt. 31.12.2011 går fristen ut. Mer om det i neste blogginnlegg!