tirsdag 24. mai 2011

Operasjon arkivlokaler - Zoolog og innbruddstyv

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB)
En frist på 12 år for å få orden på arkivlokaler i offentlig sektor er i ferd med å gå ut. 31.12.2011 er deadline for ”arkivlokaler på stell”. Kravene til arkivlokaler er satt for å verne arkivmaterialet mot brann, vannskader, skadelig påvirkning fra klima og miljø, samt innbrudd og ulovlig innsyn i arkivmateriale som ikke er offentlig tilgjengelig. Krav til arkivlokaler er hjemlet i arkivforskriftens kapittel IV. 
Arkivlokaler var nylig tema på et frokostmøte Norsk Arkivråd arrangerte i Oslo. Avdelingsdirektør Anne Mette Dørum i Riksarkivet var en av innlederne, og sa at nå når fristen er i ferd med å gå ut, er det tre ting å gjøre for statlige organer:
1.       Få på plass bevarings- og kassasjonsregler for fagsakene. Som jeg nevnte i forrige blogginnlegg, står bevarings- og kassasjonsprosjektet vårt litt på stedet hvil. Dette har vi ikke fått til ennå.
2.       Avlevere bevaringsverdige eldre og avsluttede arkiver. Uten bevarings- og kassasjonsregler for fagsakene stopper veldig mye opp av seg selv her også. Vi får ikke kassasjonsvurdert store deler av arkivmaterialet vårt, og avleveringsprosjektet blir begrenset til det som er virkelig gammelt og bevaringsverdig og avsluttede arkiver etter nedlagte virksomheter.
3.       Sette de øvrige lokalene i forskriftsmessig stand eller flytt ut av dem.
Det siste punktet står derfor igjen som det mest realistiske for oss å gjennomføre tidsnok, selv om manglende midler stort sett er det som stopper for denne typen prosjekter. I fjor sommer startet UMB arbeidet med å få på plass gode arkivmagasiner til erstatning for et overfylt bortsettingsarkiv og de mest ”lugubre” av våre arkivlokaler. Universitetets dyktige håndverkere var i sving hele våren i fjor, og i sommerukene kunne vi innvie de nye arkiv- og bokmagasinene som vi har sammen med Universitetsbiblioteket. For Dokumenttjenesten har det betydd en kraftig utvidelse av kapasiteten i forhold til bortsettingsarkivet vi hadde tidligere. Vi har derfor også kunne flytte arkivmateriale som har vært stuet bort både her og der, i mangel av en bedre oppbevaringsmulighet.
Fraflyttet "arkivlokale" av den zoologiske sorten. Foto: UMB/Laila Ebbesen Smed

Flyttingen av arkivmaterialet startet i de rolige sommerukene vi har hvert år (et universitet uten studenter er i sannhet en fredelig plett på jorden J). Sterke karer fra et innleid flyttebyrå sto for den tyngste jobben, godt assistert av Dokumenttjenestens ansatte som sto for organiseringen. Det fortonet seg til tider som et feltkurs i zoologi i vårt møte med padder (!), edderkopper og sølvkre i fuktige kjellerrom.  Anskaffelse av hansker, maske og ”månedrakt” er å anbefale før man setter i gang med en flytting av arkiver, for det er en skikkelig møkkajobb!

Nye, flotte arkivmagasiner. Foto: UMB/Laila Ebbesen Smed
Det at arkiv ”kommer opp i dagen” (bokstavelig talt) på denne måten gir positive ringvirkninger. Øvrige ansatte blir plutselig bevisst på arkiv. Ganske nylig nevnte en ansatt i Sentraladministrasjonen to arkivlokaler i en kjeller. Hvilke arkivlokaler? spurte jeg. Dette var arkivlokaler jeg aldri har hørt om! Siden ingen lenger hadde nøkler til de to rommene, måtte det igjen muskelkraft til. To sterke vaktmestre og ett brekkjern åpenbarte mange hyllemetre med bevaringsverdig arkivmateriale. Dermed hadde vi enda mer å fylle våre nye arkivmagasiner enn det vi trodde på forhånd.
Mer om ”fangsten” i neste blogginnlegg!

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar