Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)
Hittil har det bare vært pene og pyntelige historier her på Arkivbloggen. Er vi arkivarer virkelig så ordentlige? Det er på høy tid med en skikkelig grisehistorie!
Et av våre ryddeprosjekter her ved UMB, er å kvalitetssikre de innskannede dokumentene, for deretter å makulere dem etter en ”hvileperiode” hvor vi oppbevarer dokumentene for sikkerhets skyld.
De innskannede dokumentene har hopet seg opp her hos oss. Første skritt vi tok, var derfor å gå til anskaffelse av en skikkelig slugger av en makuleringsmaskin. Når man går til anskaffelse av en makuleringsmaskin er det viktig å tenke på både hvor mye og hva som skal makuleres.
Det siste er selvfølgelig det viktigste. Vi har mange sensitive dokumenter, vi kan derfor ikke ha en makuleringsmaskin som ”tygger for grøft”. Vi har støttet oss på den internasjonale standarden DIN 32757-1, som opererer med 5 ulike sikkerhetsnivåer for makulering av dokumenter:
· Sikkerhetsnivå 1 – Vanlig korrespondanse
· Sikkerhetsnivå 2 – Intern korrespondanse
· Sikkerhetsnivå 3 – Konfidensielle dokumenter
· Sikkerhetsnivå 4 – Hemmelige dokumenter
· Sikkerhetsnivå 5 – Strengt hemmelige dokumenter
Jeg har ikke klart å finne noe offisiell side med informasjon om denne internasjonale standarden med sikkerhetsnivåer for makulering, men de er omtalt på nettsidene til en leverandør: http://www.postrom.no/sikkerhetsnivaa.
Siden vi håndterer forsvinnende lite dokumenter som er gradert hemmelig eller strengt hemmelig, har vi lagt oss midt på treet og gått til anskaffelse av en makuleringsmaskin som tilfredsstiller kravene i sikkerhetsnivå 3. Makuleringsmaskinen vår krysskutter ned i størrelsen 4x40mm. Skulle det dukke opp behov for makulering av hemmelige dokumenter, får vi brenne dem. Denne rutinen er nå ført i pennen i arkivplanen vår.
Vi valgte også en maskin som rommer litt, for å slippe å skulle tømme den hele tiden. Når vi først startet med makuleringsprosjektet vårt, ble det nemlig fort mye ”fjon” fra makuleringsmaskinen. Dette fjonet har vi funnet en svært så miljøvennlig måte å resirkulere på, vi er jo tross alt et miljø-universitet!
Vi valgte også en maskin som rommer litt, for å slippe å skulle tømme den hele tiden. Når vi først startet med makuleringsprosjektet vårt, ble det nemlig fort mye ”fjon” fra makuleringsmaskinen. Dette fjonet har vi funnet en svært så miljøvennlig måte å resirkulere på, vi er jo tross alt et miljø-universitet!
 |
| En glad gris. Foto: UMB/Janne Brodin |
Vi har gått i kompaniskap med grisefjøset her på universitetet, og leverer sekkene med makuleringsfjonet dit, og fjonet helles utover i grisebingene. Grisene elsker å base rundt og leke med det, og blir rett slett mer fornøyde og harmoniske griser. Vi har fått tilbakemelding på at det blir mindre slåssing blant grisene (de er visst de reneste kamphanene når de først setter i gang). Så dette er rett og slett en vinn-vinn-situasjon. Det er nå allikevel ganske fornøyelig å tenke på at her hos oss er det grisebingen som er ”arkivenes endelikt”.
Helt avslutningsvis i mitt aller sist blogginnlegg vil jeg komme med et par utfordringer:
Arkivarer uten grenser Norge
Under Det 5. norske arkivmøtet som ble avholdt i Tromsø nylig, ble ”Arkivarer uten grenser Norge” stiftet. Organisasjonen har sluttet seg til den internasjonale organisasjonen Archivists without Borders International.
Arkivarer uten grenser Norge skal jobbe for internasjonal solidaritet på arkivfeltet. Målsettingen er å bidra til økt forståelse for arkiv som en kilde til demokratibygging og kunnskap om et samfunn. Organisasjonen vil jobbe for rettigheter til og bevaring av arkiv og dokumentasjon under krig og naturkatastrofer.
Jeg oppfordrer alle arkivarer til å melde seg inn i organisasjonen. Du kan melde deg inn ved å sende mail til: arkivarerutengrenser@gmail.com
Nærmere informasjon finner du på denne nettsiden: http://arkivarerutengrenser.wordpress.com/.
Arkivarer blogg i vei!
Programarkivene i NRK overtar stafettpinnen her på Arkivbloggen i juni. Jeg oppfordrer alle arkivarer til å melde seg til bloggetjeneste, og gi oss en måned med store og små historier fra arkivhverdagen deres. Spesielt går oppfordringen min til de andre arkivene i universitets- og høgskolesektoren.
Jeg har en morsom måned bak meg med å klekke ut gode innlegg til bloggen. Samtidig har det vært koselig å kunne vise bilder og på den måten kunne ta dere med på en liten omvisning her på Campus i Ås med de vakre, verneverdige bygningene vi er omgitt av.
Takk for meg!
 |
| Tivoli. Den første undervisningsbygningen fra 1859. Ble senere brukt til hybelhus for studenter. Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer. |
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar