Fusjonskameratene

Av Laila Ebbesen Smed, arkivleder ved Universitetet for miljø- og biovitenskap

Som jeg nevnte i forrige blogginnlegg, vedtok Stortinget i 2008 å slå sammen Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) med lokalisering her på Ås. Planlegging og forarbeid har vært i full gang siden Stortingets vedtak.  Et interimsstyre la fram en rapport for statsråden i 2010. Deretter har et felles styre for begge virksomhetene overtatt stafettpinnen, og sitter i førersetet for det videre arbeidet.

En endelig dato for sammenslåingen er ikke helt fastspikret ennå, men Fellesstyrets intensjon er 1. januar 2014. Vi vil da få en overgangsperiode hvor det nye universitetet er lokalisert to steder, dels på Ås og dels i Oslo. Sammenslåingen er ikke bare et organisasjonsprosjekt, det er også et byggeprosjekt. Den praktiske flyttingen av veterinærene til Ås må rett og slett vente til nye bygninger står klare.

Tuntrebygningene med svanedammen i forgrunnen.
Foto: UMB/Kjersti Sørlie Rimer 

1. januar 2014 er i grunn ikke mer enn tid av veien. Sammenslåing av to virksomheter er jo en ”dramatisk” organisasjonsendring sett fra arkivenes side. Det som skjer er jo at de to virksomhetene (i sin nåværende form) opphører å eksistere, og at en ny virksomhet oppstår. Så sett fra arkivets ståsted er sammenslåingen et krevende og spennende arkivprosjekt. Det fordrer et godt samarbeid mellom arkivene ved NVH og UMB, for det er mye å ta stilling til.

Skal vi avlevere arkivene våre eller overføre dem til det nye organet? Hvilken del av arkivmaterialet skal avleveres og hvilke skal overføres i det nye organet? En overføring av den nyere delen av arkivmaterialet og avlevering av det gamle er nok mest nærliggende. Uansett må alt arkivmateriale ordnes og listeføres.

Vi har en bestandsoversikt over vårt arkivmateriale som vi har planer om å ajourføre og supplere i løpet av året. Mye arkivmateriale oppbevares i dag i arkivlokaler rundt omkring på ”campus” på de enkelte instituttene. Det gjør det krevende å ha fullstendig oversikt, men det er viktig.

I dette arbeidet vil det også inngå en vurdering av hva som kan avleveres til Riksarkivet. Vi har et etterslep på avlevering, så en del av arkivmaterialet er til dels ganske gammelt. NVH, vår fusjonskamerat, er i samme situasjon. Til slutt vil vi også utarbeide oversikt over arkivmateriale vi ønsker å overføre til det nye universitetet av praktiske grunner, dette arbeidet vil munne ut i en overføringsliste.

Det må utarbeides gode rutiner for overgangen mellom de gamle virksomhetene og den nye. Vi må ta stilling til hvordan vi håndterer saker som ikke er ferdigbehandlet, de er jo alltid litt ugreie i slike sammenhenger. Vi må utarbeide rutiner for personalmappene til de ansatte som blir med over i det nye universitetet. Ikke minst må vi ha gode rutiner for håndteringen av det arkivmaterialet som vi overfører fra de gamle virksomhetene, så det ikke ”sauses” sammen med det nye universitetets arkivsaker.

Både Universitetet for miljø- og biovitenskap og Norges veterinærhøgskole bruker det elektroniske saks- og arkivsystemet ePhorte. Begge disse arkivbasene må avsluttes. Før det kan gjøres, må det en større ”rydde- og vaskesjau” til. Dette arbeidet har vi holdt på med en god stund allerede, og har erfart at den norske skippertaksmetoden ikke er å anbefale i slike sammenhenger.

En ny base med arkivstruktur og organisasjonsstruktur må settes opp i ePhorte. Det fordrer faktisk at organisasjonsstrukturen for det nye universitetet er på plass fra dag en. Den interne debatten om organisasjonsstruktur er i ferd med å gå varm, så det skal bli spennende å se hva tiden bringer.

En ny arkivnøkkel må også på plass,. Men det er ikke verre enn at det er godt for noe. Vår eksisterende arkivnøkkel er litt ”papirarkiv-aktig” og tung å bruke, så det er like greit.

Riksarkivaren har utarbeidet en veiledning for arkiver ved omorganisering i offentlige organer. Veiledningen er tilgjengelig på Riksarkivets nettsider: http://www.arkivverket.no/arkivverket/content/download/3324/42609/version/1/file/Omorganisering+i+offentlige+organer.+Veiledning+for+arkivet..pdf

Den er et nyttig verktøy for planlegging av arbeidet vi har foran oss. Det trengs, med alt vi må ha på plass når det nye universitetet ”går på lufta”.